Uw gids voor geslaagde online vergaderingen
Het wie, wat, waar, wanneer en hoe van geslaagde en productieve online meetings
Handleiding voor online vergaderingen
Na lang nadenken heeft uw organisatie geïnvesteerd in een tool voor online vergaderen. U staat te trappelen om uw eerste online vergadering te houden, maar u moet eerst enkele essentiële punten overwegen. Onze stapsgewijze gids beantwoordt het wie, wat, waar, wanneer en hoe van geslaagde en productieve online meetings. We laten u zien:
-
- Wat voor type online vergadering het beste voldoet aan de behoeften van de groep
- Wie de vergadering moet leiden en wie eraan moeten deelnemen
- Wanneer u een vergadering moet plannen voor maximale aanwezigheid van deelnemers
- Waar u de vergadering moet houden
- Hoe u een geslaagde online vergadering kunt houden
Voordat we deze vragen gaan bespreken, moeten we eerst de belangrijkste vraag behandelen: waarom?
Waarom zou u online vergaderen?
Als de bedrijfsleiding nog twijfelt, of investeren in online vergaderen verstandig is, kunt u aangeven dat videoconferenties veel voordelen bieden. Online vergaderingen:
-
- Maak deelname op afstand mogelijk en verminder zo de reiskosten en tijd die nodig is om iedereen op kantoor te laten samenkomen.
- Regel een opname van de gehele vergadering zodat er geen informatie verloren gaat of er miscommunicatie optreedt tussen de deelnemers.
- Maak het eenvoudig delen van informatie met een heel team of een hele afdeling mogelijk en maak zo een einde aan onnodige herhaling en vervolgvergaderingen.
- Maak snelle, betrouwbare communicatie op aanvraag mogelijk met klanten en partners wereldwijd.
Welk type online vergadering is geschikt voor uw behoeften?
Bepaal welke type online vergadering voor u het meest geschikt is:
-
Vergaderingen met alleen audio
Vergaderingen met alleen audio zijn ideaal voor korte sessies om even contact met elkaar op te nemen; zonder wifi, video of het delen van uw scherm. Tijdens zo een vergadering kunt u bijvoorbeeld enkele punten bespreken, belangrijk bedrijfsnieuws delen of teamleden waarschuwen voor een verandering in protocol. Houd bij wie aan de vergadering deelneemt voor toekomstige referentie of opvolging.
Videovergaderingen
Het toevoegen van video aan uw online vergaderingen kan waardevol zijn, als het gaat om een kleine, verspreide groep deelnemers, of als u een virtueel persoonlijk gesprek voert met een klant. Via videoconferenties kunt u een band en vertrouwen met de deelnemers aan de vergadering opbouwen en de communicatie verbeteren door de kans op verkeerde interpretatie te verminderen.
Wie kan een online vergadering het beste leiden?
-
Bepalen welke persoon het beste een vergadering kan leiden, kan lastig zijn. De ideale voorzitter hoeft niet per se de persoon met de hoogste functie te zijn. Kies iemand die de vergadering effectief kan leiden: een georganiseerde, natuurlijke spreker die de vergadering in goede banen kan leiden.
Voor een soepele vergadering is ook het delegeren van verantwoordelijkheid van belang. Moedig de host aan om specifieke taken te delegeren. Denk aan het bijhouden van actiepunten, voor het geval het opnemen van de vergadering mislukt, of het regelen van w.v.t.t.k. of vragenrondje.
Wanneer is de beste tijd voor een online meeting?
-
Het bepalen van de beste tijd om te vergaderen is essentieel om zoveel mogelijk deelnemers te trekken. Veel mensen gebruiken de maandag om achterstanden weg te werken. Op vrijdag zijn ze eerder naar huis of met hun gedachten al bij het weekend. Plan vergaderingen zoveel mogelijk halverwege de week en bij voorkeur tussen 10.00 en 14.00 uur. Houd hierbij rekening met de verschillende tijdzones van deelnemers.
Het beste advies in het stimuleren van meedoen en meedenken tijdens een vergadering, is deelnemers ruim van tevoren op de hoogte te stellen en herinneringen sturen. Wees duidelijk over het doel van de vergadering en benoem de verwachte begin- en eindtijd.
Waar zou u uw online vergadering moeten houden?
De beste omgeving voor een online vergadering is een rustige kamer met ruimte voor uw apparatuur en een lege muur als achtergrond. Moedig deelnemers aan om een rustige locatie te zoeken en hun microfoon te dempen als ze niet aan het woord zijn. Houd er rekening mee dat deelnemers aan de vergadering kunnen deelnemen vanuit:
-
- Een extern werkstation of vanuit thuis
- Een bedrijfslocatie in een andere tijdzone
- Een hotel, luchthaven of locatie in het buitenland
Hoe houdt u een succesvolle online vergadering?
Zet een duidelijke agenda op voor uw online vergadering. Bepaal de doelstellingen van de vergadering en deel de sessie vervolgens op in segmenten. Bedenk hoe u de informatie overzichtelijk kunt overbrengen en bereid uw bronmateriaal voor.
-
Deze tips voor online vergaderen of presenteren helpen u een geweldige presentatie neerzetten:
- Gebruik beschrijvende woorden, zeker als u geen afbeeldingen gebruikt
- Deel essentiële informatie, rapporten en belangrijke statistieken op het scherm
- Gebruik een diavoorstelling om punten te benadrukken, maar lees dia’s niet letterlijk voor
- Communiceer gericht en houd een redelijk tempo aan
- Vermijd afleidingen of onderbrekingen die een soepel verloop van de vergadering belemmeren
Moedig deelnemers aan om aan het eind van de vergadering via een ‘open podium’-discussie of meer gestructureerde vraag- en antwoordsessie te participeren.
Stuur na afloop van de online vergadering altijd een opvolgmail naar alle deelnemers. Vat de sessie samen in de belangrijkste punten, conclusies en beslissingen. Stuur waar mogelijk een opname of transcriptie van de vergadering.
Nu u de voordelen van online vergaderen snapt, bent u klaar voor het plannen, organiseren en uitvoeren van succesvolle en aansprekende conference calls.
Krijg antwoorden op al uw vragen over webinars
Met GoToMeeting kunt u presentaties geven, productdemonstraties houden, brainstormen met collega’s en overal vandaan en op elk moment veilig online vertrouwelijke informatie delen. U kunt een-op-een vergaderingen houden of met meerdere personen tegelijk vergaderen.
Presentaties: geef een diavoorstelling aan uw online publiek en bespaar reiskosten.
Demonstraties: laat zien hoe uw product werkt door potentiële klanten uit te nodigen om een demo in real time te bekijken, of ze zich nu in dezelfde stad bevinden of duizenden kilometers verderop.
Samenwerking: ontmoet anderen online om documenten te delen, bespreken en bewerken. Geef de aanwezigen controle, zodat zij de presentatie kunnen overnemen.
Nee, vanaf elke computer – zelfs een mobiel apparaat – kunt u online vergaderen, als u maar internettoegang heeft. Meld u aan bij www.gotomeeting.com met het e-mailadres en wachtwoord van uw account.
Een geplande vergadering houden: uw geplande vergaderingen staan bij My meetings – klik gewoon op de knop Start meeting naast de vergadering die u wilt houden.
Een spontane vergadering houden: klik op de knop Host a meeting en kies Meet now. De vergadering start meteen. Mensen uitnodigen voor uw online vergadering, doet u via de knop 'Invite others' in het configuratiescherm. Dit opent een venster met instructies voor deelname. Deze kunt u via e-mail of chat versturen, of telefonisch doorspreken met uw deelnemers.
Een vergadering plannen: klik op de knop Host a Meeting en vervolgens op Schedule Meeting. Vul informatie in over de meeting en klik op de knop Schedule. Dit opent automatisch een uitnodiging voor de vergadering in uw e-mail.
Er zijn verschillende, snelle manieren om een geïmproviseerde vergadering te starten:
- Dubbelklik het icoontje van GoToMeeting in de taakbalk.
- Klik op de knop Meet now die in Microsoft Outlook en diverse chattoepassingen is geïntegreerd.
- Geplande vergaderingen start u met één klik vanaf de pagina My Meetings, nadat u zich bij de website van GoToMeeting heeft aangemeld.
Op een Mac
Klik op het icoontje van GoToMeeting in het Dock en klik dan op de knop 'Meet Now'.
Uw vergadering begint en het GoToMeeting controlepaneel voor de organisator verschijnt aan de rechterkant van uw scherm.
Op een pc
Voor het vooraf plannen van een online vergadering, klikt u met de rechtermuisknop op het GoToMeeting-icoontje. Deze vindt u op de taakbalk rechtsonder in uw scherm. Selecteer de optie Schedule a Meeting en meld u aan door uw accountgegevens in te voeren en te klikken op de knop Log in. In het dialoogvenster Schedule Meeting voert u informatie in over de vergadering en klik op de knop Schedule.
U krijgt de melding dat uw vergadering is gepland. Als u Microsoft Outlook gebruikt, wordt een herinnering voor de vergadering gegenereerd en kunt u deelnemers uitnodigen via een Outlook Agenda-afspraak.
Op een Mac
Als u vooraf een vergadering wilt plannen, klikt u op het GoToMeeting-pictogram in het Dock, selecteert u de optie Schedule Meeting en meldt u zich aan door uw accountgegevens in te voeren en te klikken op de knop Log In. Voer in het dialoogvenster Schedule Meeting informatie over de vergadering in en klik op de knop Schedule. U krijgt de melding dat uw vergadering is gepland.
Op een pc
Als u een terugkomende vergadering wilt plannen, klik dan met de rechtermuisknop op het icoontje van GoToMeeting op de taakbalk rechtsonder in uw scherm. Selecteer de optie Schedule a Meeting en meld u aan door uw accountgegevens in te voeren en te klikken op de knop Log In. Klik in het dialoogvenster Schedule Meeting op het selectievakje naast Recurring meeting (Terugkomende vergadering). Dit schakelt de instellingen voor plannen uit. Daardoor blijft de vergadering open en beschikbaar in My Meetings (Mijn vergaderingen pagina) totdat u deze verwijdert. Klik op de knop Schedule.
U krijgt een melding dat uw vergadering is gepland. Als u Microsoft Outlook gebruikt, wordt een herinnering voor de vergadering gegenereerd en kunt u deelnemers uitnodigen via een Outlook Agenda-afspraak.
Op een Mac
Als u een terugkomende vergadering wilt plannen, klik dan op het icoon van GoToMeeting in het Dock. Selecteer de optie Schedule Meetingen meld u aan door uw accountgegevens in te voeren en te klikken op de knop Log In. Klik in het dialoogvenster Schedule Meeting op het selectievakje naast Recurring meeting (Terugkomende vergadering). Dit schakelt de instellingen voor plannen uit. De vergadering blijft open en beschikbaar in My Meetings (Mijn vergaderingen pagina), totdat u deze verwijdert. Klik op de knop Schedule. U krijgt een melding dat uw vergadering is gepland.
Op een pc
Als u een eerder geplande vergadering wilt starten, klik dan met de rechtermuisknop op het icoontje van GoToMeeting op de taakbalk. Selecteer de optie My Meetings en meld u aan door uw accountgegevens in te voeren en te klikken op de knop Log In. Selecteer in het dialoogvenster My Scheduled Meetings de gewenste vergadering en klik op Start.
Op een Mac
Als u een eerder geplande vergadering wilt starten, klik dan op het GoToMeeting-pictogram in het Dock. Selecteer de optie My Meetings en meld u aan door uw accountgegevens in te voeren en te klikken op de knop Log In. Selecteer de vergadering die u wilt starten, in het dialoogvenster My Meetings – GoToMeeting en klik op Start.
Op een pc
Een presentator kan een losse toepassing delen, door met de rechtermuisknop op het icoontje voor scherm delen te klikken. Deze staat in het snelmenu van het configuratiescherm. Vervolgens selecteert hij of zij de toepassing in de getoonde lijst.
Op een Mac
Aangezien het delen van specifieke schermen nog niet mogelijk is voor Mac-gebruikers, raden wij aan applicaties die u niet wilt delen te sluiten voordat u schermdeling start.
Schermdeling moet worden ingeschakeld nadat een vergadering is gestart. GoToMeeting start met uitgeschakelde schermdeling, om te voorkomen dat vroege deelnemers uw voorbereidingen zien.
Om uw scherm te delen, klik Show My Screen in het configuratiescherm voor de organisator.
Kunnen deelnemers uw scherm nog steeds niet zien? Neem dan contact op met Global Customer Support.
Meld u aan voor een gratis proefperiode van GoToMeeting Pro
Onbeperkt scherm delen is inbegrepen bij alle GoToMeeting-abonnementen, inclusief GoToMeeting Free.
Geen creditcard nodig.