Naarmate de IT-inventaris van uw organisatie groeit, wordt het steeds belangrijker om uw software-assets op efficiënte manier te kunnen beheren, vooral als u een IT-beheerder of MSP (Managed Service Provider) bent. Dit is waar een eersteklas oplossing voor het beheer van software-assets (SAM) van pas komt, omdat dit uw team kan helpen om al uw IT-software-assets binnen één platform te beheren.
In deze gids verkennen we wat SAM inhoudt, schetsen we de top 5 best practices voor het beheren van software-assets en bespreken we hoe uw organisatie hiervan kan profiteren bij het optimaliseren van bedrijfsactiviteiten.
Wat houdt het beheer van software-assets in?
Beheer van software-assets (SAM) biedt een eenvoudige maar strategische aanpak voor het beheren en optimaliseren van de aanschaf, het gebruik en het onderhoud van software-assets gedurende hun hele levenscyclus.
Door de best practices van SAM te implementeren, kunnen organisaties een uitgebreide software-inventarisatie uitvoeren, waardoor ze hun IT-software-assets effectief kunnen beheren en beter kunnen regelen. Deze proactieve aanpak voorkomt beveiligingsrisico's van verouderde software en bewaakt tegelijkertijd de naleving van licentieovereenkomsten om boetes te voorkomen.
Daarnaast zorgt SAM ervoor dat er effectieve onboarding- en offboarding-processen worden ingesteld. SAM stroomlijnt bijvoorbeeld het proces om nieuwe medewerkers toegang te geven tot de software die zij nodig zijn. Tijdens het offboarden helpt SAM ook bij het veilig intrekken van toegang tot software om datalekken te voorkomen. Deze gestandaardiseerde maatregelen zorgen er dan ook voor dat werknemers toegang hebben tot de software die ze nodig hebben, wat de productiviteit en veiligheid ten goede komt.
SAM stelt leidinggevenden op het gebied van IT in staat om een actuele software-inventaris bij te houden, gebruikspatronen in realtime te volgen, onderbenutte softwaretoepassingen te identificeren en nog veel meer. Hierdoor worden de investeringen in software bewaakt en wordt de operationele efficiëntie verhoogd.
Wat zijn de best practices voor beheer van software-assets?
Het implementeren van SAM vereist dat u verschillende best practices volgt om het gebruik van software te verbeteren, naleving van licenties te garanderen en de waarde van investeringen in software te maximaliseren. Dit zijn de vijf belangrijkste best practices:
1. Stel een beleid op voor het beheer van uw software-assets
Het opstellen van een formeel SAM-beleid is de eerste stap in het beheren van IT-software, omdat het fungeert als een duidelijke en betrouwbare referentie. In dit beleid moet worden beschreven hoe alle software-assets worden beheerd, waarbij rollen en verantwoordelijkheden voor zowel leidinggevenden als werknemers worden beschreven. Het moet ook de doelstellingen van de organisatie op het gebied van softwarebeheer bevatten, samen met richtlijnen voor het aanschaffen, gebruiken en buiten gebruik stellen van software.
Voor het succes van een dergelijk beleid is het van vitaal belang dat u ervoor zorgt dat alle medewerkers het SAM-beleid begrijpen en volgen. Regelmatige trainingssessies en updates over het beleid kunnen helpen om het belang ervan te benadrukken en naleving door het personeel aan te moedigen.
2. Voer regelmatig audits uit
Regelmatige audits spelen een cruciale rol bij het bijhouden van een nauwkeurige inventaris van uw software-assets en het waarborgen van de naleving van licentieovereenkomsten. Deze audits bestaan uit het evalueren van softwaregebruik, het identificeren van afwijkingen zoals ongeautoriseerde installatie van software en het nemen van corrigerende maatregelen als dat nodig is.
Omdat audits de naleving van licentieovereenkomsten met de leveranciers van software bijhouden, fungeren ze als een preventieve maatregel om onnodige kosten te vermijden en de beveiligingsrisico's van gedateerde software te beperken. Automatiseringstools kunnen dit auditproces aanzienlijk versnellen door alle beheerde apparaten te monitoren en geïnstalleerde software onmiddellijk te ontdekken. Het verzamelen van zulke gegevens kan gestroomlijnd worden in slechts een paar klikken.
3. Kies de juiste oplossing voor uw beheer van software-assets
Het kiezen van de juiste oplossing voor uw SAM maakt al het verschil. Een speciale SAM-tool kan taken zoals inventarisbeheer, het traceren van licenties en naleving van regelgeving stroomlijnen door een nauwkeurig overzicht te geven van uw software-landschap in de helft van de tijd en voor een fractie van de kosten.
Daarnaast kunt u kiezen voor een SAM-oplossing met geavanceerde mogelijkheden om de software te identificeren die nodig is bij de onboarding en de offboarding van medewerkers op basis van de specifieke behoeften van verschillende afdelingen.
GoTo Resolve's software voor het beheer van IT-software-assets is de beste in zijn klasse en is uitgerust met al deze robuuste SAM-functies en meer, zodat u de voordelen kunt ervaren van een uitgebreide inventarisatie van uw IT- en software-assets, geautomatiseerde workflows en diepgaande rapportage-inzichten, allemaal binnen één gebruiksvriendelijk platform.
4. Standaardiseer uw inkoop
Het standaardiseren van inkoopprocessen is essentieel voor het behouden van consistentie in uw software-aankopen waardoor u de controle houdt. Dit houdt in dat er duidelijke normen moeten worden opgesteld voor het aanschaffen, vernieuwen of buiten gebruik stellen van software, terwijl er tegelijkertijd voor wordt gezorgd dat de software in overeenstemming is met het beleid van de organisatie.
Met een centraal inkoopsysteem kunnen IT-teams softwareaankopen bijhouden, relaties met leveranciers beheren en gunstige voorwaarden bedingen. Standaardisatie vermindert ook het risico op ongeautoriseerde installatie van software en zorgt ervoor dat alle softwareaankopen voldoen aan de normen van de organisatie op het gebied van beveiliging en naleving. Een krachtige SAM-oplossing vereenvoudigt dit inkoopproces, omdat het niet meer nodig is afzonderlijke overeenkomsten met verschillende leveranciers te bedingen en te beheren.
5. Analyseer het gebruik van software
Het analyseren van softwaregebruik is cruciaal voor het optimaliseren van de toewijzing van bedrijfsmiddelen en het verlagen van kosten. Door ongebruikte of onderbenutte software te identificeren, kunnen organisaties licenties consolideren, bedrijfsmiddelen effectief inzetten en onnodige uitgaven elimineren. Het is ook handig om te veel gebruikte software bij te houden, zodat er een weloverwogen beslissing kan worden genomen over de distributie ervan.
Het analyseren van softwaregebruik omvat het bijhouden van statistieken zoals het aantal installaties van bepaalde software, de gebruiksfrequentie en feedback van de gebruikers. Deze gegevens bieden waardevolle inzichten in de effectiviteit van software en helpen bij het identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
Het implementeren van beheer van software-assets met GoTo Resolve
Door deze best practices te volgen, kunt u uw SAM stroomlijnen en de kosten in de hand houden met behulp van de juiste tool. GoTo Resolve's software voor het beheer van IT-assets, volledig uitgerust met robuuste SAM-mogelijkheden, is de ideale oplossing. Met geautomatiseerde functies die naadloos alle applicaties identificeren die geïnstalleerd zijn op beheerde Windows-apparaten, kan GoTo Resolve u helpen een complete software-inventaris bij te houden met aangepaste details en bruikbare inzichten.
GoTo Resolve is een krachtige, alles-in-één oplossing voor IT-ondersteuning op afstand die het beheer van zowel software- als hardware-assets regelt met geïntegreerde conversational ticketing, veilige toegang op afstand, plus uitgebreide monitoring en beheer op afstand, alles binnen één uniform platform.
Om meer te weten te komen over hoe GoTo Resolve u kan helpen bij het effectief beheren van IT-software-assets, bezoekt u hier onze website.
