Mesmo com inúmeras opções de comunicação disponíveis (como chat ou videoconferência), o e-mail profissional ainda é o mandachuva. Os funcionários ainda passam metade do dia (uma média de quatro horas) enviando 90 bilhões de e-mails de trabalho. E nada indica que essa realidade vai mudar, pelo menos por enquanto. Até 2018, serão trocados mais de 138,4 bilhões de e-mails de trabalho por dia em média.
Com empresas tão dependentes de comunicação escrita rápida e imediata, é incrível que a exposição da maioria dos funcionários a práticas de escrita profissional normalmente se limita a uma ou duas aulas na faculdade. Uma comunicação profissional clara, seja qual for o meio, pode poupar tempo, aumentar a produtividade e evitar mal-entendidos e conflitos.
Por isso, reunimos sete dicas para você escrever e-mails profissionais e eficazes:
1. Seja breve e simples e tenha foco.
Abandone qualquer introdução ou história secundária e vá direto ao ponto. Comunique sua necessidade específica na primeira frase ou no assunto, se possível. Não deixe de informar o prazo, se for o caso, principalmente se o pedido é urgente ou tem restrição de tempo.
Um bom exemplo:
Um mau exemplo:
2. Formate buscando dar clareza.
Se seu e-mail é mais complexo e envolve diversas perguntas ou assuntos, divida-o em blocos mais fáceis de entender. Listas, tanto numeradas quanto em formato de tópico, podem ajudar a organizar seus pensamentos e facilitar a resposta do seu contato.
Um bom exemplo:
Isso facilita muito a formatação da resposta. Um bom exemplo:
3. Evite gírias, palavras da moda, tudo em caixa alta, tudo em letra minúscula, emoticons e texto em voz.
Nenhum desses elementos combinam com e-mails profissionais. Não use vários pontos de exclamação ou de interrogação para que seu e-mail não seja confundido com spam. E sempre releia o e-mail duas vezes para eliminar erros de digitação e ortográficos antes de enviar.
Não faça:
4. Não deixe e-mails não respondidos.
Muita coisa pode acontecer com um e-mail. Uma conexão ruim, um endereço mal digitado e um filtro de spam muito rigoroso podem evitar que um e-mail chegue à caixa de entrada como deveria. Responda logo para não deixar o remetente esperando. Um prazo aceito comum é 24 horas, mas já está beirando o inaceitável. Mesmo que você não tenha as informações ou os materiais solicitados no e-mail, ainda é possível dizer: "Já vejo para você, preciso de um tempo para entregar o que você pediu". E procure sempre finalizar uma conversa por e-mail com um agradecimento ou avisando que entendeu.
Ou seja, não seja essa pessoa aqui:
5. Leia e responda ao e-mail todo.
É muito irritante quando o destinatário do e-mail só responde à primeira questão da sua mensagem e ignora as outras perguntas e pontos levantados. Não seja essa pessoa. Não deixe de ler todo o e-mail antes de responder. Trate de cada item, mas não se esqueça de ser breve. Se não for possível porque são muitos problemas relatados ou muitas pessoas envolvidas, o ideal é discutir a questão em uma ligação por telefone ou reunião.
Por exemplo, não responda a um e-mail desse tipo:
Assim:
6. Nunca clique em "Enviar" quando estiver com raiva.
A comunicação escrita é incompleta. É muito comum entender o sentido de um e-mail errado e acabar achando que foi um insulto. Faça um favor a si mesmo e deixe para lá. Tire um tempo para se acalmar. Releia o e-mail depois com a cabeça fria e dê ao remetente o benefício da dúvida. Só depois você pode começar a escrever a resposta.
Se você estiver para mandar mais um e-mail depois do quinto, não faça isso:
7. Saiba quando recorrer ao telefone.
Nem toda correspondência pode (nem deve) ser entregue por e-mail. Como dito acima, alguns problemas são complexos demais ou envolvem pessoas demais para ficarem confinados a um mero e-mail. E não cancele uma reunião de última hora nem dê notícias ruins por e-mail!
A forma de a sua empresa se comunicar, tanto com funcionários quanto com clientes e parceiros, demonstra sua confiabilidade e responsividade. Adotando essas dicas, seus e-mails profissionais respeitarão o nível de educação e profissionalismo que você espera transmitir.
Conte outras dicas que você tem nos comentários. E quando a situação exigir uma ligação telefônica, saiba como um sistema de telefonia em nuvem, como o do GoTo Connect, pode oferecer uma melhor comunicação.