Incluso con varias opciones de comunicación disponibles (como el chat o la videoconferencia), el correo electrónico profesional sigue siendo el rey en el trabajo. Los empleados siguen dedicando la mitad de su jornada laboral, una media de cuatro horas, a enviar 90 000 millones de correos electrónicos profesionales. Y no parece que esto vaya a cambiar pronto. En 2018, los correos electrónicos profesionales representaron más de 139 400 millones de correos electrónicos al día.
Dado que las empresas dependen en gran medida de comunicaciones escritas rápidas y oportunas, como los correos electrónicos, es sorprendente que la exposición de la mayoría de los empleados a las prácticas profesionales de redacción comercial generalmente se limite a una o dos clases en la universidad. Una comunicación profesional clara, sea cual sea el medio, puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y evitar malentendidos y conflictos.
Aquí tiene siete consejos para que sus correos electrónicos sean profesionales y eficaces:
1. Que sea rápido, sencillo y concreto.
Elimine cualquier preámbulo o historia de fondo y comience con el punto principal. Indique su necesidad concreta en la primera frase o en el asunto cuando sea posible. Asegúrese de comunicar un plazo si lo hay, sobre todo si la solicitud es urgente o hay un tiempo limitado.
Así:
No así:
2. Dar formato para mayor claridad.
Si su correo electrónico es más complejo e incluye varias preguntas o temas, divídalo en partes asimilables. Las listas, con viñetas y numeradas, pueden ayudarle a organizar sus ideas y facilitar la respuesta a su contacto.
Así:
Porque hace que sea más fácil darle forma a la respuesta. Así:
3. Evitar la jerga, las palabras de moda, escribir todo en mayúsculas o minúsculas, los emoticonos y el lenguaje de los mensajes de texto.
Nada de esto tiene cabida en un correo electrónico profesional. No utilice varios signos de exclamación o interrogación, o su correo electrónico podría confundirse con spam. Y asegúrese siempre de revisar dos veces el correo electrónico para detectar posibles erratas o faltas de ortografía antes de pulsar enviar.
No haga esto:
4. No hacer esperar una respuesta.
A un correo electrónico le pueden pasar muchas cosas. Una mala conexión, una dirección mal escrita o un filtro de spam exagerado pueden impedir que un correo electrónico llegue bien a su bandeja de entrada. Así que no espere demasiado para responder ni haga esperar al remitente. Un límite común es 24 horas, pero incluso eso es estirarlo demasiado. Aunque no disponga de la información o los materiales solicitados en el correo electrónico, siempre puede responder y decir: "Estamos en ello, solo estamos tardando un poco en reunir lo que ha solicitado". Y asegúrese siempre de terminar una conversación por correo electrónico con una nota de "gracias" o "entendido".
En otras palabras, no sea esta persona:
5. Leer y responder a todo el correo electrónico.
Resulta exasperante que la persona a la que ha enviado un correo electrónico solo responda al primer punto del mensaje e ignore el resto de las preguntas y dudas. No sea esa persona. Tómese su tiempo para leer todo el correo electrónico antes de responder. Aborde cada punto, pero recuerde que debe ser siempre breve. Si no puede, si hay demasiados problemas o demasiadas personas implicadas, es momento de escalar el asunto a una llamada telefónica o una reunión.
Por ejemplo, no responda a un correo electrónico como este:
Con esto:
6. No pulsar "Enviar" cuando se está enfadado.
La comunicación por escrito es incompleta. Es fácil malinterpretar el significado de un correo electrónico y quizá sentirse insultado. Hágase un favor y aléjese. Tómese su tiempo para calmarse. Vuelva a leer el correo más tarde con la mente despejada y conceda al remitente el beneficio de la duda. Solo entonces debe empezar a redactar una respuesta.
Así que si está respondiendo al segundo correo del N.º 5, no haga esto:
7. Saber cuándo descolgar el teléfono.
No toda la correspondencia puede (o debe) gestionarse por correo electrónico. Como ya hemos dicho, algunos asuntos resultan demasiado complejos, o implican a demasiadas personas, como para limitarse a un correo electrónico. Y no utilice el correo electrónico para cancelar una reunión en el último minuto o para enviar malas noticias.
La forma en que su empresa se comunica, tanto internamente como con clientes o socios, indica su fiabilidad y capacidad de respuesta. Seguir estos consejos ayudará a que sus correos electrónicos profesionales estén a la altura de la perfección y profesionalidad que espera proyectar.
Comparta cualquier consejo que tenga en los comentarios. Y cuando la situación exija una llamada telefónica, descubra cómo un sistema de telefonía en la nube GoToConnect puede ayudarle a comunicarse mejor.