In het bedrijfsleven is effectieve communicatie cruciaal. Effectieve communicatie zorgt dat medewerkers de kernwaarden van het bedrijf kennen, helpt bij het elimineren van silo’s die leiden tot organisatorische scheiding en vermindert het aantal fouten en de ernst ervan.
De toename aan mensen die hybride werken en werken op afstand heeft in de afgelopen jaren bij veel bedrijven tot communicatieproblemen geleid. Vergaderbruggen voor videoconferenties vergemakkelijken de verbinding en communicatie tussen medewerkers en belanghebbenden en zijn een van de meest effectieve manieren om communicatie-uitdagingen te overwinnen.
Wat is een vergaderbrug en hoe werkt het?
Een vergaderbrug maakt het makkelijker voor mensen binnen een organisatie om te communiceren door ze één telefoonnummer te geven die door meerderen kan worden gebruikt om op afstand verbinding te maken.
Je kunt een vergaderbrug beschouwen als een virtuele vergaderruimte waarbij mensen vanaf waar dan ook kunnen inbellen. Er is geen fysieke telefoon of telefoonlijn nodig: de oproep wordt verzonden via Voice over Internet Protocol (VoIP).
Hosts of deelnemers kunnen andere uitnodigen om deel te nemen via een speciale link of inbelnummer. Ze kunnen ook van ieder telefoon- of videogesprek een driegesprek maken, of een telefoonnummer kiezen en samenvoegen met de vergadering.
Waarom heet het een vergaderbrug?
De software die wordt gebruikt om mensen te verbinden, wordt een vergaderbrug genoemd omdat hiermee mensen op verschillende fysieke locaties kunnen worden verbonden op een manier die niet mogelijk is via een normale telefoonoproep. Deze technologie lijkt op meerdere manieren op een fysieke brug die mensen verbindt.
De voordelen van een vergaderbrug met audio en video
Er zitten veel voordelen aan een vergaderbrug met audio en video. We hebben de belangrijkste voordelen voor je op een rijtje gezet:
- Je hoeft niet te kiezen tussen audio of video, het kan allebei
We hebben allemaal onze communicatievoorkeuren. Deelnemers kunnen kiezen of ze communiceren via audio of video, in dezelfde toepassing.
- Mensen kunnen vanaf iedere locatie en ieder apparaat deelnemen
Of mensen nu thuis of onderweg zijn, ze kunnen deelnemen vanaf iedere locatie en ieder apparaat. Dit geeft de productiviteit een boost, omdat deelnemers direct vanaf elke locatie kunnen samenwerken en geen fysieke ontmoeting hoeven te organiseren.
- Schermdeling en schermopnames zijn mogelijk
Schermdeling zorgt ervoor dat iedereen duidelijk kan zien wat er gebeurt en maakt het makkelijker om ideeën te visualiseren en inzichten te tonen.
Je kunt gesprekken ook opnemen en deze na afloop van de meeting verzenden naar de deelnemers. Dit maakt het makkelijker voor mensen om te onthouden wat er is gezegd en afgesproken tijdens de meeting en zorgt dat iedereen duidelijk weet wat de verwachtingen zijn.
- Hosts kunnen vooraf een vergaderruimte boeken
Zodra je hebt besloten wanneer de meeting plaatsvindt, kun je deze inplannen en deelnemers een melding sturen, zodat je zeker weet dat de meeting in hun agenda staat. De host heeft de volledige controle over de meeting en over wie hieraan kan deelnemen. Je kunt ook extra bellers toevoegen, de microfoon van deelnemers dempen, mensen uit het gesprek verwijderen, mensen warm doorverbinden en gesprekken naadloos samenvoegen.
Een vergaderbrug voor videoconferenties configureren
Om een vergaderbrug te maken moet je machtigingen voor beheerders of voor factureringsbeheerders hebben.
Volg vervolgens deze stappen:
- Meld je aan bij het geconsolideerde beheerportaal.
- Kies Conference Bridges (Vergaderbruggen) in het navigatiemenu aan de linkerkant en selecteer vervolgens Add Conference Bridge (Vergaderbrug toevoegen).
- Het eerstvolgende beschikbare nummer zal automatisch worden ingevuld als nieuwe extensie. Dit nummer kan worden gewijzigd.
- Geef de vergaderbrug een naam.
- Selecteer het vinkje van het beheerportaal en selecteer de nieuwe vergaderbrug om de instellingen te configureren.
Je kunt er ook voor kiezen om extensies toe te voegen voor gespreksbeheer. Er zijn allerlei soorten extensies, van directe extensies, waarbij de beller een gebruiker direct belt op diens primaire of secundaire lijn, tot vergaderbruggen, waarmee bellers naar een virtuele vergaderruimte worden gestuurd waarin plaats is voor maximaal 20 deelnemers.