E-mail is nog steeds de gouden standaard op de werkvloer, ook al zijn er inmiddels meerdere communicatiekanalen beschikbaar (zoals chat of videoconferenties). Medewerkers besteden nog steeds hun halve werkdag, gemiddeld vier uur, aan het versturen van e-mails. Gezamenlijk versturen we ongeveer 90 miljard zakelijke e-mails per dag. En het ziet er niet naar uit dat dit binnenkort gaat veranderen. In 2018 zullen er 139,4 miljard zakelijke e-mails per dag worden verzonden.
Aangezien bedrijven zeer op snelle en tijdige geschreven communicatie zoals e-mail steunen, is het verbazingwekkend dat de enige training op het gebied van zakelijk schrijven die de meeste medewerkers hebben gehad, beperkt blijft tot een of twee vakken tijdens hun opleiding. Duidelijke zakelijke communicatie kan, ongeacht het medium, tijd besparen, de productiviteit verhogen en verwarring en conflict voorkomen.
Daarom hebben we zeven tips voor professionele en effectieve e-mails samengesteld:
1. Houd het kort, simpel en blijf bij het onderwerp
Sla alle inleiding en achtergrond over en open de mail met het punt dat je wilt communiceren. Zet je vraag of opmerking in de eerste zin, of zo mogelijk in de onderwerpregel. Geef het tijdskader als dat er is, vooral als het verzoek urgent of tijdgevoelig is.
Zoals:
En niet zo:
2. Gebruik een leesbare indeling
Als je e-mail langer is en meerdere vragen of onderwerpen omvat, is het beter om de mail in behapbare stukken op te delen. Lijstjes – met opsommingstekens of cijfers – helpen je jouw gedachten geordend op papier te zetten en maken het makkelijker voor de ontvanger om hierop te reageren.
Zoals:
Het is veel makkelijker om in deze indeling een antwoord te formuleren. Zoals:
3. Vermijd jargon, modewoorden, alleen hoofdletters, alleen kleine letters, emoticons en chattaal
Geen van deze zaken horen thuis in een zakelijke e-mail. Gebruik niet meerdere uitroeptekens of vraagtekens. Anders wordt je e-mail misschien gezien als spam. En zorg ervoor dat je de e-mail twee keer naleest op typ- en spelfouten voordat je deze verstuurt.
Doe dit dus niet:
4. Laat mensen niet wachten op een antwoord
Een e-mail kan op veel manieren zoekraken. Een slechte verbinding, een fout gespeld adres of een overenthousiast spamfilter kunnen ervoor zorgen dat de e-mail niet in je inbox terechtkomt. Laat de afzender dus niet in twijfel en wacht niet te lang met antwoorden. Een gangbare verwachting is antwoord binnen 24 uur, maar dat is al best lang. Als je het materiaal of de informatie waarom is gevraagd nog niet hebt, kun je terugschrijven: “Het komt eraan. Het kost wat tijd om het bij elkaar te zoeken.” En zorg dat je de mail altijd afsluit met iets in de trant van “bedankt” of “begrepen”.
Met andere woorden, vermijd dit soort berichten:
5. Lees en reageer op de gehele e-mail
Het is zeer frustrerend wanneer de persoon die jij mailt alleen reageert op het eerste item in je bericht en de rest van je vragen of opmerkingen negeert. Wees niet die persoon. Neem de tijd om de hele mail te lezen voordat je antwoordt. Ga in op ieder item, maar houd het altijd kort. Als dit niet kan, omdat er bijvoorbeeld te veel kwesties of mensen betrokken zijn, is het tijd om een telefoongesprek of meeting te houden.
Reageer bijvoorbeeld op deze e-mail:
nooit op deze manier:
6. Klik nooit op ‘Verzenden’ wanneer je boos bent
Geschreven communicatie is nooit volledig. Daarom kun je een e-mail snel verkeerd begrijpen en je eventueel beledigd voelen. Doe jezelf een plezier en laat het even liggen. Neem de tijd om af te koelen. Lees de e-mail later nog eens rustig door en geef de afzender het voordeel van de twijfel. Begin daarna pas met het schrijven van een antwoord.
Reageer dus niet als volgt op het tweede mailtje uit punt 5:
7. Weet wanneer het tijd is om de telefoon op te pakken
Niet alle communicatie kan (of moet) via de e-mail afgehandeld worden. Zoals al is gezegd: soms zijn er te veel mensen betrokken of is een kwestie te ingewikkeld om via de mail af te handelen. En gebruik nooit e-mail om een meeting op het laatste moment af te zeggen of om slecht nieuws over te brengen.
Hoe je bedrijf communiceert, zowel intern als met klanten of partners, geeft aan hoe betrouwbaar en ontvankelijk je bent. Wanneer je deze tips gebruikt, weerspiegelen je zakelijke e-mails de professionaliteit en verfijning die jij wilt uitstralen.
Vergeet vooral niet om je eigen tips te delen in de opmerkingen. En wanneer de situatie vraagt om een telefoongesprek, dan kan GoTo Connect’s telefoonsysteem in de cloud je helpen beter te communiceren.