Bekijk hoe u een online meeting host of een telefonische vergadering opzet
Met telefonische en online vergaderingen kunt u eenvoudig en effectief verbinden met deelnemers. Door een online meeting te hosten en mensen samen te brengen in één digitale ruimte, kunt u ideeën en gedachten op een efficiënte manier delen als groep, ongeacht de afstand.
-
Stap 1. Meld u aan bij uw account
Voor het opzetten van telefonische vergaderingen of online meetings heeft u een GoToMeeting-account nodig. GoToMeeting biedt een gratis proefperiode van 14 dagen zodat u alles kunt uitproberen voordat u een abonnement afsluit. Nadat u een account heeft aangemaakt, kunt u zich aanmelden en heeft u op de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen) toegang tot de opties. -
Stap 5. Wijzig gegevens en nodig deelnemers uit
Ga naar de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen) om deelnemers uit te nodigen. U kunt op elk moment gegevens wijzigen en meer deelnemers uitnodigen. Met optionele plug-ins kunt u vergaderingen direct vanuit Outlook of Google Agenda plannen. -
Stap 2. Plan een tijdstip voor uw vergadering
Op de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen) klikt u bij Schedule a meeting (Vergadering plannen) op de knop Schedule (Plannen). Er wordt een nieuw venster geopend in uw browser. Gebruik de beschikbare opties om een datum en tijd te selecteren voor uw telefonische vergadering en bepaal of de vergadering herhaald dient te worden. Als uw deelnemers zich in verschillende tijdzones bevinden, zorg er dan voor dat u een tijdstip kiest dat voor iedereen werkt. Wij raden donderdag om 12.00 of 15.00 uur aan. -
Stap 6. Start de vergadering
Als u direct een spontane vergadering wilt hosten, ga dan naar de pagina My Meetings (Mijn vergaderingen). Klik op Start your meeting (Uw vergadering starten) en klik vervolgens op Share (Delen) om de gegevens naar uw deelnemers te sturen. Als u een geplande vergadering wilt starten, zoekt u de juiste vergadering op in uw vergadergeschiedenis en klikt u op de knop Start. -
Stap 3. Selecteer uw audio-opties
Klik in hetzelfde scherm op het tabblad Audio om de audio-opties te in te stellen. Hier kunt u selecteren of u de audio van uw computer wilt gebruiken, zoals de microfoon en speakers, of dat u uw eigen service voor telefonische vergaderingen gebruikt. GoToMeeting biedt ook opties voor internationaal en gratis inbellen, evenals een Call Me-functie. -
Stap 7. Toegang tot uw bedieningspaneel
Tijdens uw vergadering heeft u toegang tot allerlei opties via het bedieningspaneel aan de rechterkant van uw scherm. Hier vindt u ook de volledige lijst met deelnemers aan de vergadering. -
Stap 4. Toegangsrechten en wachtwoorden instellen
In dit venster heeft u toegang tot twee tabbladen: Co-organizers (Mede-organisatoren) en Password (Wachtwoord). In het tabblad Co-organizers (Mede-organisatoren) kunt u instellen of alle deelnemers in de vergadering dezelfde toegangsrechten hebben als de host en de vergadering vanaf hun eigen computer kunnen leiden en beheren. En als u een extra beveiligingslaag wilt toevoegen, kunt u een wachtwoord instellen via het tabblad Password (Wachtwoord) en vervolgens de wachtwoordgegevens aan de deelnemers sturen. -
Stap 8. Leid de vergadering
Vraag zodra u klaar bent met uw telefonische vergadering aan uw deelnemers of ze nog vragen of opmerkingen hebben. Deel de opname van de vergadering met alle deelnemers. -
Stap 9. Opvolging
Neem kort na het webinar contact op met uw deelnemers, het liefst binnen 24 uur. Vraag of ze nog vragen of verzoeken hebben. -
Wat zijn de voordelen van telefonische vergaderingen?
Begrijpen hoe u een online vergadering host met GoToMeeting is de eerste stap in de goede richting. Dit zijn de voordelen van telefonische vergaderingen voor uw bedrijf.
Vereenvoudig uw communicatie
Het hoeft niet moeilijk te zijn om iedereen te laten deelnemen aan één telefoongesprek. Met GoTo Meetings geïntegreerde opties voor planning en contact brengt u uw team met één druk op de knop samen.
Maak overal contact
GoTo Meeting telefonische vergaderingen zijn compatibel met elke Mac of PC desktop of laptop. U kunt ook de officiële GoTo Meeting-app gebruiken voor mobiele apparaten met iOS en Android. Zo heeft u waar u ook bent direct toegang tot krachtige vergaderopties.
Integratie met uw agenda’s
Het laatste wat u wilt is nog een programma dat herinneringen verstuurt en uw aandacht probeert te krijgen. Met de plug-ins van GoTo Meeting kunt u vergaderingen plannen en starten vanuit uw agenda’s in Outlook en Google.
Eenvoudige, duidelijke vergaderingen met GoToMeeting
GoToMeeting biedt een compleet pakket aan functies tijdens telefonische vergaderingen, zodat u optimaal kunt vergaderen.
-
Optionele gratis inbelnummers voor meer dan 50 landen
Maak verbinding met teamleden en bestaande en potentiële klanten uit de hele wereld zonder dat deelnemers zich zorgen hoeven te maken over hoge belkosten. GoToMeeting biedt gratis inbelnummers voor meer dan 50 landen.
-
Gratis opnames maken van uw telefonische vergaderingen
Zorg dat belangrijke informatie en ideeën niet verloren gaan. GoToMeeting kan digitale opnames en transcripties van uw telefonische vergaderingen maken, zodat u deze kunt bekijken, delen en opslaan voor toekomstig gebruik.
-
Telefonische vergaderingen in één tik met schermdeling
Het laatste wat u nodig heeft tijdens een telefonische vergadering zijn ingewikkelde bedieningsopties. Met GoToMeeting kunt u met één druk op de knop vergaderingen opzetten en uw scherm delen.
-
Aangepaste uitnodigingsmails
Toon uw betrokkenheid met aangepaste uitnodigingen waarin deelnemers persoonlijk worden aangesproken en uw merk tot uiting komt.
-
Videoconferenties met hoge beeldkwaliteit
Als alleen audio niet volstaat, kunt u hoogwaardige video toevoegen aan uw telefonische vergadering zodat de non-verbale aspecten van communicatie u niet zullen ontgaan.
-
Geïntegreerde planningsfunctie
Integreer GoToMeeting in de agenda’s die u al gebruikt. Met GoToMeeting plug-ins voor de agenda’s van Outlook en Google heeft u uw planning op één centrale plek.
-
Toepassingen voor mobiel gebruik
Verplicht uzelf en uw deelnemers niet om aanwezig te zijn op kantoor. Met de GoToMeeting mobiele apps voor iOS en Android kunt u ook onderweg vergaderen.
-
Verbindingen zonder reservering
Via OpenVoice kunt u tot 500 deelnemers uitnodigen voor een telefonische vergadering met alleen audio, zonder vooraf te plannen of capaciteit te reserveren. Houd op elk moment een televergadering, zelfs op korte termijn.
Krijg antwoorden op al uw vragen over vergaderingen
- Een checklist helpt u bij het opzetten van een succesvolle vergadering. Hieronder staan een aantal zaken die u op de checklist kunt zetten:
- Bepaal het doel van de vergadering
- Stel een agenda op
- Maak een lijst met deelnemers aan de vergadering
- Bepaal de rollen van de deelnemers aan de vergadering
- Plan een datum, tijd en locatie voor de vergadering
- Stuur een uitnodiging voor de vergadering aan de belangrijkste deelnemers
- Hieronder staan een aantal tips om een succesvolle telefonische vergadering te starten:
- Begin de telefonische vergadering door uzelf en alle anderen voor te stellen
- Noem het doel van de vergadering en ga direct over naar de agendapunten
- Bespreek voor de vergadering wie wanneer zal spreken
- Begeleid de discussie door de aandacht van het team bij de besproken onderwerpen te houden
- Stuur achteraf een korte samenvatting van de vergadering
- U kunt iemand het beste voorstellen tijdens een telefonische vergadering door:
- De naam en rol te noemen
- Kort uit te leggen waarom deze persoon deelneemt aan de vergadering
- Te noemen wanneer deze persoon aan het woord zal komen (indien van toepassing)
Onder de etiquette valt op tijd zijn, deelnemers uw volledige aandacht geven en anderen niet onderbreken als ze aan het woord zijn. Net zoals u op tijd bent voor belangrijke fysieke vergaderingen, dient u ook punctueel te zijn bij telefonische vergaderingen. Als u niet aan het woord bent, is het netjes om uw microfoon uit te zetten om onnodige geluiden te voorkomen.
Telefonische vergaderingen zijn over het algemeen erg betaalbaar; de kosten hangen af van het aantal deelnemers en de functies die u nodig heeft. De robuustere platforms voor telefonische vergaderingen bieden meestal meer functies en kosten daarom iets meer. Over het algemeen kost een goede service voor telefonische vergaderingen tussen de $ 14 en $ 40 per maand, afhankelijk van het abonnement dat u kiest. Bekijk de prijzen van GoToMeeting
Organiseer vandaag nog uw eerste meeting
Probeer GoToMeeting, het virtuele vergaderplatform voor online samenwerking.