Technologie is de drijvende motor achter productiviteit en innovatie bij je bedrijf. Een recent onderzoek bracht echter zorgbarende statistieken onder de aandacht: bedrijven verliezen jaarlijks gemiddeld $ 4072 per medewerker door problemen met technologie. Daarnaast kosten deze problemen de medewerkers bijna drie uur per week. Medewerkers op afstand hebben hier het meeste last van: bij maar liefst 73% verlaagt dit de productiviteit, tegen 41% van de hybride medewerkers en 22% van de medewerkers op kantoor.
In het kader van deze veranderingen moeten bedrijven het beheer van technologie strategisch aanpakken. Dit betekent onder andere dat de IT-infrastructuur beoordeeld moet worden.
Wat is een beoordeling van de IT-infrastructuur?
De beoordeling van de IT-infrastructuur is een allesomvattende evaluatie van de technologische bedrijfsomgeving, inclusief alle hardware, software, netwerken en de respectievelijke algemene prestaties.
Het primaire doel van deze beoordeling is het garanderen van de efficiëntie, beveiliging en kosteneffectiviteit van je IT-activiteiten. Tijdens de beoordeling komen mogelijk zwakke en verbeterpunten aan het licht, zodat je gegronde beslissingen kunt maken over technologische upgrades en investeringen.
Ieder apparaat heeft een bepaalde levensduur: voor desktops is dit vier tot zes jaar, smartphones gaan twee tot drie jaar mee en een server kan wel vijf tot zeven jaar of nog langer mee. Het is belangrijk om te weten wanneer een apparaat geen aanwinst meer is, maar een last. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat het apparaat simpelweg kapot is, de fabrikant het model niet langer ondersteunt of doordat de nieuwste versies van essentiële toepassingen niet meer kunnen worden geïnstalleerd.
Het vervangen van je IT-infrastructuur is iets dat constant een onderdeel uitmaakt van je strategie. Verschillende onderdelen moeten op verschillende, verspreide momenten vervangen worden voor optimale prestaties. In dit artikel omschrijven we praktische strategieën om alles uit je IT-apparaten te halen met hulp van een beoordeling van je IT-infrastructuur.
Stapsgewijze beoordeling van de IT-infrastructuur
1. Bepaal je technologische behoeften
Neem de tijd om te bepalen wat je bedrijf nodig heeft voordat je aan de slag gaat met je huidige technologie. Voor klanten zijn er bijvoorbeeld gebruiksvriendelijke interfaces, snelle platforms voor klantenservice en gepersonaliseerde diensten nodig die door technologie mogelijk worden gemaakt. Je team kan bijvoorbeeld behoefte hebben aan tools voor projectmanagement, zoals Monday of Asana, tools voor ondersteuning op afstand, zoals GoTo Resolve of LogMeIn Rescue, of communicatieplatforms zoals GoTo Connect of Slack. Als je begrijpt wat je nodig hebt, kun je een theoretisch kader vormen om de effectiviteit van je huidige infrastructuur te vergelijken met een vastgesteld ijkpunt. Zo kun je bepalen of je huidige infrastructuur jouw bedrijf nog ten goede komt (of ten goede zou komen).
2. Identificeer hiaten in je infrastructuur
Kijk kritisch naar je technologische infrastructuur. Doet je huidige IT-infrastructuur wat deze zou moeten doen? Verbetert deze je marktpositie nog steeds? Zijn je medewerkers tevreden en productief? Als dat niet het geval is, dan is het tijd om op zoek te gaan naar de hiaten in je infrastructuur die direct in verband staan met mogelijk financieel verlies, knelpunten in de bedrijfsvoering en verspilde bedrijfstijd. Het identificeren van deze gebreken komt van pas wanneer je upgrades voorstelt aan je managers.
3. Bepaal of je netwerk goed genoeg is
Vandaag de dag is een robuust, professioneel netwerk een must. Heeft je netwerk genoeg bandbreedte? Is er sprake van vertraging of zijn er problemen met opslag of communicatie? Een betrouwbaar netwerk faciliteert een ononderbroken gegevensstroom en naadloze communicatie. Een inefficiënt netwerk veroorzaakt daarentegen problemen zoals verstoorde workflows en mogelijk gemiste kansen. Uiteindelijk heeft de kwaliteit van je netwerk een aanzienlijke impact op de operationele efficiëntie en je marktpositie.
4. Beoordeel de huidige IT-systemen
Kijk uitgebreid naar je huidige IT-systemen, waaronder de hardware, software, netwerkarchitectuur en de algemene prestaties van het systeem. Hierbij onderzoek je de staat van de hardware, inventariseer je de software en analyseer je kritieke prestatiegegevens zoals uptime, reactietijd, latentie van het netwerk, doorvoersnelheid, foutpercentages, brongebruik en klanttevredenheid. Vraag daarnaast ook de mening van je team – Hoe helpt de technologie hen bij hun taken? Is de technologie gebruiksvriendelijk? Welke verbeteringen willen ze zien? Hun inzichten geven je een beter idee van de sterke en zwakke punten van je infrastructuur.
5. Bereken de totale eigendomskosten van nieuwe technologie
Te veel IT-afdelingen kijken alleen naar de aanschafkosten. Onderzoek toont echter aan dat de aankoopkosten slechts 20% uitmaken van wat je in totaal betaalt voor een technologische oplossing. Alle indirecte kosten (training, downtime, onderhoud, enz.) worden meestal niet in het budget opgenomen. Deze kosten komen later als een vervelende verrassing en drukken de omzet van de onderneming. Het is cruciaal om zowel de directe als indirecte kosten op te nemen in de totale eigendomskosten (TCO). Er zijn ook andere factoren waarmee je rekening moet houden, zoals of je het meenemen van het eigen apparaat (BYOD) wilt implementeren en of je een lokale set-up of een oplossing in de cloud wilt. Het gaat erom dat je verder kijkt dan alleen het prijskaartje wanneer je onderzoekt of de nieuwe technologie op de lange termijn echt de moeite waard is.
6. Maak een noodsituatie-/redundantieplan
Beoordeel de back-up- en redundantiemogelijkheden van je infrastructuur. Oudere apparaten beschikken mogelijk niet over de middelen voor gegevensduplicatie en virtuele opslag die nieuwere technologie wel heeft. Let daarom bij het uitkiezen van vervangende apparaten op de functionaliteit voor stroomstoringen of noodsituaties.
7. Garandeer beveiliging en compliance
Houd de controle over de gegevensbeveiliging en naleving door je gegevens te ordenen en beschermen met encryptie, toegangscontroles, routinematige audits en beheer van gebruikersmachtigingen. Maak je gehele team bewust van de beveiliging via trainingen en zorg ervoor dat iedereen bekend is met de beste praktijken rondom gegevensbeveiliging. Gebruik daarnaast ook gespecialiseerde tools die mogelijke bedreigingen snel kunnen detecteren en afhandelen.
Ontdek de voordelen van GoTo Resolve
Het beheer van je IT-infrastructuur gaat altijd door en vereist constante aandacht en verbetering. GoTo Resolve biedt een scala aan voordelen:
- Identificeer en verhelp problemen met apparaten automatisch.
- Neem afscheid van handmatige ondersteuning en ga aan de slag met naadloze automatisering en workflows.
- Bespaar kostbare tijd terwijl je de volledige controle behoudt via beheerde apparaten op afstand.
- Identificeer en verhelp problemen vlug en op jouw manier.
GoTo Resolve optimaliseert je IT-activiteiten en verbetert je dienstverlening. Of het nu om apparaatbeheer, taakautomatisering of ondersteuning op afstand gaat, met GoTo Resolve is het geen probleem.
