O que é ITAM? Guia completo sobre gerenciamento de ativos de TI

As empresas modernas lidam com um inventário de ativos de TI cada vez maior, composto por hardware (dispositivos como notebooks, tablets, celulares e outros) e software (programas utilizados nesses dispositivos), licenças, contratos de suporte e acordos de nível de serviço (ANSs), sistemas de gestão de dados e outros. O investimento nesses ativos é alto, mas eles são essenciais para o crescimento da empresa e a produtividade dos funcionários.

O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) dá às equipes de TI a chance de gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de TI da empresa, com o objetivo de otimizar o retorno sobre o investimento (ROI) e a segurança da empresa.

O ITAM é muito importante para a TI?

Nessa era digital moderna, em que cada vez mais ativos de TI são fundamentais para o trabalho (seja remoto, presencial ou híbrido) e que o investimento neles é cada vez mais pesado nas finanças da empresa, o ITAM é mais importante do que nunca. As soluções de gerenciamento de ativos de TI oferecem às organizações visibilidade total sobre o inventário de hardware e software, mas também sobre como os ativos são usados, cuidados, protegidos e muito mais. O gerenciamento ainda ajuda a gerenciar esses ativos vitais da melhor forma possível.

Em uma época em que as ameaças cibernéticas são cada vez mais sofisticadas e variadas, as ferramentas de ITAM ajudam as organizações a se proteger, aumentando a capacidade de evitar e reagir com eficiência a ataques cibernéticos.

Por que o gerenciamento de ativos de TI é importante?

Não fazer manutenção, modernizar, gerenciar e otimizar seus ativos de TI, que são bem caros, é jogar dinheiro fora.

O ITAM tem uma função fundamental nas operações das empresas modernas porque oferece visibilidade e controle, permitindo gerenciar com dinamismo e aproveitar ao máximo cada ativo. Esse gerenciamento traz eficiência econômica e operacional porque amplia o tempo total de uso dos ativos de TI e ajuda as organizações a saber quais ativos estão perto do fim da vida útil e precisam ser trocados.

Quem precisa de um software de gerenciamento de ativos de TI?

Toda organização que tenha ativos de TI para gerenciar e proteger vai ter benefícios em usar um software de gerenciamento de ativos. Toda empresa e equipe de TI tem vantagem em poder monitorar e gerenciar ativos, como hardware, software e servidores, durante todo o ciclo de vida, além de:

• Conectar ativos de TI a usuários específicos para fins de conformidade e responsabilidade
• Associar ativos a dispositivos on-line
• Correlacionar ativos com tickets de suporte para gerar uma visualização unificada de dispositivos, softwares e usuários

Quais são os componentes do gerenciamento de ativos de TI?

Alguns dos componentes essenciais do ITAM são:

• Descoberta automática de ativos: o ITAM detecta todos os equipamentos e softwares instalados na rede da organização automaticamente.
• Gerenciamento de inventário: o ITAM mantém um registro de todos os ativos que a organização usa. O inventário também registra dados do ativo, como nome, tipo de contrato de licença e versão.
• Gestão de licenças: o ITAM armazena licenças dos ativos. Com isso, a organização recebe alertas automáticos em caso de falta de licenças, risco de violar um contrato de licença ou excesso de licenças (softwares adquiridos que são pouco ou nunca usados). O ITAM ainda monitora a data de expiração dos contratos de licença e envia um alerta à organização antes de a data chegar. Em termos de conformidade, o benefício é evidente.
• Gerenciamento de patches e versões: o ITAM monitora a instalação de novos patches e versões de software para manter todos os dispositivos seguros, atualizados e eficientes.

Que ferramentas ou recursos um sistema de ITAM normalmente oferece?

As soluções de ITAM são diferentes, mas 7 ferramentas/recursos são essenciais que uma solução ofereça:

• Inserção manual de ativos, para que você consiga adicionar qualquer tipo de ativo de hardware de TI manualmente para começar a formar seu banco de dados.
• Importação em massa de ativos, para facilitar a integração e a migração de dados de outras fontes (usando um modelo disponível para download).
• Lista de inventário, para dar uma vista única do seu banco de dados de ativos com todas as informações relevantes.
• Vista de detalhes do ativo, para permitir o acesso ao perfil de um ativo específico e de todas as informações detalhadas vinculadas a ele.
• Ações no ativo, para que você realize tarefas básicas de gerenciamento em cada item da lista de inventário, da vista de detalhes ou durante a inserção manual.
• Categorias personalizadas, para você adicionar campos ou rótulos para ajustar as informações e os dados às necessidades específicas da sua empresa.
• Recurso de busca, para que você encontre o ativo de TI ou as informações certas no banco de dados.

Quais são as melhores formas de instalar um sistema de ITAM?

As práticas recomendadas para instalar um software de ITAM mudam o tempo todo e devem ser adaptadas às suas necessidades, mas reunimos algumas das melhores para você seguir:

Definir objetivos e escopo claros

Comece detalhando os objetivos exatos do seu programa de ITAM. Defina exatamente quais ativos de TI serão gerenciados, que dados precisam ser coletados e que resultados você espera com o gerenciamento de ativos (como KPIs e métricas de sucesso). O ITAM vai ajudar no caminho, mas você precisa saber aonde quer chegar.

Buscar o apoio da liderança

Obtenha apoio e orçamento da administração sênior e encontre um patrocinador para implementar um sistema de ITAM. Com isso, você consegue fazer com que o ITAM seja tratado como prioridade estratégica e não tenha problemas durante a implementação.

Formar uma equipe multifuncional

Monte uma equipe com membros importantes dos setores de TI, compras, finanças e outros. Essa equipe multifuncional ajuda a trazer uma abordagem completa à implementação do ITAM.

Criar e documentar políticas e procedimentos

Desenvolva políticas e procedimentos de ITAM claros que definam como os ativos de TI serão adquiridos, monitorados e descartados, mas alinhando essas políticas aos objetivos e aos requisitos regulatórios da organização.

Fazer da gestão de inventário uma rotina

Crie um inventário abrangente com todos os ativos de TI, incluindo hardware, software, licenças e dados associados. Use ferramentas automatizadas para descobrir ativos sempre que possível.

Garantir a precisão e a qualidade dos dados

Faça o possível para que os dados coletados sobre os ativos sejam precisos, atuais e completos. Valide os dados regularmente para eliminar possíveis erros.

Classificar e categorizar ativos

Classifique os ativos de TI em termos de importância, pessoa responsável e outros fatores relevantes. Com isso, você prioriza o gerenciamento e pode tomar decisões fundamentadas.

Criar recursos de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos

Desenvolva processos para todo o ciclo de vida dos ativos, da compra à troca ou descarte. Essa área envolve monitoramento de garantias e contratos de suporte.

Automatizar ferramentas e tecnologia

Invista em softwares e ferramentas de ITAM que consigam automatizar e otimizar todo o fluxo de descoberta de ativos, de coleta de dados de ativos e de geração de relatórios sobre ativos. Com a automação funcionando, o trabalho manual e os erros que ele traz serão reduzidos drasticamente. Esse é o objetivo do ITAM: gerar eficiência.

Se você chegou até aqui, já sabe mais sobre gerenciamento de ativos de TI que muitos profissionais da área. Temos mais alguns materiais de aprendizado para você aqui:

• Associação Internacional de Gerentes de Ativos de TI (IAITAM): uma das organizações de mais prestígio no setor, a IAITAM oferece certificações, treinamentos e eventos para ajudar profissionais de TI a conhecerem as práticas recomendadas de ITAM.
  • Comunidades locais e grupos de usuário da IAITAM: existem muitas comunidades locais e grupos de usuários afiliados à IAITAM que podem ser uma excelente oportunidade para compartilhar conhecimento com outros profissionais de ITAM.
• ITAM Review: uma ferramenta on-line que traz notícias, artigos e análises relacionadas ao gerenciamento de ativos de TI.
• Organizações de gerenciamento de ativos de software (SAM, no acrônimo em inglês): dependendo do seu foco, as organizações de SAM, como a Associação Internacional de Gerentes de Software Empresarial (IBSMA) ou a Aliança para Softwares Empresariais (BSA) podem disponibilizar materiais e informações bastante úteis.
• Materiais específicos do fornecedor: muitos provedores de soluções de TI, incluindo a GoTo, têm materiais próprios relacionados a gerenciamento de ativos de TI para os produtos que oferecem. Esse conteúdo pode ser importante na hora de avaliar a contratação de um provedor específico e dos seus produtos de ITAM.