Rien ne vaut les gains de productivité d'une simple ceinture porte-outils. Pensez à la dernière fois que vous avez vu un plombier, un charpentier ou un technicien du câble en action. Ils portent tous des ceintures porte-outils munies de clés, de marteaux et de raccordeurs de fils à portée de main.
Imaginez maintenant que leurs patrons les envoient sur le terrain avec non pas une, mais deux ou trois ceintures porte-outils. La productivité chuterait, car les ceintures ne seraient plus aussi pratiques. Elles deviendraient un obstacle.
De nos jours, de nombreuses entreprises en pleine croissance croulent sous le poids d'un trop grand nombre de ceintures porte-outils, à savoir des technologies encombrantes acquises à des fins tout à fait raisonnables.
Aujourd'hui, des personnes se trouvant dans le même immeuble de bureaux effectuent des tâches similaires avec des logiciels différents. Chaque application a des fonctions légèrement différentes, ce qui crée de petites divergences quant à la manière dont les tâches sont accomplies.
Toutes ces petites différences s'ajoutent à la perte de productivité que vous devez récupérer, en intégrant votre technologie dans une ceinture porte-outils destinée à l'ensemble de l'entreprise.
Pourquoi l'intégration des technologies est-elle importante pour les entreprises de toutes tailles ?
Comment se fait-il qu'elles aient besoin d'une ceinture porte-outils pour leurs logiciels ?
Les entreprises avaient l'habitude d'acheter des logiciels sur site qui ressemblaient davantage à ces boîtes à outils géantes montées sur roulettes qu'utilisent les mécaniciens automobiles. Ces solutions de grande envergure étaient suffisamment puissantes, mais leur mise en œuvre était coûteuse et il était difficile de les adapter aux besoins spécifiques des entreprises.
Les technologies SaaS (Software as a Service), basées sur le cloud, ont fait voler en éclats ce modèle. À l'heure actuelle, les travailleurs peuvent facilement installer des applications sur leurs ordinateurs de travail et leurs smartphones personnels. Ces outils leur permettent d'échanger des SMS, de participer à des visioconférences, de planifier des réunions, de collaborer à des projets et d'effectuer des dizaines d'autres tâches liées à leur travail.
Toutefois, cela peut vouloir dire que six personnes d'un même service utilisent une demi-douzaine d'outils différents pour effectuer la même tâche. Bien entendu, le chef de service peut limiter les dégâts en insistant pour que tout le monde utilise les mêmes applications pour certaines tâches.
Tout va bien jusqu'à ce que le service voisin choisisse un autre outil. C'est presque inévitable : la technologie est basée sur le cloud, économique et facile à installer, et différents outils fonctionnent légèrement mieux pour différents cas d'utilisation.
Malheureusement, cette liberté a un coût. En effet, les écosystèmes technologiques sont fragmentés, ce qui nuit à la productivité. En revanche, si tout le monde dispose d'une seule et même ceinture porte-outils, personne ne perdra de temps à se familiariser avec les différentes interfaces utilisateur et à maîtriser les particularités qui nuisent à l'expérience utilisateur de tous les logiciels.
À quoi ressemble la fragmentation technologique, et quel en est le coût ?
Les technologies des communications d'entreprise permettent d'illustrer le cheminement qui nous a menés là. Des dizaines d'entreprises vendent des logiciels pour les appels vocaux, la messagerie électronique, l'envoi de SMS, la visioconférence et bien d'autres choses encore, sous le nom de « communications unifiées sur demande » (CUSD).
Ces outils se sont révélés d'une valeur inestimable lorsque les entreprises ont rationalisé le passage au travail à distance. Mais aujourd'hui, il faut faire le ménage. En moyenne, une entreprise utilise 2,6 outils de communications unifiées, et 46 % en ont trois ou plus.
Paradoxalement, tous ces outils mis en place pour favoriser l'efficacité ont l'effet inverse, puisqu'ils réduisent les gains de productivité de plus de 25 %.
Le problème est particulièrement sérieux pour les petites entreprises, dont les équipes informatiques ont déjà trop à faire. Cela prend beaucoup de temps de gérer la profusion de menaces de rançongiciels et les travailleurs qui ont besoin d'aide pour l'intégration, la réinitialisation des mots de passe et d'autres tâches d'assistance.
Les équipes informatiques perdent également du temps à déployer, à gérer et à configurer ces outils. Elles s'enlisent aussi dans l'attribution de licences et d'autorisations, la protection contre les cyberattaques, la formation et l'intégration de leurs collègues, l'ajout d'intégrations et le transfert de données provenant de plusieurs fournisseurs.
La fusion des communications unifiées sur demande en une seule ceinture porte-outils peut contribuer à alléger la charge qui pèse sur les équipes informatiques des petites entreprises.
Ce qu'il faut rechercher dans une solution SaaS centralisée
Si vous êtes à la recherche d'une solution logicielle pour les petites entreprises, vous pouvez garder votre ceinture porte-outils simple et efficace en privilégiant les fournisseurs SaaS qui :
- unifient. Toutes les fonctions dont vous avez besoin doivent être centralisées dans une interface conviviale, simple à mettre en œuvre et à gérer par une petite équipe informatique. Elle doit également être intuitive et facile à prendre en main sans formation intensive.
- s'intègrent. Les applications doivent s'intégrer harmonieusement à d'autres plates-formes technologiques telles que les outils de gestion de la relation client et d'analyse.
- vous libèrent. Les applications doivent étendre leurs fonctionnalités aux smartphones et aux tablettes. Les solutions devraient également permettre à votre équipe technologique de mettre l'accent sur l'utilisation de la technologie pour développer votre marque et renforcer vos relations d'affaires.
- sont compétitifs en termes de prix. Les frais doivent être compétitifs et les coûts prévisibles, ce qui vous permet de respecter votre budget.
- apportent une assistance aux utilisateurs. Les fournisseurs doivent fournir une assistance immédiate afin que les utilisateurs puissent obtenir rapidement des réponses à leurs questions et se remettre au travail dès que possible.
- protègent. Les bonnes pratiques en matière de sécurité devraient limiter le risque de cyberattaques.
- analysent. Des analyses rigoureuses devraient vous aider à repérer les inefficacités et à rationaliser les processus.
- sont toujours à vos côtés. Une disponibilité maximale doit permettre à chacun d'être productif en permanence.
Chez GoTo, nous mettons tout en œuvre afin que tout cela soit possible pour les clients qui utilisent chaque jour notre plate-forme d'expérience et de communications unifiée. Malgré toutes les merveilles numériques dont nous disposons aujourd'hui, il ne faut jamais oublier ce que les commerçants et les artisans savent depuis des siècles :
Si vous avez besoin du bon outil, tout de suite, mettez-le dans votre ceinture porte-outils ( une seule suffit amplement).
