Le 7 regole delle riunioni virtuali che ogni professionista dovrebbe conoscere

Con la continua diffusione del Coronavirus (COVID-19), pochi settori rimangono illesi e le riunioni virtuali sono diventate una parte essenziale delle modalità utilizzate dalle aziende moderne per mantenere la produttività e la continuità. Sono un modo semplice ed economico per allineare più uffici, mantenere coinvolti i dipendenti che lavorano da remoto e collaborare con clienti e fornitori.

Anche se le riunioni virtuali sono probabilmente una parte della tua routine lavorativa da un po', è ancora facile fare qualche passo falso. Il comportamento per le riunioni virtuali è tutta un'altra storia rispetto alle riunioni in presenza, come molti stanno imparando in questa settimana!

Per aiutarti a organizzare riunioni sempre produttive e professionali, segui queste sette semplici regole e dritte sul comportamento durante le riunioni virtuali.

1. Lascia stare la tastiera

Sia che tu stia diligentemente prendendo appunti come un dipendente modello o chiacchierando furtivamente con la tua collega preferita, il suono della tua tastiera è fonte di distrazione. Non solo distrae tutti gli altri partecipanti (perché il microfono interno del computer portatile è a pochi centimetri dalla tastiera), ma ti impedisce anche di dedicare la massima attenzione alla riunione. Opta invece per delle cuffie di qualità o prendi carta e penna per prendere appunti sulla riunione.

Suggerimento: fai prendere appunti a GoTo Meeting per te! Il nostro Smart Assistant trascrive automaticamente le riunioni in modo che tu possa concentrarti su ciò che viene detto e non su cosa scrivere. Dopo la riunione, puoi cercare in modo semplice le parole chiave nella trascrizione e condividere il contenuto con un link.

2. Vestiti in modo appropriato

Una delle note positive del lavoro da remoto è la libertà di indossare qualsiasi cosa per lavorare. È un sogno, vero? Tuttavia, non c'è motivo di mostrare ai tuoi colleghi i tuoi pigiami e i capelli arruffati. (A meno che non si tratti di uno scherzo e che tutto il team non sia d'accordo, in tal caso approviamo).

Prenditi qualche minuto per metterti una camicia pulita e spazzolare i capelli. La parte migliore di prepararsi quando si lavora da remoto è che si entra nella dimensione mentale giusta per essere produttivi.

3. Fai attenzione all'ambiente circostante

I tuoi colleghi non riusciranno ad ascoltare le tue idee o a prenderti sul serio se c'è un mucchio di vestiti sporchi nell'angolo dietro di te. Non devi neanche dare l'impressione di lavorare dall'interno di una grotta a causa della cattiva illuminazione.

Adatta il tuo ambiente di lavoro in modo che sia di fronte a una finestra o esposto a molta luce. E assicurati che il tuo sfondo sia professionale e appropriato! Questo significa:

• Nessun letto (disfatto o fatto) nello sfondo
• Nessuna stanza disordinata o armadi aperti che mettano in mostra il tuo disordine
• Nessuna opera d'arte offensiva o volgare

Anche se i bambini e gli animali domestici sono adorabili (e un'ottima distrazione quando ne hai bisogno), i tuoi colleghi non ameranno dover parlare mentre sentono un bambino che urla o un cane che abbaia. Quindi, fai attenzione al rumore e...

4. Disattiva il microfono quando non stai parlando.

Non c'è niente di più frustrante che sentire l'eco causato dai microfoni in conflitto. Risparmia a tutti questo delirio assordante durante la riunione mettendo in muto.

Se vivi con altre persone, la tua casa probabilmente è abbastanza rumorosa in questi giorni. Silenziare il microfono quando non parli dà agli altri partecipanti la possibilità di intervenire e condividere i propri pensieri senza distrazioni o frustrazioni.

5. Parla (a voce alta)

Quando ti unisci a una riunione con pochi partecipanti (dalle due alle cinque persone) dì qualcosa quando ti connetti. Potrebbe essere strano sentire l'avviso dell'arrivo di un nuovo partecipante seguito dal silenzio. Quando entri nella riunione, presentati e saluta. Assicurati solo di non interrompere qualcun altro mentre parla.

Non aver paura di far sentire anche la tua voce! Il tuo team sarà felice di sentirti senza tendere le orecchie o alzare il volume.

6. Niente cibo

Cerca di fare uno spuntino prima della riunione virtuale. Nessuno vuole vederti che ti ingozzi di patatine mentre discute di questioni importanti. Non solo distrarrebbe gli altri, ma non ti permetterebbe di concentrarti su quello che stai facendo, perché dovresti preoccuparti di non far cadere briciole sulla tastiera.

7. Non alzarti e resta presente

Potresti avere voglia di controllare la posta in arrivo o di parlare con qualcun altro durante un momento noioso della riunione, ma non farlo! Potresti perdere informazioni importanti o l'opportunità di dare un contributo. Se stai usando la webcam, usa un linguaggio del corpo attento: mantieni una posizione composta, non fare movimenti strani e non guardarti troppo in giro.