La tecnologia è il motore della produttività e dell'innovazione della tua azienda. Tuttavia, uno studio recente ha rivelato alcune statistiche preoccupanti: in media, ogni anno le aziende sprecano 4.072 dollari per dipendente a causa di problemi tecnologici. Inoltre, i dipendenti passano quasi tre ore alla settimana a confrontarsi con questi problemi, con i lavoratori da remoto che subiscono un impatto sulla produttività del 73%, seguiti dal 41% dei lavoratori ibridi e dal 22% del personale in sede.
Alla luce di questi problemi, le aziende devono adottare un approccio strategico alla gestione della tecnologia, che prevede in parte una valutazione dell'infrastruttura IT.
Cosa si intende per valutazione dell'infrastruttura IT?
Una valutazione dell'infrastruttura IT è una valutazione completa dell'ambiente tecnologico dell'azienda, compresi hardware, software, reti e le loro prestazioni complessive.
Gli obiettivi principali di una valutazione dell'infrastruttura IT sono garantire l'efficienza, la sicurezza e l'efficacia dei costi delle operazioni IT. Questo processo può rivelare potenziali punti deboli e aree di miglioramento, aiutandoti a prendere decisioni informate su aggiornamenti e investimenti tecnologici.
Ogni tecnologia ha un ciclo di vita: i desktop durano da quattro a sei anni, gli smartphone circa due o tre anni e i server da cinque a sette anni o più. È importante sapere quando una tecnologia è passata dall'essere una risorsa a un ostacolo, sia che si tratti di un semplice guasto, sia che il fornitore non offra più supporto per quel modello, sia che la tecnologia non sia più in grado di eseguire l'ultima versione delle applicazioni mission-critical.
L'aggiornamento dell'infrastruttura IT non è un evento singolo, ma un impegno strategico continuo. I diversi componenti richiedono cicli di aggiornamento scaglionati per garantire prestazioni ottimali. Qui presentiamo le strategie attuabili per ottenere il massimo valore dalle tue apparecchiature IT conducendo una valutazione dell'infrastruttura IT.
Passaggi per la valutazione dell'infrastruttura IT
1. Definire le esigenze tecnologiche
Prima di esaminare la tecnologia esistente, prenditi il tempo necessario per valutare le esigenze della tua azienda. Per i clienti, questo può significare la disponibilità di interfacce di facile utilizzo, piattaforme di assistenza clienti reattive e servizi personalizzati resi possibili dalla tecnologia. Per il tuo team, può riguardare la presenza di strumenti di gestione dei progetti come Monday o Asana, strumenti di supporto remoto come GoTo Resolve o LogMeIn Rescue e piattaforme di comunicazione come GoTo Connect o Slack. Comprendere queste esigenze aiuta a creare un quadro teorico che consente di misurare l'efficacia dell'infrastruttura attuale rispetto a una base definita e di decidere se la configurazione attuale offre (o offrirebbe) un vantaggio competitivo.
2. Identificare le lacune nell'infrastruttura
Esamina le tue apparecchiature tecnologiche con un occhio critico. La tua attuale infrastruttura IT sta lavorando in maniera ottimale? Permette alla tua attività di rimanere competitiva? I dipendenti sono soddisfatti e produttivi? In caso contrario, è il momento di individuare le lacune specifiche della tua infrastruttura che sono direttamente collegate a potenziali perdite finanziarie, ostacoli operativi e perdite di tempo all'interno dell'azienda. Individuare queste carenze sarà utile quando arriverà il momento di proporre gli aggiornamenti ai responsabili.
3. Determinare l'efficienza della rete
Al giorno d'oggi, disporre di una rete robusta e di livello aziendale è un must. Disponi di un'adeguata larghezza di banda? Ci sono ritardi nei dati o problemi di archiviazione e comunicazione? Una rete affidabile consente un flusso di dati ininterrotto e una comunicazione senza interruzioni, mentre una rete inefficiente comporta inconvenienti come l'interruzione dei flussi di lavoro e potenziali opportunità mancate. In definitiva, la qualità della rete ha un impatto significativo sull'efficienza operativa e sulla competitività nel mercato.
4. Valutare i sistemi IT attuali
Esegui un esame completo dei tuoi attuali sistemi IT, che includa i componenti hardware, le applicazioni software, l'architettura di rete e le prestazioni complessive del sistema. Ciò comporta l'analisi delle condizioni degli hardware, dell'inventario dei software e delle metriche di prestazione critiche come il tempo di attività del sistema, il tempo di risposta, la latenza di rete, la velocità di elaborazione, il tasso di errore, l'utilizzo delle risorse e la soddisfazione degli utenti. Inoltre, consulta i membri del tuo team per valutare la loro esperienza con la tecnologia utilizzata: in che modo è di supporto nelle loro attività, se è facile da usare e quali miglioramenti suggeriscono. Le loro opinioni possono darti un'idea più precisa dei punti di forza della tua tecnologia e delle aree da migliorare.
5. Valutare il costo totale di proprietà di una nuova tecnologia
Troppi reparti IT considerano solo i costi diretti dell'acquisto di una tecnologia. Al contrario, la ricerca ha rilevato che questi costi rappresentano solo il 20% di quanto si finisce per pagare per una soluzione tecnologica. Tutti i costi indiretti (formazione, tempi di inattività, manutenzione, ecc.) di solito non vengono messi a bilancio. Per questo motivo, in seguito, diventano una sorpresa sgradita che danneggia i profitti dell'azienda. È essenziale tenere conto dei costi diretti e indiretti per determinare il costo totale di proprietà (TCO). Occorre anche considerare fattori come l'implementazione di politiche BYOD (Bring Your Own Device) o la scelta tra configurazioni locali e soluzioni cloud. Si tratta di avere un quadro completo dei costi, al di là del prezzo di acquisto, per determinare se l'investimento in una nuova tecnologia vale davvero la pena nel lungo periodo.
6. Garantire un piano di emergenza/ridondanza
Esamina le capacità di backup e ridondanza della tua attuale infrastruttura. Se si tratta di un'apparecchiatura più vecchia, potrebbe non disporre di risorse per la duplicazione dei dati e l'archiviazione virtuale offerte dalle tecnologie attuali. Di conseguenza, nel considerare le potenziali tecnologie sostitutive, verifica cosa offrono in caso di interruzioni o incidenti.
7. Garantire la sicurezza dei dati e la conformità
Adotta una posizione ferma sulla sicurezza dei dati e sulla conformità organizzando e salvaguardando i tuoi dati con la crittografia, i controlli degli accessi, le verifiche di routine e la gestione dei permessi degli utenti. Instilla una cultura improntata alla sicurezza all'interno del tuo team attraverso un'accurata formazione, assicurandoti che tutti siano ben informati sulle migliori pratiche. E, naturalmente, sfrutta strumenti specializzati progettati per rilevare e rispondere rapidamente alle potenziali minacce.
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