Las siete normas de etiqueta de las reuniones virtuales que todo profesional debería conocer

A medida que el Coronavirus (COVID-19) sigue expandiéndose, pocos sectores permanecen intactos y las reuniones virtuales se han convertido en parte fundamental del esfuerzo de las empresas modernas por mantener la productividad y continuidad. Son una manera sencilla y rentable de coordinar distintas oficinas, hacer que los empleados se impliquen de manera remota y trabajar con clientes y proveedores.

A pesar de que las reuniones virtuales llevan un tiempo formando parte de la rutina de trabajo, aún resulta sencillo caer en sus principales trampas. La etiqueta de las reuniones virtuales es algo totalmente nuevo si lo comparamos con las reuniones presenciales, como mucha gente está aprendiendo esta semana.

Siga estos siete consejos y normas de etiqueta, que le ayudarán a mantener la productividad y la profesionalidad en sus reuniones virtuales.

1. No utilice el teclado

Ya sea para tomar notas como un empleado modelo o para hablar en secreto con su mejor compañero de trabajo, el sonido de las teclas puede resultar bastante molesto. No solo distrae a todos los asistentes (porque el micrófono interno de su portátil está solo a unos centímetros del teclado), sino que le impide a usted prestar toda su atención a la reunión. Utilice unos auriculares de buena calidad o coja papel y boli y tome notas sobre la reunión. 

Producto recomendado: deje que GoTo Meeting tome notas por usted. Nuestro asistente inteligente transcribe las reuniones de forma automática, de manera que pueda centrarse en lo que se está diciendo y no en lo que tiene que escribir. Después de la reunión, puede buscar palabras clave en el texto transcrito y compartir el contenido con un enlace.

2. Vístase de forma apropiada

Una de las mejores cosas del teletrabajo es que puede ponerse lo que quiera. Es un sueño ¿verdad? Pero tampoco es necesario que sus compañeros de trabajo le vean en pijama. (A no ser que sea una broma que haya pactado con todo el equipo; en ese caso, la aprobamos).

Tómese unos minutos para ponerse una camisa limpia y peinarse. Lo mejor de prepararse para teletrabajar es que puede concienciarse para poner en marcha su productividad.

3. Tenga en cuenta el entorno

Sus compañeros de trabajo no podrán prestar atención a lo que dice o tomarle en serio si hay una enorme montaña de ropa sucia detrás de usted. También debe evitar que parezca que está trabajando en lo más profundo de una cueva debido a la mala iluminación.

Prepare su zona de trabajo de manera que esté de cara a una ventana o en algún lugar con mucha luz. Asegúrese de que el fondo sea profesional y apropiado para el trabajo. Esto significa lo siguiente:

• Que no aparezca la cama (esté hecha o sin hacer)
• Que la habitación no esté desordenada o haya armarios abiertos que dejen ver su desorden
• Que no haya contenido no apto para el trabajo

Los niños y las mascotas son adorables (y una gran distracción cuando se está agobiado); sus compañeros no se sentirán cómodos si tienen que hablar por encima de algún niño gritando o un perro ladrando. Así que tenga cuidado con el ruido y...

4. Silencie el micrófono cuando no esté hablando

No hay nada que resulte más molesto que escuchar ese horrible eco procedente de otros micrófonos. Únase a la reunión con el audio silenciado para evitar que el resto de los participantes escuchen ruidos estridentes.

A no ser que viva en soledad, las casas suelen tener mucho ruido de fondo. Silenciar el micrófono mientras no está hablando proporciona a los demás participantes la oportunidad de hablar y compartir sus opiniones sin distraer ni molestar.

5. Hable alto

Cuando entre en una reunión de pocos participantes (entre dos y cinco personas), anuncie su llegada. Puede resultar incómodo escuchar la señal de que alguien se ha unido y luego silencio. Cuando se una a la reunión, preséntese y salude (siempre asegurándose de no interrumpir a nadie en caso de que estén hablando).

No tenga miedo de proyectar la voz. Su equipo le agradecerá poder escucharle sin tener que esforzarse o subir el volumen al máximo.

6. No coma

Coma algo antes de su reunión virtual. Nadie querrá ver como se harta de comer patatas mientras hablan de algún tema importante. Además de ser una distracción para los demás, usted mismo no podrá centrarse en la tarea porque estará pendiente de no dejar caer migajas en el teclado.

7. No se levante y preste atención

Puede que le resulte tentador comprobar la bandeja de entrada de su correo o mantener una conversación con otra persona durante la reunión, pero no lo haga. Podría perderse información importante o la oportunidad de contribuir. Si está utilizando una cámara web, cuide su lenguaje corporal: siéntese correctamente, no haga movimientos extraños y no mueva mucho los ojos.