Wat is ITAM? Een handleiding voor het beheer van IT-assets
Wat is ITAM?
Moderne bedrijven hebben een veranderlijke inventaris aan IT-assets. Assets zijn hardware (apparaten zoals laptops, tablets, mobiele telefoons en meer), software (de programma’s die op deze apparaten draaien), licenties, ondersteuningsovereenkomsten en/of Service Level Agreements (SLA’s), systemen voor gegevensbeheer en zo verder. Deze assets zijn niet alleen dure zakelijke investeringen, maar ook cruciaal voor de groei van je bedrijf en de productiviteit van je personeel.
Beheer van IT-assets (ITAM) geeft IT-teams de mogelijkheid om de volledige levenscyclus van IT-assets van een bedrijf te beheren. Het doel hiervan is een hoger investeringsrendement (ROI) en sterkere beveiliging.
Hoe belangrijk is ITAM voor de IT?
In de digitale wereld van vandaag is ITAM belangrijker dan ooit, aangezien steeds meer IT-assets van essentieel belang zijn voor het werk (of dit nu hybride, op afstand of op kantoor is) en investeringen in IT-assets een belangrijk aspect zijn van elke bedrijfsbalans. ITAM-oplossingen bieden organisaties volledig inzicht in niet alleen hun hardware- en software-inventaris, maar ook in onder andere het gebruik, onderhoud en de beveiliging van assets. ITAM helpt hen deze onmisbare assets optimaal te beheren.
Op dit moment komen er steeds meer en steeds geavanceerdere cyberdreigingen bij. ITAM-tools helpen organisaties zichzelf (en hun gegevens) te beschermen door het ze mogelijk te maken om cyberaanvallen zowel te vermijden als effectief aan te pakken.
Waarom is ITAM van belang?
Als je jouw dure IT-assets niet onderhoudt, bijwerkt, beheerd en optimaliseert, is de aanschaf een grote geldverspilling geweest.
ITAM speelt een significante rol in moderne bedrijfsvoering omdat het je inzicht en controle biedt, zodat je elke asset dynamisch kunt beheren en alle waarde eruit kunt halen. ITAM drukt de kosten en verbetert de efficiëntie door de gebruikstermijn van IT-assets te verlengen en organisaties te laten weten welke assets toe zijn aan vervanging.
Wie heeft baat bij ITAM-software?
Iedere organisatie die IT-assets heeft om te beheren en te beveiligen profiteert van ITAM-software. Bedrijven en IT-teams van klein tot groot kunnen hun waarde verhogen door hun assets (inclusief hardware, software en servers) te volgen en te beheren gedurende de hele levenscyclus, en als ze:
- IT-assets koppelen aan specifieke gebruikers om te voldoen aan eisen voor naleving en verantwoordelijkheid.
- Assets koppelen aan online apparaten
- Assets koppelen aan ondersteuningstickets voor een geconsolideerd overzicht van apparaten, software en gebruikers
Welke problemen en uitdagingen van organisaties lost ITAM op?
ITAM helpt met het aanpakken van meerdere kritieke IT-uitdagingen:
- Stijgende kosten in verband met snelle ontwikkeling van IT
Bedrijven van klein tot groot hebben te kampen met de kosten en het toenemende tempo van digitale transformatie. Weten welke technologie je echt nodig hebt is lastig, en veel organisaties kopen zo snel in dat ze niet eens weten welke IT-assets ze al hebben. Dit haalt je volledige strategische planning en budgetten onderuit. - Ingewikkelde IT-infrastructuren
De IT-professional van nu moet werken met een steeds groter en duizelingwekkend scala aan hardware, software en servers. Ze hebben al meerdere systemen en tools, maar optimaliseren helaas niet wat ze al aangekocht hebben. Nog meer assets aankopen is niet de oplossing, maar beter beheren wat er al is wel (daarnaast is asset-optimalisatie ook goedkoper). - Beveiligingsnormen en nalevingseisen
Als je effectieve beveiliging wilt en alle regelgeving wilt naleven, heb je toegang nodig tot gegevens over kwetsbaarheden, softwarelicenties, contracten en meer. Zonder die gegevens weet je niet eens of de beveiliging en naleving voldoende is – dat is wachten op narigheid. IT-professionals moeten een database van IT-assets te onderhouden en moeten er op elk moment een rapport over kunnen maken. ITAM-software automatiseert rapportage en maakt naleving makkelijker. Ook zorgt deze software voor snel en efficiënt onderzoek naar cyberaanvallen.
Effectief inventarisbeheer met GoTo Resolve
Stroomlijn het volgen van assets, optimaliseer het toewijzen van bronnen en versterk je beveiliging met GoTo Resolve’s oplossing voor het beheer van IT-assets.
- Garandeer nauwkeurige inventarisaudits
- Vereenvoudig budgetbeheer en voorspellingen
- Vereenvoudig levenscyclusbeheer
- Stroomlijn je onboarding en offboarding
- Profiteer van sneller casebeheer
Wat zijn de voordelen van ITAM?
ITAM biedt allerlei voordelen, zoals:
- Assets zijn makkelijker te beheren via een centrale asset-database
Het is erg lastig om assets bij te houden en te beheren wanneer ze op verschillende plaatsen en/of verouderde spreadsheets staan geregistreerd. Een gedecentraliseerd volgsysteem leidt tot ontwrichting en onnauwkeurigheden, waardoor je niet efficiënt kunt werken en geen weloverwogen beslissingen kunt maken. Als je één gegevensbron hebt, krijg je volledig inzicht in welke apparaten je hebt en welke je het beste kunt afstoten, upgraden of optimaliseren. - Optimale geldbesparing en efficiëntie
ITAM steunt het efficiënte gebruik van dure IT-assets, verlaagt IT-risico’s, minimaliseert verspilling en verlaagt de kosten met realtime en praktische gegevens over de huidige status van de asset-inventaris voor besluitvorming op basis van gegevens.
Leiders kunnen de status van alle IT-assets zien en hebben volledig inzicht in de hele levenscyclus van elke asset. Wanneer een asset niet meer wordt gebruikt of stuk gaat, kan deze tijdig en op een betaalbare manier worden afgevoerd of vervangen. - Makkelijkere onboarding en offboarding van medewerkers
Met ITAM kunnen organisaties de IT-assets van alle medewerkers volgen en beheren, of ze nu bij je organisatie komen of deze verlaten. Nieuwe medewerkers krijgen altijd de juiste IT-assets, zodat ze direct aan de slag kunnen. De IT-assets van vertrekkende medewerkers worden beveiligd en beschikbaar gemaakt voor anderen. - Garandeert naleving van softwarelicenties
Bedrijven die softwarelicenties van derden gebruiken moeten de servicevoorwaarden van die licenties naleven. Softwareleveranciers komen soms controleren hoe een bedrijf hun software gebruikt om naleving te garanderen. Schending van licenties en overeenkomsten kan leiden tot hoge boetes of erger.
ITAM monitort automatisch alle software die op alle computers wordt geïnstalleerd, maakt rapporten en zorgt dat je IT-assets voldoen aan alle relevante licentieovereenkomsten. - Biedt informatie voor gegronde beslissingen
ITAM-gegevens ondersteunen bedrijven bij het beoordelen van eerdere aankopen en implementaties van software en hardware, zodat je betere beslissingen over aankoop kunt nemen. ITAM levert sleutelinformatie voor het maken van budgetten en voorspellingen. Dit omvat informatie over assets die aan vervanging toe zijn, de kosten van eventuele vervangingen en actuele informatie over garanties, zodat je onnodige reparatiekosten en boetes in verband met Service Level Agreements (SLA’s) kunt voorkomen. - Bescherming tegen cyberdreigingen
ITAM combineren met cyberbeveiliging is onmisbaar bij het beschermen van je assets tegen cyberdreigingen. Deze combinatie maakt het makkelijker om kwetsbaarheden aan te pakken en optimaliseert de manier waarop je omgaat met beveiligingsincidenten, zodat je bedrijf het veranderende landschap van cyberdreigingen en andere beveiligingsrisico’s het hoofd kan bieden.
Met ITAM krijg je inzicht in je IT-infrastructuur, waardoor je makkelijker cyberdreigingen kunt detecteren waar en wanneer ze voorkomen, de bron en impact ervan op je netwerk kunt identificeren, en ze kunt tegengaan.
Wat zijn de belangrijkste componenten van ITAM?
Essentiële componenten van ITAM omvatten onder andere:
- Geautomatiseerde asset-detectie: ITAM detecteert automatisch alle hardware en software op het netwerk van de organisatie.
- Inventarisbeheer: ITAM houdt een inventaris met alle assets in de organisatie bij. In de inventaris worden asset-gegevens zoals naam, soort licentieovereenkomst en versie opgenomen.
- Licentiebeheer: ITAM slaat alle licenties op. De organisatie wordt vervolgens gewaarschuwd als deze te veel licenties gebruikt (bijvoorbeeld door software te kopen die nooit wordt gebruikt), of te weinig licenties gebruikt en op het punt staat een licentieovereenkomst te schenden. ITAM monitort ook de verloopdatums van licentieovereenkomsten en waarschuwt de organisatie voor de betreffende verloopdatum. Dit is natuurlijk een enorm voordeel voor de naleving.
- Patch- en versiebeheer: ITAM volgt het uitrollen van nieuwe softwarepatches en softwareversies om te garanderen dat alle computers beveiligd en bijgewerkt zijn en efficiënt werken.
Wat heeft ITAM te maken met cyberbeveiliging?
ITAM is een belangrijk onderdeel van een sterke cyberbeveiliging. ITAM biedt je volledig inzicht in welke apparaten zijn verbonden met je systeem, hoe ze zijn verbonden en hoelang, wat ze doen en meer.
Als je systeem slachtoffer wordt van een cyberdreiging, kan ITAM relevante en tijdige gegevens bieden waarmee je dreigingen kunt onderzoeken en bestrijden. Zonder ITAM zou je blindelings in een storm cyberaanvallen terecht kunnen komen.
Dankzij de inzichten van ITAM kun je:
- Cyberdreigingen detecteren waar en wanneer ze voorkomen
- De bron van een cyberdreiging identificeren en de impact op je netwerk onderzoeken
- Iets doen om de cyberdreigingen aan te pakken
Hoe kan mijn organisatie aan de slag met ITAM?
Bedenk wat jij nodig hebt om je IT-assets te beheren. Inventariseer alle technologieën en leveranciers waar je al mee werkt voor het beheer van je IT-assets. Deze zelfbeoordeling helpt je bij het bepalen van je aanpak bij het overstappen op een completere ITAM-tool.
Zoek naar informatie en doe je huiswerk zodra je hebt vastgesteld welke systemen je gebruikt voor asset-beheer, zodat je beter weet wat er te verbeteren valt. Onderaan het artikel staat een lijst met bronnen.
Dit zijn enkele nuttige vragen om bij stil te staan:
- Hoe hanteren de succesvolste bedrijven hun beheer van IT-assets?
- Hoe kunnen we onze doelen het beste prioriteren om onze processen te verbeteren?
- Wat kunnen we verwachten van een ITAM-oplossing en/of -leverancier?
Welke tools en functies biedt een typisch ITAM-systeem?
Niet alle ITAM-oplossingen zijn hetzelfde, maar deze zeven tools/functies wil je altijd hebben:
- Handmatige invoer van assets: Zorgt ervoor dat je IT-assets handmatig kunt invoeren om je inventaris op te bouwen.
- Importeren in bulk: Maakt het makkelijk om onboarding en de migratie van gegevens vanuit andere bronnen te regelen (via een downloadbare sjabloon).
- Inventarislijst: Biedt je één weergave van je asset-database met alle relevante informatie.
- Gedetailleerde weergave van assets: Zorgt ervoor dat je het profiel van een item kunt zien, samen met alle informatie die eraan gekoppeld is.
- Acties voor assets: Geeft je de optie om standaardtaken voor asset-beheer per item uit te voeren vanuit de inventarislijst of de detailweergave, of tijdens de handmatige invoer.
- Aanpasbare categorieën: Biedt velden en labels die je kunt aanpassen aan de specifieke behoeften en/of werkwijzen van je bedrijf.
- Zoekfunctie: Maakt het mogelijk om in je database te zoeken naar de IT-asset of de informatie die je nodig hebt.
Wat zijn enkele beste praktijken voor het implementeren van ITAM?
De beste praktijken voor het implementeren van ITAM ontwikkelen zich continu en werken het beste als ze zijn toegespitst op jouw behoeften. Hieronder vind je een selectie met algemene beste praktijken:
Bepaal de scope en stel duidelijke doelen
Begin door de exacte doelen van je ITAM-programma vast te leggen. Bepaal welke IT-assets je gaat beheren, welke gegevens je moet verzamelen en welke resultaten je wilt behalen op het gebied van asset-beheer, d.w.z. de KPI’s (belangrijkste prestatie-indicatoren) en/of maatstaven voor succes. ITAM helpt je jouw doelen te bereiken, maar je moet het gewenste eindresultaat wel voor ogen hebben.
Vraag om steun van leidinggevenden
Zorg ervoor dat je steun en budget hebt van je leidinggevenden en zoek naar een sponsor. Op deze manier weet je zeker dat ITAM wordt gezien als een strategische prioriteit en de implementatie niet halverwege stil komt te liggen.
Stel een multidisciplinair team samen
Zorg ervoor dat je team bestaat uit mensen van alle relevante afdelingen, van IT tot aanschaf en financiën. Met een multidisciplinair team kun je de implementatie op een alomvattende manier aanpakken.
Stel beleidsregels en procedures op en leg ze vast
Ontwikkel duidelijke beleidsregels en procedures voor ITAM die bepalen hoe IT-assets worden aangeschaft, gevolgd en afgestoten en zorg ervoor dat dit beleid overeenkomt met de doelen en wettelijke vereisten van je organisatie.
Beheer je inventaris continu
Maak een allesomvattende inventaris van al je IT-assets, waaronder hardware, software, licenties en gerelateerde gegevens. Gebruik waar mogelijk geautomatiseerde tools voor asset-detectie.
Garandeer de nauwkeurigheid en kwaliteit van gegevens
Doe er alles aan om te zorgen dat de verzamelde gegevens over de assets kloppend, actueel en volledig zijn. Controleer deze gegevens regelmatig om eventuele onnauwkeurigheden te ondervangen.
Categoriseer je assets
Orden je IT-assets op basis van relevante factoren, zoals hoe belangrijk ze zijn en wie de eigenaar is. Hiermee kun je makkelijker het beheer prioriteren en weloverwogen beslissingen nemen.
Ontwikkel beheer voor de gehele levenscyclus
Formuleer processen voor de gehele levenscyclus van assets, van aanschaf tot bijwerken en afstoten. Dit omvat ook het volgen van garanties en ondersteuningscontracten.
Automatiseer tools en technologie
Investeer in ITAM-software en -tools die de gehele workflow rondom de detectie, gegevensverzameling en rapportage van assets kunnen automatiseren en optimaliseren. Zodra je alle automatisering hebt geregeld, zullen de hoeveelheid handmatig werk en het aantal menselijke fouten sterk dalen. Dat is waar ITAM om draait: de efficiëntie verbeteren.
Bronnen voor meer informatie over ITAM
Als je tot hier bent gekomen, weet je al meer over het beheer van IT-assets dan een groot aantal IT-professionals. Hieronder vind je een lijst bronnen met nog meer informatie.
- International Association of IT Asset Managers (IAITAM): Dit is een van de hoogst aangeschreven organisaties in de branche. IAITAM biedt certificeringen, training en evenementen om IT-professionals op de hoogte te houden van de beste praktijken rondom ITAM.
- Plaatselijke afdelingen en gebruikersgroepen: IAITAM heeft veel plaatselijke afdelingen en gebruikersgroepen waarmee ITAM-professionals hun kennis kunnen delen.
- ITAM Review: Een online bron met nieuws, artikelen en reviews met betrekking tot ITAM.
- Organisaties voor beheer van software-assets (SAM): Afhankelijk van je bedrijf kunnen organisaties voor beheer van software-assets, zoals de International Business Software Managers Association (IBSMA) en de Business Software Alliance (BSA) waardevolle bronnen en inzichten bieden.
- Bronnen van leveranciers: De meeste leveranciers van IT-oplossingen, zoals GoTo, hebben bronnen over het beheer van IT-assets die zijn toegespitst op hun producten. Dit kan nuttig zijn als je specifieke leveranciers en hun ITAM-aanbod overweegt.
Ga aan de slag met ITAM van GoTo Resolve
Als je nog steeds Excel-werkbladen en/of andere passieve registratiemethoden gebruikt om je IT-assets te beheren, loop je robuuste gegevens en proactief beheer mis. ITAM levert beter beheer en optimalisatie, meer kansen om kosten te besparen en duidelijk inzicht in je IT-infrastructuur.
Op zoek naar eersteklas software voor beheer van IT-assets? Probeer GoTo Resolve! Deze oplossing biedt niet alleen een consistent en betrouwbaar overzicht van ieder apparaat (of dit nu van een medewerker of het bedrijf zelf is), maar ook ondersteuning op afstand, monitoring en beheer op afstand, geïntegreerde ticketing en nog veel meer – en allemaal via één platform.
Gerelateerde blogs
-
New GoTo Resolve IT Asset Management capabilities help simplify device oversight and management
Door Kim Zupancic -
The role of IT Asset Management in cybersecurity
Door Mike Gutierrez -
How to structure your IT department: Examples and tips
Door Laura Leaver
Het is tijd om IT makkelijk te maken
Bekijk wat alles-in-één software voor IT-beheer en ondersteuning kan betekenen voor jouw bedrijf.