No hay nada como el aumento de productividad de un simple cinturón de herramientas. Piense en la última vez que vio a un fontanero, un carpintero o un técnico de televisión por cable en acción. Todos llevan cinturones de herramientas con llaves inglesas, martillos y conectores de cable al alcance de la mano.
Ahora, imagínese que sus jefes les enviaran a trabajar sobre el terreno no con un cinturón de herramientas, sino con dos o tres. La productividad caería en picado porque los cinturones ya no estarían a mano. Serían un estorbo.
Hoy en día, muchas pequeñas y medianas empresas sufren bajo la carga de demasiados cinturones de herramientas, engorrosas colecciones de tecnologías que adquirieron por razones perfectamente razonables.
Ahora tienen a personas en el mismo edificio de oficinas haciendo tareas similares con software diferente. Cada aplicación tiene funciones ligeramente diferentes, lo que provoca pequeñas lagunas en la forma de hacer las cosas.
Todas esas pequeñas lagunas se suman a una pérdida de productividad que necesita recuperar, integrando la tecnología en un cinturón de herramientas para toda la empresa.
Por qué la integración tecnológica es importante para las empresas de todos los tamaños
¿Cómo hemos llegado al punto de necesitar un cinturón de herramientas para su software?
Las empresas solían comprar software in situ que se parecía más a una de esas cajas de herramientas gigantes con ruedas que utilizan los mecánicos de automóviles. Estas soluciones de gran tamaño eran suficientemente potentes, pero también resultaban caras de implantar y difíciles de personalizar para las necesidades específicas de las empresas.
Las tecnologías de software como servicio (SaaS) basadas en la nube hicieron estallar ese modelo. Los trabajadores de hoy en día pueden instalar fácilmente aplicaciones en sus ordenadores de trabajo y en sus smartphones personales. Estas herramientas les permiten intercambiar mensajes de texto, participar en videoconferencias, programar reuniones, colaborar en proyectos y realizar decenas de tareas más relacionadas con el trabajo.
Pero esto puede significar que seis personas del mismo departamento utilicen otras tantas herramientas diferentes para realizar la misma tarea. Por supuesto, el supervisor del departamento puede reducir el caos insistiendo en que todo el mundo utilice las mismas aplicaciones para determinadas tareas.
Todo va bien hasta que el departamento del final del pasillo elige otra herramienta. Es casi inevitable: la tecnología está basada en la nube, es económica y fácil de instalar, y distintas herramientas funcionan ligeramente mejor para diferentes casos de uso.
Esta libertad tiene un coste: ecosistemas tecnológicos fragmentados que degradan la productividad. Por el contrario, si todo el mundo tiene un cinturón de herramientas con las mismas herramientas, no pierden tiempo aprendiendo diferentes interfaces de usuario y dominando las peculiaridades que atormentan todas las experiencias de usuario de software.
La fragmentación tecnológica y su coste
Las tecnologías de comunicación empresarial ayudan a ilustrar cómo hemos llegado hasta aquí. Decenas de empresas venden software para llamadas de voz, correo electrónico, mensajes de texto, videoconferencias y mucho más bajo el paraguas de las comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS).
Estas herramientas han sido muy valiosas para las empresas que se han pasado al trabajo remoto. Pero ahora hay un lío que arreglar. La empresa media utiliza 2,6 herramientas de comunicaciones unificadas y el 46 % tiene tres o más.
Irónicamente, todas estas herramientas instaladas para fomentar la eficiencia están teniendo el efecto contrario y merman las ganancias de productividad en más de un 25 %.
El problema es especialmente grave para las pequeñas empresas, cuyos equipos de TI ya tienen demasiadas cosas entre manos. Se necesita mucho tiempo para hacer frente a la profusión de amenazas de ransomware y a los trabajadores que necesitan ayuda con la incorporación, el restablecimiento de contraseñas y otras tareas de asistencia.
Los equipos de TI también pierden tiempo implementando, gestionando y configurando estas herramientas. También se atascan asignando licencias y permisos, protegiéndose contra los ciberataques, formando e incorporando a sus colegas, añadiendo integraciones y portando datos de múltiples proveedores.
Unificar UCaaS en un único cinturón de herramientas puede ayudar a aliviar la tensión de los equipos de TI de las pequeñas empresas.
Qué buscar en una solución SaaS centralizada
Si está buscando una solución de software para su pequeña empresa, puede mantener su cinturón de herramientas simple y eficiente centrándose en proveedores de SaaS que:
- Unifiquen. Todas las funciones que necesita deben estar centralizadas en una interfaz fácil de usar que sea sencilla de implementar y gestionar con un pequeño equipo de TI. También debe ser intuitivo y fácil de aprender sin una formación exhaustiva.
- Integren. Las aplicaciones deben encajar sin problemas con otras plataformas tecnológicas como CRM y análisis.
- Liberen. Las aplicaciones deben ampliar su funcionalidad a los smartphones y las tabletas. Las soluciones también deben liberar a su equipo tecnológico para que pueda centrarse en utilizar la tecnología para construir su marca y fortalecer las relaciones comerciales.
- Compitan en precio. Las tarifas deben tener un precio competitivo con costes predecibles que le ayuden a ajustarse al presupuesto.
- Asistan a los usuarios. Los proveedores deben ofrecer un servicio de asistencia preparado para que los usuarios puedan resolver sus dudas rápidamente y volver al trabajo lo antes posible.
- Protejan. Las prácticas recomendadas de seguridad deberían limitar su riesgo de ciberataques.
- Analicen. Un análisis sólido debería ayudarle a detectar ineficiencias y a racionalizar los flujos de trabajo.
- Persistan. El máximo tiempo de actividad debe mantener a todo el mundo productivo todo el tiempo.
En GoTo, nos centramos en hacer realidad todo esto para los clientes que confían cada día en nuestra plataforma de comunicaciones y experiencia unificadas. A pesar de todas las maravillas digitales que tenemos a nuestro alcance estos días, nunca está de más recordar lo que los comerciantes y artesanos han sabido durante siglos:
Si necesita la herramienta adecuada, ahora mismo, póngala en el cinturón de herramientas (y un cinturón de herramientas es suficiente).
