La propagation du Coronavirus n’épargnant que peu de secteurs, les réunions virtuelles font désormais partie intégrante de l’arsenal permettant aux entreprises de maintenir leur activité et leur productivité. Elles constituent un moyen simple et rentable d’aligner plusieurs bureaux, de conserver l’implication des employés travaillant à distance et de collaborer avec les clients et les fournisseurs.
Et si les réunions virtuelles font probablement partie de votre routine professionnelle depuis un certain temps déjà, nous avons tendance à tomber dans certains pièges majeurs. Les règles d’or des réunions virtuelles sont très différentes de celles des réunions en personne. Nous le découvrons encore chaque jour !
Pour assurer la productivité et le professionnalisme de vos réunions, suivez ces sept règles d’or et astuces simples !
1. Oubliez le clavier
Que vous preniez des notes comme un employé modèle ou que vous discutiez en cachette avec votre collègue, le son des touches de votre clavier est un problème. Il distrait non seulement les autres participants (le microphone de votre ordinateur portable se trouve à quelques centimètres de votre clavier), mais il vous empêche également de vous concentrer pleinement sur la réunion. Optez pour un casque de qualité ou prenez votre carnet et votre stylo pour prendre des notes.
Astuce produit : laissez GoTo Meeting prendre des notes pour vous ! Notre Smart Assistant transcrit automatiquement les réunions : concentrez-vous sur ce qui est dit et non sur ce qu’il faut écrire. Au terme de votre réunion, vous pouvez facilement rechercher des mots-clés dans le texte de la transcription et partager le contenu à l’aide d’un lien.
2. Habillez-vous correctement
L’un des meilleurs aspects du télétravail est la liberté de porter ce que l’on veut pour travailler. Le rêve, n’est-ce pas ? Pour autant, vos collègues n’ont pas à découvrir votre plus beau pyjama et votre tête au réveil. (Exception faite pour une blague préparée en équipe, auquel cas il s’agit d’une bonne idée).
Prenez le temps d’enfiler une chemise propre et de vous coiffer. Et lorsque vous vous préparez dans le cadre du télétravail, vous adoptez un état d’esprit propice à la productivité.
3. Ayez conscience de votre environnement
Vos collègues ne parviendront pas à prendre en compte vos idées ou à vous prendre au sérieux s’ils aperçoivent une pile de vêtements sales derrière vous. Ne donnez pas non plus l’impression de travailler au fond d’une grotte en raison d’un mauvais éclairage.
Adaptez votre poste de travail pour faire face à une fenêtre ou être exposé à la lumière. Assurez-vous d’avoir un arrière-plan professionnel ! En d’autres termes :
- Pas de lits (faits ou défaits) en arrière-plan
- Pas de désordre ou de placards ouverts laissant apparaître des affaires mal rangées
- Aucune œuvre d’art non convenable dans un contexte professionnel
Si tout le monde adore les enfants et les animaux (ils constituent d'ailleurs un formidable bol d’air lorsque nous nous sentons dépassés), vos collègues n’apprécieront pas de devoir parler à un enfant qui crie ou à un chien qui aboie. Faites donc attention au bruit et…
4. Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas
Il n’y a rien de plus frustrant que d’entendre cet étrange bruit d’écho provenant des autres microphones. Épargnez ce calvaire auditif à tout le monde et rejoignez la réunion en mode silencieux !
À moins de vivre seul(e), votre maison sera probablement assez bruyante. En coupant votre micro lorsque vous ne parlez pas, vous laissez les autres participants intervenir et échanger leurs idées sans distraction ou frustration.
5. Donnez de la voix
Lorsque vous participez à une réunion en petit comité (de deux à cinq personnes), présentez-vous lors de votre arrivée. Le silence suivant le « ding » qui annonce l’arrivée d’un collègue est plutôt gênant. Lorsque vous rejoignez la réunion, présentez-vous et dites bonjour tout en veillant à ne pas interrompre un collègue.
N’ayez pas peur et parlez suffisamment fort ! Votre équipe appréciera de vous entendre sans avoir à tendre l’oreille ou à monter le son.
6. Pas de nourriture
Prenez une collation avant la réunion virtuelle. Personne n’a envie de vous voir vous empiffrer de chips au milieu d’une discussion importante. Si cela distrait les autres, cela nuit également à votre concentration : dur d’être efficace lorsque l’on s’inquiète de faire tomber des miettes sur son clavier.
7. Restez assis et bien présent
Il peut être tentant de consulter sa boîte de réception ou de discuter lors d’un moment plus calme. Mais ne le faites pas ! Vous risquez de passer à côté d’informations essentielles ou d’une opportunité de donner votre avis. Si vous utilisez votre webcam, optez pour un langage corporel attentif : tenez-vous droit, ne faites pas de grands geste superflus et ne regardez pas dans le vide.
Une fois que vous maîtriserez ces règles d’or, assurez-vous de tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles grâce à ces 8 astuces incontournables.