Wat is ITAM? Een handleiding voor het beheer van IT-assets

Moderne bedrijven hebben een veranderlijke inventaris aan IT-assets. Assets zijn hardware (apparaten zoals laptops, tablets, mobiele telefoons en meer), software (de programma’s die op deze apparaten draaien), licenties, ondersteuningsovereenkomsten en/of Service Level Agreements (SLA’s), systemen voor gegevensbeheer en zo verder. Deze assets zijn niet alleen dure zakelijke investeringen, maar ook cruciaal voor de groei van je bedrijf en de productiviteit van je personeel.

Beheer van IT-assets (ITAM) geeft IT-teams de mogelijkheid om de volledige levenscyclus van IT-assets van een bedrijf te beheren. Het doel hiervan is een hoger investeringsrendement (ROI) en sterkere beveiliging.

Hoe belangrijk is ITAM voor de IT?

In de digitale wereld van vandaag is ITAM belangrijker dan ooit, aangezien steeds meer IT-assets van essentieel belang zijn voor het werk (of dit nu hybride, op afstand of op kantoor is) en investeringen in IT-assets een belangrijk aspect zijn van elke bedrijfsbalans. ITAM-oplossingen bieden organisaties volledig inzicht in niet alleen hun hardware- en software-inventaris, maar ook in onder andere het gebruik, onderhoud en de beveiliging van assets. ITAM helpt hen deze onmisbare assets optimaal te beheren.

Op dit moment komen er steeds meer en steeds geavanceerdere cyberdreigingen bij. ITAM-tools helpen organisaties zichzelf (en hun gegevens) te beschermen door het ze mogelijk te maken om cyberaanvallen zowel te vermijden als effectief aan te pakken.

Waarom is ITAM van belang?

Als je jouw dure IT-assets niet onderhoudt, bijwerkt, beheerd en optimaliseert, is de aanschaf een grote geldverspilling geweest.

ITAM speelt een significante rol in moderne bedrijfsvoering omdat het je inzicht en controle biedt, zodat je elke asset dynamisch kunt beheren en alle waarde eruit kunt halen. ITAM drukt de kosten en verbetert de efficiëntie door de gebruikstermijn van IT-assets te verlengen en organisaties te laten weten welke assets toe zijn aan vervanging.

Wie heeft baat bij ITAM-software?

Iedere organisatie die IT-assets heeft om te beheren en te beveiligen profiteert van ITAM-software. Bedrijven en IT-teams van klein tot groot kunnen hun waarde verhogen door hun assets (inclusief hardware, software en servers) te volgen en te beheren gedurende de hele levenscyclus, en als ze:

• IT-assets koppelen aan specifieke gebruikers om te voldoen aan eisen voor naleving en verantwoordelijkheid.
• Assets koppelen aan online apparaten
• Assets koppelen aan ondersteuningstickets voor een geconsolideerd overzicht van apparaten, software en gebruikers

Wat zijn de belangrijkste componenten van ITAM?

Essentiële componenten van ITAM omvatten onder andere:

• Geautomatiseerde asset-detectie: ITAM detecteert automatisch alle hardware en software op het netwerk van de organisatie.
• Inventarisbeheer: ITAM houdt een inventaris met alle assets in de organisatie bij. In de inventaris worden asset-gegevens zoals naam, soort licentieovereenkomst en versie opgenomen.
• Licentiebeheer: ITAM slaat alle licenties op. De organisatie wordt vervolgens gewaarschuwd als deze te veel licenties gebruikt (bijvoorbeeld door software te kopen die nooit wordt gebruikt), of te weinig licenties gebruikt en op het punt staat een licentieovereenkomst te schenden. ITAM monitort ook de verloopdatums van licentieovereenkomsten en waarschuwt de organisatie voor de betreffende verloopdatum. Dit is natuurlijk een enorm voordeel voor de naleving.
• Patch- en versiebeheer: ITAM volgt het uitrollen van nieuwe softwarepatches en softwareversies om te garanderen dat alle computers beveiligd en bijgewerkt zijn en efficiënt werken.

Welke tools en functies biedt een typisch ITAM-systeem?

Niet alle ITAM-oplossingen zijn hetzelfde, maar deze zeven tools/functies wil je altijd hebben:

• Handmatige invoer van assets: Zorgt ervoor dat je IT-assets handmatig kunt invoeren om je inventaris op te bouwen.
• Importeren in bulk: Maakt het makkelijk om onboarding en de migratie van gegevens vanuit andere bronnen te regelen (via een downloadbare sjabloon).
• Inventarislijst: Biedt je één weergave van je asset-database met alle relevante informatie.
• Gedetailleerde weergave van assets: Zorgt ervoor dat je het profiel van een item kunt zien, samen met alle informatie die eraan gekoppeld is.
• Acties voor assets: Geeft je de optie om standaardtaken voor asset-beheer per item uit te voeren vanuit de inventarislijst of de detailweergave, of tijdens de handmatige invoer.
• Aanpasbare categorieën: Biedt velden en labels die je kunt aanpassen aan de specifieke behoeften en/of werkwijzen van je bedrijf.
• Zoekfunctie: Maakt het mogelijk om in je database te zoeken naar de IT-asset of de informatie die je nodig hebt.

Wat zijn enkele beste praktijken voor het implementeren van ITAM?

De beste praktijken voor het implementeren van ITAM ontwikkelen zich continu en werken het beste als ze zijn toegespitst op jouw behoeften. Hieronder vind je een selectie met algemene beste praktijken:

Bepaal de scope en stel duidelijke doelen

Begin door de exacte doelen van je ITAM-programma vast te leggen. Bepaal welke IT-assets je gaat beheren, welke gegevens je moet verzamelen en welke resultaten je wilt behalen op het gebied van asset-beheer, d.w.z. de KPI’s (belangrijkste prestatie-indicatoren) en/of maatstaven voor succes. ITAM helpt je jouw doelen te bereiken, maar je moet het gewenste eindresultaat wel voor ogen hebben.

Vraag om steun van leidinggevenden

Zorg ervoor dat je steun en budget hebt van je leidinggevenden en zoek naar een sponsor. Op deze manier weet je zeker dat ITAM wordt gezien als een strategische prioriteit en de implementatie niet halverwege stil komt te liggen.

Stel een multidisciplinair team samen

Zorg ervoor dat je team bestaat uit mensen van alle relevante afdelingen, van IT tot aanschaf en financiën. Met een multidisciplinair team kun je de implementatie op een alomvattende manier aanpakken.

Stel beleidsregels en procedures op en leg ze vast

Ontwikkel duidelijke beleidsregels en procedures voor ITAM die bepalen hoe IT-assets worden aangeschaft, gevolgd en afgestoten en zorg ervoor dat dit beleid overeenkomt met de doelen en wettelijke vereisten van je organisatie.

Beheer je inventaris continu

Maak een allesomvattende inventaris van al je IT-assets, waaronder hardware, software, licenties en gerelateerde gegevens. Gebruik waar mogelijk geautomatiseerde tools voor asset-detectie.

Garandeer de nauwkeurigheid en kwaliteit van gegevens

Doe er alles aan om te zorgen dat de verzamelde gegevens over de assets kloppend, actueel en volledig zijn. Controleer deze gegevens regelmatig om eventuele onnauwkeurigheden te ondervangen.

Categoriseer je assets

Orden je IT-assets op basis van relevante factoren, zoals hoe belangrijk ze zijn en wie de eigenaar is. Hiermee kun je makkelijker het beheer prioriteren en weloverwogen beslissingen nemen.

Ontwikkel beheer voor de gehele levenscyclus

Formuleer processen voor de gehele levenscyclus van assets, van aanschaf tot bijwerken en afstoten. Dit omvat ook het volgen van garanties en ondersteuningscontracten.

Automatiseer tools en technologie

Investeer in ITAM-software en -tools die de gehele workflow rondom de detectie, gegevensverzameling en rapportage van assets kunnen automatiseren en optimaliseren. Zodra je alle automatisering hebt geregeld, zullen de hoeveelheid handmatig werk en het aantal menselijke fouten sterk dalen. Dat is waar ITAM om draait: de efficiëntie verbeteren.

Als je tot hier bent gekomen, weet je al meer over het beheer van IT-assets dan een groot aantal IT-professionals. Hieronder vind je een lijst bronnen met nog meer informatie.

• International Association of IT Asset Managers (IAITAM): Dit is een van de hoogst aangeschreven organisaties in de branche. IAITAM biedt certificeringen, training en evenementen om IT-professionals op de hoogte te houden van de beste praktijken rondom ITAM.
  • Plaatselijke afdelingen en gebruikersgroepen: IAITAM heeft veel plaatselijke afdelingen en gebruikersgroepen waarmee ITAM-professionals hun kennis kunnen delen.
• ITAM Review: Een online bron met nieuws, artikelen en reviews met betrekking tot ITAM.
• Organisaties voor beheer van software-assets (SAM): Afhankelijk van je bedrijf kunnen organisaties voor beheer van software-assets, zoals de International Business Software Managers Association (IBSMA) en de Business Software Alliance (BSA) waardevolle bronnen en inzichten bieden.
• Bronnen van leveranciers: De meeste leveranciers van IT-oplossingen, zoals GoTo, hebben bronnen over het beheer van IT-assets die zijn toegespitst op hun producten. Dit kan nuttig zijn als je specifieke leveranciers en hun ITAM-aanbod overweegt.