La tecnología es el motor que impulsa la productividad y la innovación en su empresa. Sin embargo, un estudio reciente ha puesto de manifiesto una estadística bastante preocupante: las empresas gastan de media 4702 $ por empleado al año debido a problemas con la tecnología. Por si esto fuera poco, los empleados pasan casi tres horas a la semana intentando resolver estos problemas. Los trabajadores remotos son los que se llevan la peor parte, ya que ven afectada su productividad en un 73 %, seguidos por los trabajadores híbridos con un 41 % y los trabajadores in situ con un 22 %.
Ante estos desafíos, las empresas deben implementar un enfoque estratégico de la gestión de la tecnología, en el cual se incluya una evaluación de la infraestructura de TI.
¿Qué es una evaluación de la infraestructura de TI?
Una evaluación de la infraestructura de TI es una evaluación completa del entorno tecnológico de la organización, incluidos el hardware, el software, las redes y su rendimiento general.
El objetivo principal de este tipo de evaluaciones es garantizar la eficiencia, la seguridad y la rentabilidad en todas las operaciones de TI. Durante este proceso se pueden detectar posibles puntos débiles y áreas de mejora, lo que le permite tomar decisiones fundamentadas sobre actualizaciones e inversiones en el ámbito de la tecnología.
Toda tecnología tiene un ciclo de vida: los ordenadores de escritorio duran entre cuatro y seis años, los smartphones entre dos y tres años, y los servidores entre cinco y siete años, e incluso más. Es importante saber cuándo una tecnología ha cruzado el umbral y es un lastre en lugar de un recurso, ya sea porque se estropea sin más, porque su proveedor ya no ofrece asistencia para ese modelo o porque ya no se pueden ejecutar las versiones más recientes de aplicaciones fundamentales para la empresa.
La actualización de la infraestructura de TI no es un evento puntual, sino un esfuerzo estratégico continuado. Los distintos componentes necesitan un ciclo de actualización gradual para garantizar un rendimiento óptimo. En este documento, presentamos estrategias viables para obtener el máximo valor del equipo de TI mediante una evaluación de la infraestructura de TI.
Pasos para llevar a cabo una evaluación de la infraestructura de TI
1. Defina sus necesidades
Antes de analizar la tecnología existente, tómese un tiempo para descubrir qué necesita su empresa. En el caso de los clientes, pueden ser interfaces fáciles de usar, plataformas de servicio con capacidad de respuesta y servicios personalizados mediante tecnología. En el caso de su equipo, pueden ser herramientas de gestión de proyectos como Monday o Asana, herramientas de asistencia remota como GoTo Resolve o LogMeIn Rescuey plataformas de comunicación como GoTo Connect o Slack. Estar al tanto de estas necesidades genera un marco teórico que le permite medir la eficacia de la infraestructura actual en comparación con unos datos de referencia concretos, y decidir si las herramientas actuales le dan (o podrían darle) una ventaja competitiva.
2. Identifique fallos en la infraestructura
A medida que revisa la pila tecnológica, tenga ojo crítico. ¿La infraestructura de TI actual funciona como debería? ¿Le permite tener ventaja competitiva? ¿Los empleados están satisfechos y son productivos? Si no es así, es el momento de detectar los fallos concretos de la infraestructura que se relacionan directamente con posibles pérdidas económicas, deslices en las operaciones y pérdida de tiempo en la empresa. La detección de estas carencias será muy útil cuando tenga que proponer algunos cambios a los gerentes.
3. Determine si la red es eficiente
Hoy en día, es fundamental contar con una red empresarial sólida. ¿Cuenta con el ancho de banda suficiente? ¿Hay desfases o problemas de datos con el almacenamiento y las comunicaciones? Una red fiable facilita un flujo ininterrumpido de datos y una comunicación fluida, mientras que una red poco eficiente genera contratiempos, como la interrupción de los flujos de trabajo o la posible pérdida de oportunidades. En definitiva, la calidad de la red tiene un impacto significativo en la eficiencia de las operaciones y su competitividad en el mercado.
4. Evalúe los sistemas actuales de TI
Analice el conjunto de sus sistemas de TI actuales, lo que incluye los componentes de hardware, las aplicaciones de software, la arquitectura de red y el rendimiento de los sistemas en general. Este proceso implica realizar un examen de las condiciones del hardware, el inventario de software y otras métricas esenciales de rendimiento, como el tiempo de actividad de los sistemas, el tiempo de respuesta, la latencia de la red, el rendimiento, las tasas de errores, el uso de recursos y la satisfacción de los usuarios. Además, debe valorar las experiencias de su equipo con la tecnología, es decir, cómo les asiste en sus tareas, si es fácil de usar y las mejoras que proponen los empleados. Con estos datos, puede hacerse una mejor idea de los puntos fuertes de su tecnología y las áreas que se deben mejorar.
5. Evalúe el coste total de propiedad de la nueva tecnología
Hay muchos departamentos de TI que solo tienen en cuenta los costes directos de la adquisición de tecnología. Sin embargo, algunos estudios han demostrado que estos costes solo representan el 20 % de lo que termina pagando por una solución tecnológica. El resto de costes indirectos, como la formación, el tiempo de inactividad, el mantenimiento, etc., no suelen incluirse en el presupuesto. Esto provoca que la empresa se lleve más adelante una desagradable sorpresa que trastoca el plan inicial. Es fundamental tener en cuenta los costes directos e indirectos para determinar el coste total de propiedad (TCO). También debe tener en cuenta otros factores, por ejemplo, si va a implementar políticas de uso de dispositivos personales en la empresa o decidir entre la implementación de soluciones en las instalaciones o en la nube. Lo importante es incluir todos los costes, y no solo el precio de la tecnología en sí, para determinar si la inversión en una tecnología nueva merece realmente la pena a largo plazo.
6. Elabore un plan de redundancia o de reacción ante desastres
Evalúe las capacidades de copia de seguridad y redundancia de la infraestructura actual. Si el equipo es antiguo, es posible que no tenga los recursos de duplicación de datos ni almacenamiento virtual que ofrecen las tecnologías actuales. Por consiguiente, cuando valore la posibilidad de reemplazar tecnologías, analice bien lo que ofrecen en caso de interrupciones o desastres.
7. Garantice la seguridad de los datos y el cumplimiento
Debe mantener una postura firme en relación con la seguridad de los datos y el cumplimiento. Para ello, lo ideal es organizar y proteger los datos mediante cifrado, controles de acceso, auditorías rutinarias y gestión de los permisos de los usuarios. Promueva una cultura de concienciación de la seguridad en el equipo mediante rigurosas formaciones para garantizar que todo el mundo conozca las prácticas recomendadas. Y, por supuesto, utilice herramientas especializadas diseñadas para detectar rápidamente una posible amenaza y responder ante ella.
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