A medida que crece el inventario de TI de su organización, poder hacer un seguimiento eficaz de los activos de software es una gran ventaja, especialmente si es un administrador de TI o un proveedor de servicios gestionados (MSP). Aquí es donde resulta útil la mejor solución de gestión de activos de software (SAM), ya que permite al equipo gestionar todos sus activos de software de TI en una misma plataforma.
En esta guía, exploraremos en qué consiste la gestión de activos de software, destacaremos 5 prácticas recomendadas para gestionar dichos activos y hablaremos sobre cómo benefician a su organización a través de la optimización operativa.
¿Qué es la gestión de activos de software?
La gestión de activos de software ofrece un enfoque sencillo y estratégico para gestionar y optimizar la adquisición, la utilización y el mantenimiento de dichos activos a lo largo de su ciclo de vida.
Al implementar las prácticas recomendadas, las organizaciones pueden crear un inventario de software exhaustivo, lo que garantiza una gestión eficaz y un mejor control de sus activos de software de TI. Este enfoque proactivo previene los riesgos de seguridad derivados del software obsoleto, a la vez que supervisa el cumplimiento de los acuerdos de licencia para evitar sanciones económicas.
Además, la gestión de activos de software garantiza que se establezcan procesos eficaces de incorporación y baja. Por ejemplo, agiliza el proceso para conceder acceso a los nuevos empleados a los recursos de software necesarios. Durante el proceso de baja, dicha gestión también permite revocar de forma segura el acceso al software para evitar filtraciones de datos. En consecuencia, estas medidas estandarizadas permiten que los empleados tengan acceso a las herramientas de software que necesitan, lo que mejora la productividad y la seguridad.
La gestión de activos de software permite a los responsables de TI mantener un inventario de software actualizado, hacer un seguimiento de los patrones de uso en tiempo real, identificar las aplicaciones de software que no se utilizan y mucho más. Así, se protegen en última instancia las inversiones en software de la organización y se impulsa la eficacia operativa.
¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la gestión de activos de software?
La implementación de gestión de activos de software requiere el seguimiento de varias prácticas recomendadas para mejorar el uso del software, garantizar el cumplimiento de las licencias y maximizar el valor de las inversiones en software. A continuación explicamos las 5 prácticas recomendadas que hay que tener en cuenta:
1. Cree una política de gestión de activos de software
La creación de dicha política es el paso fundamental en la gestión del software de TI, ya que actúa como una referencia clara y de confianza. Esta política debe definir cómo se gestionarán todos los activos de software, además de detallar las funciones y responsabilidades del equipo directivo y del resto de empleados. También debe incluir los objetivos de la organización en cuanto a la gestión del software, junto con las directrices para su adquisición, uso y retirada.
Asegurarse de que todos los empleados comprenden y siguen la política es vital para que triunfe. Las sesiones de formación periódicas y las actualizaciones sobre la política pueden reforzar su importancia y fomentar su cumplimiento entre el personal.
2. Realice auditorías periódicas
Las auditorías periódicas tienen un papel fundamental a la hora de mantener un inventario preciso de los activos de software y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. Estas auditorías implican la evaluación del uso del software, la identificación de discrepancias, como instalaciones de software no autorizadas, y la adopción de medidas correctivas cuando sea necesario.
Dado que las auditorías hacen un seguimiento del cumplimiento de los acuerdos de licencia de los proveedores de software, funcionan como medida preventiva para evitar tasas innecesarias y reducir los riesgos de seguridad derivados del software obsoleto. Las herramientas de automatización pueden agilizar significativamente este proceso de auditoría, ya que detectan al instante el software instalado en todos los dispositivos gestionados y optimizan el proceso de recopilación de datos en un abrir y cerrar de ojos.
3. Elija la solución de gestión de activos de software adecuada
Seleccionar la solución adecuada hace que la gestión de activos de software sea revolucionaria. Una herramienta de gestión de activos de software dedicada puede agilizar tareas como la gestión del inventario, el seguimiento de licencias y el cumplimiento normativo, por lo que proporciona una visión precisa de su panorama de software en menos tiempo y por un coste menor.
Además, puede elegir una solución con capacidades avanzadas para identificar el software necesario para incorporar o dar de baja a los empleados en función de las necesidades específicas de cada departamento.
El software de gestión de activos de TI de GoTo Resolve, de primer nivel, cuenta con todas las sólidas funciones de gestión de activos de software y más, por lo que experimentará las ventajas de un inventario exhaustivo de activos de software de TI, flujos de trabajo automatizados e información práctica de informes completos en una única plataforma sencilla.
4. Estandarice las adquisiciones
La normalización de los procesos de adquisición es crucial para mantener la coherencia y el control sobre las adquisiciones de software. Esto implica la creación de normas claras para la adquisición, renovación o retirada de software, a la vez que se garantiza la alineación con las políticas de la organización.
El establecimiento de un sistema de adquisición centralizado permite a los equipos de TI hacer un seguimiento de las compras de software, gestionar las relaciones con los proveedores y negociar condiciones favorables. La normalización también reduce el riesgo de instalaciones de software no autorizadas y garantiza que todas las adquisiciones cumplen las normas de seguridad y cumplimiento de la organización. Una potente solución de gestión de activos de software simplifica este proceso de aprovisionamiento, ya que no tendrá que aplicar manualmente varios acuerdos con proveedores.
5. Supervise el uso del software
Supervisar el uso del software es fundamental para optimizar la asignación de recursos y reducir los costes. Al identificar el software no utilizado o poco utilizado, las organizaciones pueden consolidar licencias, reasignar recursos y eliminar gastos innecesarios. También es útil hacer un seguimiento del software que se utilice en exceso para poder tomar una decisión fundamentada sobre su distribución.
La supervisión del uso del software implica el seguimiento de métricas como las tasas de instalación del software, la frecuencia de uso y los comentarios de los usuarios. Estos datos proporcionan información valiosa sobre la eficacia del software y permiten identificar áreas de mejora.
Implementar el software de gestión de activos de software con GoTo Resolve
Al seguir estas prácticas recomendadas, podrá optimizar la gestión de activos de software y mantener los costes controlados con la herramienta adecuada. El software de gestión de activos de TI de GoTo Resolve, con funciones sólidas de gestión de activos de software, es la solución ideal. Con funciones automatizadas que identifican a la perfección todas las aplicaciones instaladas en los dispositivos Windows gestionados, GoTo Resolve le ayuda a mantener un inventario de software completo con detalles personalizados e información práctica.
GoTo Resolve es una potente solución integral de asistencia remota de TI que ofrece gestión de activos de software y hardware con tickets conversacionales integrados y acceso remoto seguro, además de supervisión y gestión remotas, en una plataforma unificada.
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