Poucos setores não foram afetados pela pandemia do coronavírus (COVID-19). Com isso, as reuniões virtuais se tornaram essenciais para a produtividade e a continuidade das empresas modernas. As reuniões virtuais são uma forma fácil e econômica de alinhar diversos escritórios, manter funcionários remotos envolvidos e entrar em contato com clientes e fornecedores.
Apesar de já serem parte da rotina de trabalho das pessoas por algum tempo, nas reuniões virtuais é muito comum cometer algumas gafes que não passam batidas. A etiqueta da reunião virtual traz um novo conjunto de regras em relação às reuniões presenciais, como muitos estão aprendendo esta semana.
Para ajudar a ter reuniões produtivas e profissionais, siga estas sete regras e dicas simples de etiqueta em reuniões virtuais.
1. Largue o teclado
Não importa se você é o funcionário exemplar e anota tudo ou se gosta de ficar conversando com aquele colega de trabalho sem chamar atenção, o som do seu teclado cria uma distração. Não só distrai a todos na reunião (porque o microfone interno do seu notebook está a alguns centímetros do teclado), mas impede que você dê toda a sua atenção à reunião. Use um fone de ouvido de qualidade ou pegue um caderno e caneta para fazer as anotações.
Dica de produto: deixe o GoTo Meeting fazer as anotações por você. Nosso Assistente inteligente transcreve a reunião automaticamente para você poder se concentrar no que está sendo falado, não em escrever. Depois da reunião, você pode fazer uma busca por palavras-chave no texto da transcrição e compartilhar o conteúdo com um link.
2. Use uma roupa adequada
Uma das maravilhas de se trabalhar remotamente é a liberdade de usar qualquer roupa. É um sonho, não é? Mesmo assim, você não precisa aparecer para os colegas de trabalho de pijama e despenteado (a não ser que seja uma brincadeira com a equipe — nesse caso, a gente assina embaixo).
Tire alguns minutos para colocar uma camisa limpa e pentear os cabelos. A melhor parte de se arrumar para trabalhar remotamente é que você cria uma preparação mental para ter produtividade.
3. Preste atenção no seu ambiente
Seus colegas de trabalho não conseguirão ouvir suas ideias ou levar o que você fala a sério se tiver uma pilha de roupa suja no canto atrás de você. É sempre bom também cuidar da iluminação para evitar parecer que você trabalha de dentro de uma caverna.
Ajuste seu ambiente de trabalho de forma que você fique de frente para uma janela ou tenha boa exposição a luz. E deixe seu entorno bem profissional e trabalhe da forma certa. Ou seja:
- Nada de cama (arrumada ou não) no fundo
- Nada de bagunça ou armários abertos mostrando a desorganização a todos
- Nada de arte que não tenha a ver com o trabalho
Crianças e cachorros são sempre muito fofinhos (e são uma distração muito importante para quando bate aquele cansaço), mas seus colegas de trabalho não vão gostar de conversar com uma criança gritando ou um cachorro latindo no fundo. Então, preste atenção ao barulho e...
4. Desligue o microfone quando não estiver falando
Nada é mais frustrante do que ouvir aquele ruído de eco que parece alienígena de microfones conflitantes. Poupe as pessoas dessa barulheira entrando na reunião no modo silencioso.
A menos que ninguém more com você, sua casa provavelmente é bem barulhenta. Silenciar seu microfone quando não estiver falando dá aos demais participantes a chance de compartilhar seus pensamentos sem distrações ou frustrações.
5. Fale
Ao entrar em uma pequena reunião (de duas a cinco pessoas), anuncie sua chegada. Pode ser um tanto esquisito ouvir o toque de "alguém entrou na reunião" seguido de total silêncio. Ao entrar na reunião, apresente-se e cumprimente as pessoas — mas não interrompa caso alguém esteja falando.
E não tenha medo de projetar sua voz. Sua equipe vai gostar de poder ouvir você sem ter que se esforçar ou aumentar o volume.
6. Nada de comida
Tente fazer um lanche antes da reunião virtual começar. Ninguém quer ver você comendo biscoito enquanto assuntos importantes são discutidos. Isso não só distrai as pessoas, mas também tira o seu foco da tarefa em questão, porque você vai se preocupar com os farelos que caem no teclado.
7. Sente-se na cadeira e fique presente
Pode ser tentador olhar o e-mail ou começar uma conversa paralela em um momento mais "parado" da reunião, mas não faça isso. Você pode acabar perdendo informações importantes ou uma oportunidade de falar. Se você está usando uma webcam, use linguagem corporal que transmita atenção: sente-se com a postura correta, não faça movimentos muito bruscos e não deixe os olhos vagarem.
Quando você dominar a arte da etiqueta em reuniões virtuais, aproveite para saber como extrair o máximo de cada reunião com essas 8 dicas imperdíveis.