Per aumentare la produttività non c'è niente di meglio che disporre di un'unica e semplice cintura degli attrezzi. Pensa all'ultima volta che hai visto un idraulico, un falegname o un tecnico della TV via cavo in azione. Indossano tutti una cintura degli attrezzi con chiavi inglesi, martelli e pinze spaccafili a portata di mano.
Ora, immagina se i loro responsabili li mandassero sul campo non con una sola cintura degli attrezzi, ma con due o tre. La produttività crollerebbe perché le cinture non sarebbero più utili: rappresenterebbero un ostacolo.
Al giorno d'oggi, molte aziende in crescita soffrono sotto il peso di un numero eccessivo di cinture degli attrezzi, ovvero di ingombranti set di tecnologie acquisite per motivi perfettamente sensati.
Ora ci sono persone nello stesso ufficio che svolgono compiti simili con software diversi. Ogni app ha funzioni leggermente diverse e questo provoca piccole lacune nel modo in cui i dipendenti svolgono le loro attività.
Tutte queste piccole lacune si sommano a una perdita di produttività che bisogna recuperare, integrando la tecnologia in un'unica cintura degli attrezzi per l'intera azienda.
Perché l'integrazione tecnologica è importante per le aziende di ogni dimensione
Come siamo arrivati al punto di aver bisogno di una cintura degli attrezzi per il loro software?
Un tempo le aziende acquistavano software locali che assomigliavano più a una di quelle cassette degli attrezzi giganti su ruote che usano i meccanici. Queste soluzioni di grandi dimensioni erano abbastanza potenti, ma anche costose da implementare e difficili da personalizzare per le esigenze specifiche delle aziende.
Le tecnologie SaaS (software come servizio) basate sul cloud hanno fatto esplodere questo modello. I lavoratori di oggi possono facilmente installare applicazioni sui loro computer di lavoro e sugli smartphone personali. Questi strumenti consentono di scambiare messaggi di testo, partecipare a videoconferenze, programmare riunioni, collaborare a progetti e svolgere decine di altre attività lavorative.
Ma questo può significare che sei persone dello stesso reparto utilizzano una mezza dozzina di strumenti diversi per svolgere lo stesso compito. Naturalmente, il responsabile del reparto può ridurre il caos insistendo affinché tutti utilizzino le stesse app per determinati compiti.
Tutto va bene finché il dipartimento in fondo al corridoio non sceglie un altro strumento. È inevitabile: la tecnologia è basata sul cloud, è economica e facile da installare e diversi strumenti funzionano meglio per diversi casi d'uso.
Questa libertà ha un costo: ecosistemi tecnologici frammentati che peggiorano la produttività. Al contrario, se tutti hanno un'unica cassetta degli attrezzi con gli stessi strumenti, non perdono tempo a imparare diverse interfacce utente e a padroneggiare le stranezze che affliggono l'esperienza d'uso di tutti i software.
Come appare la frammentazione tecnologica e quanto costa
Le tecnologie di comunicazione aziendale aiutano a capire come siamo arrivati a questo punto. Decine di aziende vendono software per le chiamate vocali, le e-mail, gli SMS, le videoconferenze e altro ancora sotto il nome di comunicazione unificata come servizio (UCaaS).
Questi strumenti si sono rivelati preziosi quando le aziende hanno semplificato il passaggio al lavoro a distanza. Ma ora c'è un problema da sistemare. L'azienda media utilizza 2,6 strumenti di comunicazioni unificate e il 46% ne ha tre o più.
Ironia della sorte, tutti questi strumenti installati per incoraggiare l'efficienza stanno avendo l'effetto opposto, riducendo gli aumenti di produttività di oltre il 25%.
Il problema è particolarmente sentito dalle piccole imprese, i cui team IT sono già fin troppo impegnati. Ci vuole molto tempo per far fronte alla profusione di minacce ransomware e ai lavoratori che hanno bisogno di aiuto per l'onboarding, la reimpostazione delle password e altre attività di supporto.
I team IT perdono anche tempo nell'implementazione, nella gestione e nella configurazione di questi strumenti. Inoltre si impantanano nell'assegnazione di licenze e permessi, nella protezione contro gli attacchi informatici, nella formazione e nell'inserimento dei colleghi, nell'aggiunta di integrazioni e nel trasferimento dei dati da più fornitori.
L'unificazione delle UCaaS in un'unica cintura degli attrezzi può contribuire ad alleggerire il carico di lavoro dei team IT delle piccole imprese.
Cosa cercare in una soluzione SaaS centralizzata
Se devi acquistare una soluzione software per piccole imprese, puoi mantenere la tua cintura degli attrezzi semplice ed efficiente concentrandoti sui fornitori SaaS che garantiscono quanto segue.
- Unificazione. Tutte le funzioni di cui hai bisogno devono essere centralizzate in un'interfaccia facile da usare, semplice da implementare e da gestire con un piccolo team IT. Inoltre deve essere intuitiva e facile da imparare, senza che ci sia bisogno di una formazione approfondita.
- Integrazione. Le app devono integrarsi perfettamente con altre piattaforme tecnologiche come il CRM e le analisi.
- Libertà. Le app devono estendere le funzionalità a smartphone e tablet. Inoltre, le soluzioni dovrebbero permettere al tuo team tecnologico di concentrarsi sull'utilizzo della tecnologia per sviluppare il tuo marchio e rafforzare le relazioni commerciali.
- Prezzi competitivi. Le tariffe devono avere un prezzo competitivo e costi prevedibili che ti aiutino a rispettare il budget.
- Supporto per gli utenti. I fornitori devono fornire un'assistenza immediata, in modo che gli utenti possano ottenere una risposta rapida alle loro domande e tornare al lavoro il prima possibile.
- Protezione. Le migliori pratiche di sicurezza dovrebbero limitare il rischio di attacchi informatici.
- Analisi. Una solida analisi dovrebbe aiutarti a individuare le inefficienze e a snellire i flussi di lavoro.
- Stabilità. Il tempo di attività massimo dovrebbe consentire a tutti di essere sempre produttivi.
Noi di GoTo ci occupiamo di far sì che tutto questo accada per i clienti che ogni giorno si affidano alla nostra piattaforma di comunicazioni ed esperienze unificate. Con tutte le meraviglie digitali che abbiamo a portata di mano al giorno d'oggi, non fa mai male ricordare ciò che artigiani e commercianti sanno da secoli:
se hai bisogno dello strumento giusto, in questo preciso momento, mettilo nella tua cintura degli attrezzi (e una sola cintura degli attrezzi è sufficiente).
