Los mensajes empresariales de chat, de texto o instantáneos son una manera sencilla y práctica de enviar mensajes cortos a sus compañeros de trabajo. La mayoría de las personas los utiliza a título personal (en 2017, se enviaron unos 28,2 billones de textos), pero también están tomando impulso en el contexto empresarial. Estas son las cifras en la actualidad:
- Un 80 % de las personas utilizan algún servicio de chat o mensajería para trabajar.
- Entre un 95 % y un 98 % de los mensajes de texto se leen de forma inmediata.
- Más de la tercera parte de los profesionales afirman que no tardan más de 10 minutos en contestar un mensaje.
El truco de los chats para empresas es recordar que este tipo de comunicación es como entrar en la oficina y entablar una conversación. Las reglas de los chats para empresas son muy diferentes de las que se aplican al enviar un correo electrónico o hacer una llamada de teléfono. Estas 11 recomendaciones le ayudarán a utilizar los chats para empresas de forma eficaz en un entorno profesional.
1. Escriba mensajes breves y directos.
No se desvíe del tema ni escriba muchos párrafos. El asunto del chat debe ser sencillo. En el caso de tener que discutir varios temas o responder a diversas preguntas, no debería utilizar el chat. Debería tratar el asunto en un correo electrónico o en una llamada de teléfono.
2. Comience el mensaje con un saludo amable.
Antes de entrar en la oficina de alguien, llamaría a la puerta. En los chats se aplican los mismos principios. Utilice un breve saludo, por ejemplo: “Hola, John. ¿Tienes un minuto?”. En el caso de ser necesario, preséntese: “Hola Margie, soy Frank de Marketing”. En el caso de los chats, también debería preguntar si es un buen momento para hablar.
3. Respete a los usuarios que aparecen desconectados o no disponibles.
No utilice el chat para ignorar los avisos de no disponibilidad que le llegan al correo electrónico. Si alguien no está disponible, o ya ha terminado su horario laboral, no le escriba.
4. Utilice un lenguaje adecuado.
Los chats son conocidos por el uso de abreviaturas y por no utilizar signos de puntuación. Sin embargo, los chats para empresas son diferentes. El objetivo es evitar la confusión, por lo que debería utilizar el lenguaje correctamente, sin abreviaturas y con las mayúsculas adecuadas. No grite a sus compañeros escribiendo todo en mayúsculas. Tampoco utilice los emoticonos.
5. Divida el texto en párrafos.
A nadie le gusta leer bloques interminables de texto. Si el mensaje de chat se está haciendo demasiado largo, utilice saltos de línea. En este caso, Ctrl + Intro (o Mayús + Intro para los usuarios de Mac) será su mejor aliado.
6. Escriba mensajes apropiados para el trabajo.
No escriba a un compañero nada que no quiera que se lea en voz alta o que llegue a la atención de su jefe. Los chats suelen guardarse, así que no escriba información confidencial. Tampoco resulta muy apropiado utilizar los chats para hacer cambios de última hora, como modificar la hora de una reunión o dar malas noticias. Si va a cambiar la hora de una reunión, utilice tanto el chat como el correo electrónico para cubrirse las espaldas. Para dar malas noticias, hágalo por teléfono o cara a cara.
7. Responda a los mensajes rápidamente.
Puede tardar 24 horas en responder a un correo electrónico. En el caso de los mensajes de texto, no tarde más de media hora. Incluso media hora puede parecer una eternidad en el universo de los chats. Si es usted quien ha escrito el mensaje, dele tiempo a la persona para responder. En el caso de que vea que la otra persona está escribiendo una respuesta, no agregue más información.
8. Informe sobre las fechas de entrega.
Si le ha pedido ayuda a alguien para un proyecto, asegúrese de que la persona esté al tanto del tiempo con el que cuenta o de la fecha límite de entrega.
9. Guárdese las bromas para otras ocasiones.
Al contrario de lo que se suele creer, en los chats para empresas no deben hacerse bromas, aunque conozca muy bien a la otra persona. No es difícil malinterpretar mensajes mal redactados o simplemente entender algo mal. Del mismo modo, si se encuentra en un chat donde le parece haber recibido un mensaje insultante, no saque conclusiones precipitadas. No se ofenda de inmediato. Conceda a la otra persona la oportunidad de explicarse.
10. Desconecte el sonido del chat en su dispositivo.
No sea la típica persona a la que no le para de sonar el teléfono o el ordenador cada vez que recibe un mensaje de chat. Independientemente de si se encuentra trabajando en su mesa o en una reunión, puede ser una distracción innecesaria.
11. Despídase.
No cierre la ventana del chat o deje de responder sin más. Despídase con un simple “Genial”, “Gracias”, o incluso “Saludos”.
Contar con un sistema fluido de comunicaciones internas, como los chats para empresas, permite una colaboración sencilla y una ejecución más eficaz de las tareas basada en las prioridades. En el caso de necesitar otros métodos de comunicación, una solución de comunicaciones unificadas sería la solución. Descubra todas las opciones de telefonía, reuniones y mensajería que ofrece GoTo Connect.