Er gaat niets boven de productiviteitswinst die je uit een fijne gereedschapsriem kunt halen. Denk eens aan de laatste keer dat je een loodgieter, timmerman of monteur in actie zag. Ze dragen vaak gereedschapsriemen met moersleutels, hamers en striptangen binnen handbereik.
Stel je nu eens voor dat hun bazen hen op pad sturen met niet één, maar twee of drie gereedschapsriemen. De productiviteit zou kelderen omdat de riemen niet meer handig zouden zijn. Ze zouden een belemmering zijn.
Tegenwoordig lijden veel groeiende bedrijven onder de last van te veel gereedschapsriemen: logge verzamelingen technologieën die ze om heel zinnige redenen hebben aangeschaft.
Nu hebben ze mensen in hetzelfde kantoorgebouw die soortgelijke taken uitvoeren met verschillende software. Elke app heeft net iets andere functies, waardoor er kleine hiaten ontstaan in de manier waarop mensen hun werk doen.
Al die kleine hiaten leiden tot verloren productiviteit die je moet terugwinnen; dit doe je door je technologie te integreren in een gereedschapsriem voor het hele bedrijf.
Waarom technologie-integratie belangrijk is voor grote en kleine bedrijven
Hoe zijn we op het punt gekomen dat we een gereedschapsriem voor hun software nodig hebben?
Vroeger kochten bedrijven software voor op locatie die meer leek op zo'n gigantische gereedschapskist op wielen die automonteurs gebruiken. Deze kant-en-klare oplossingen waren krachtig genoeg, maar ze waren ook duur om te implementeren en moeilijk aan te passen aan de unieke behoeften van bedrijven.
Cloud-gebaseerde SaaS-technologieën (software-as-a-service) hebben dat model opgeblazen. Medewerkers kunnen tegenwoordig eenvoudig applicaties installeren op hun werkcomputers en persoonlijke smartphones. Met deze tools kunnen ze sms-berichten uitwisselen, deelnemen aan videoconferenties, vergaderingen plannen, samenwerken aan projecten en nog tientallen andere werkgerelateerde taken uitvoeren.
Maar dit kan betekenen dat zes mensen op dezelfde afdeling een half dozijn verschillende tools gebruiken om dezelfde taak uit te voeren. Natuurlijk kan de afdelingsmanager de chaos verminderen door erop aan te dringen dat iedereen dezelfde apps gebruikt voor bepaalde taken.
Alles gaat goed, totdat de afdeling verderop in de gang een andere tool kiest. Het is bijna onvermijdelijk: de technologie is cloudgebaseerd, voordelig en eenvoudig te installeren, en verschillende tools werken net iets beter voor verschillende gebruikssituaties.
Deze vrijheid heeft een prijs: gefragmenteerde technologische ecosystemen die de productiviteit verlagen. Als iedereen daarentegen één gereedschapsriem draagt met dezelfde tools, verliezen ze geen tijd met het leren van verschillende gebruikersinterfaces en het beheersen van de eigenaardigheden die alle gebruikerservaringen met software bederven.
Hoe technologische fragmentatie eruit ziet — en wat het kost
Bedrijfscommunicatietechnologieën helpen illustreren hoe we hier zijn gekomen. Tientallen bedrijven verkopen software voor telefoongesprekken, e-mail, sms'jes, videoconferenties en meer als een abonnementsmodel voor geconsolideerde communicatie (UCaaS).
Deze tools waren van onschatbare waarde toen bedrijven de overstap naar werken op afstand stroomlijnden. Maar nu moeten we de puinhoop opruimen. Het gemiddelde bedrijf gebruikt 2,6 tools voor geconsolideerde communicatie en 46% heeft er drie of meer.
Ironisch genoeg hebben al deze tools die zijn geïnstalleerd om de efficiëntie te stimuleren het tegenovergestelde effect, waardoor de productiviteit met meer dan 25% daalt.
De problemen zijn vooral acuut voor kleine bedrijven, waarvan de IT-teams al te veel op hun bordje hebben. Het kost veel tijd om het hoofd te bieden aan de overvloed aan ransomwaredreigingen en medewerkers die hulp nodig hebben bij onboarding, het resetten van wachtwoorden en andere ondersteunende taken.
IT-teams verliezen ook tijd met het implementeren, beheren en configureren van deze tools. Ze lopen ook vast bij het toewijzen van licenties en rechten, het beveiligen tegen cyberaanvallen, het trainen en inwerken van hun collega's, het toevoegen van integraties en het overzetten van gegevens van meerdere leveranciers.
Het samenvoegen van UCaaS in één gereedschapsriem kan de druk op IT-teams van kleine bedrijven verlichten.
Wat belangrijk is bij een gecentraliseerde SaaS-oplossing
Als je op zoek bent naar een softwareoplossing voor kleine bedrijven, kun je je gereedschapsriem eenvoudig en efficiënt houden door je te richten op SaaS-leveranciers die:
- Consolideren. Alle functies die je nodig hebt, moeten worden gecentraliseerd in een gebruiksvriendelijke interface die eenvoudig te implementeren en te beheren is met een klein IT-team. Het moet ook intuïtief zijn en gemakkelijk te leren zonder uitgebreide training.
- Integreren. Apps moeten naadloos aansluiten op andere technologieplatforms zoals CRM en analytics.
- Vrijmaken. Apps moeten de functionaliteit uitbreiden naar smartphones en tablets. Oplossingen moeten ook je technologieteam de ruimte geven om zich te richten op het gebruik van technologie om je merk op te bouwen en zakelijke relaties te versterken.
- Concurreren op prijs. Vergoedingen moeten een concurrerend prijspunt hebben met voorspelbare kosten die je helpen om binnen je budget te blijven.
- Gebruikers ondersteunen. Leveranciers moeten kant-en-klare ondersteuning bieden zodat gebruikers hun vragen snel beantwoord krijgen en zo snel mogelijk weer aan het werk kunnen.
- Beschermen. Best practices op het gebied van beveiliging moeten je risico op cyberaanvallen beperken.
- Analyseren. Robuuste analyses moeten je helpen inefficiënties op te sporen en workflows te stroomlijnen.
- Doorlopend beschikbaar zijn. Maximale uptime moet iedereen altijd productief houden.
Hier bij GoTo richten we ons op het mogelijk maken van dit alles voor klanten die elke dag vertrouwen op ons platform voor geconsolideerde communicatie en ervaring. Ondanks alle digitale wonderen die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben, kan het nooit kwaad om te onthouden wat ambachtslieden en handwerkslieden al eeuwenlang weten:
Als je meteen het juiste gereedschap nodig hebt, hang het dan aan je gereedschapsriem (en één gereedschapsriem is genoeg).
