Een moderne oplossing voor zakelijke telefonie biedt een verbinding van hoge kwaliteit tussen je medewerkers en klanten, zonder de overhead van onhandige traditionele telefoonsystemen. Een oplossing in de cloud gebruikt het Voice over Internet Protocol (VoIP) en biedt een onbeperkt aantal extensies, ook wel doorkiesnummers genoemd. Hiermee kunnen bellers makkelijk en snel de juiste mensen bereiken.
Bij veel bedrijfseigenaren is het waarschijnlijk nog nooit opgekomen om te vragen hoe je een extensie toevoegt. Anderen denken dat een extensie slechts gekoppeld is aan een specifieke werkplek of persoon, en zijn zich niet bewust van de nuttige toepassingen van extensies.
We beginnen bij het begin
Voordat we ons richten op hoe een extensie samenhangt met een telefoonnummer, gaan we kijken naar wat extensies toevoegen aan de gebruikerservaring.
Flexibiliteit – Bellers kunnen je medewerkers bereiken door op naam of op nummer te bellen. Vooraf opgenomen berichten kunnen worden aangepast aan zowel de beller als de extensie.
Schaalbaarheid – Wanneer je een onbeperkt aantal extensies hebt, kun je doen wat je wilt! Verzamel gedetailleerde gegevens over je marketingcampagne door unieke extensies toe te wijzen aan doelgroepen, zodat je de ROI makkelijker kunt analyseren. Of voeg extensies toe die op basis van de behoeften van de beller leiden naar bepaalde groepen experts.
Gebruiksgemak – Dankzij de doorschakelplanner met slepen en neerzetten hoeven je beheerders geen programmeurs te zijn om volledige en verfijnde controle over elke extensie te hebben.
Wat is een extensie?
Op het gebied van extensies blijven sommige dingen onveranderd: het is nog steeds een korte code die door een beller wordt ingetoetst nadat deze is verbonden met de hoofdlijn. Daarom wordt het ook wel een doorkiesnummer genoemd. In de wereld van de traditionele telefonie vertegenwoordigt een extensie een fysieke bestemming, meestal binnen een kantoor. De extensie leidde bijvoorbeeld naar een specifieke kantoortelefoon, faxmachine of computer met een automatische assistent.
Met oplossingen in de cloud kunnen oproepen via extensies vanaf iedere locatie en ieder apparaat worden aangenomen. Je hoeft geen aanvullende bekabeling of betere apparatuur voor kantoor aan te schaffen voor een betere verbinding tussen je bellers en personeel.
Het verschil tussen virtuele nummers en extensies
Een extensie biedt bellers opties en flexibiliteit nadat ze het 10-cijferige telefoonnummer hebben gedraaid dat je als primair nummer hebt opgegeven. Met extensies komen bellers verder dan alleen het nummer dat in advertenties of op contactformulieren of bedrijfskaartjes staat.
Een virtueel nummer is een alternatief 10-cijferig nummer waarmee je bedrijf kan worden bereikt. Dit nummer is niet verbonden met een specifieke werkplek of locatie en kan worden gebruikt door iedere persoon of andere extensie, zowel met als zonder een automatische begroeting of interactief telefoonmenu. Virtuele nummers en extensies kunnen elkaar dus aanvullen, maar werken net anders en hebben een ander einddoel.
De verschillende soorten extensies
Deze extensies bieden je volledige combinatievrijheid. Je hoeft geen ingewikkeld contactcentrumplan te maken voor je begint.
Directe extensies – Het meest eenvoudige, klassieke doorkiesnummer dat de beller alleen doorverwijst naar een specifieke gebruiker van het systeem. De bestemming van de extensie kan worden ingesteld op de primaire of secundaire lijn.
Wachtrijen – Deze extensies plaatsen de beller in een wachtrij totdat het telefoontje wordt opgepakt door een medewerker op basis van de regels die je zelf hebt ingesteld en afhankelijk van welke medewerkers op dat moment verbonden en beschikbaar zijn.
Belgroepen – Een extensie voor een belgroep laat de telefoons (extensies of externe telefoonnummers) van meerdere gebruikers tegelijkertijd overgaan, zonder dat de beller in een wachtrij wordt geplaatst.
Virtuele fax – Via deze extensie kan de gebruiker een document via fax sturen. De digitale versie van dit document wordt als e-mailbijlage naar een door jou ingestelde inbox gestuurd.
Gedeelde voicemail – De beller wordt direct gevraagd een bericht achter te laten. Dit bericht kan vervolgens direct worden opgepakt door een groep van meerdere gebruikers. Deze functie kan worden gecombineerd met de persoonlijke voicemail van een gebruiker die is verbonden aan diens gebruikelijke extensie.
Vergaderbruggen – Onmiddellijke audiovergadering met tot wel 20 gebruikers. Er kunnen toegangscodes voor hosts of deelnemers worden ingesteld om de toegang via de vergaderbrug te beveiligen.
Doorschakelplanners – Extensies in een doorschakelplanner bieden de meeste controle en configuratiemogelijkheden. Met een planner met slepen en neerzetten kun je aangepaste oproepbestemmingen maken die zijn gebaseerd op nummerherkenning van de beller, beschikbaarheid van gebruikers, informatie die is gegeven aan de virtuele assistent en meer.
Een extensie voor een nieuwe gebruiker toevoegen
Als iemand nieuw is bij je bedrijf en een extensie nodig heeft, kun je deze eenvoudige stappen volgen:
- Meld je aan bij het beheerportaal.
- Selecteer Add Extension (Extensie toevoegen) in het overzicht van de extensies.
- Kies het soort extensie dat je nodig hebt. De meeste nieuwe gebruikers hebben behoefte aan een directe extensie. Hierbij wordt automatisch een voicemail-inbox voor de gebruiker gemaakt.
- Vul het formulier helemaal in en sla het op.
- Geef de extensie door aan de gebruiker en moedig deze aan om diens welkomstbericht en voicemailinstellingen aan te passen.
De blijvende voordelen van extensies
- Elke soort extensie kan worden gemaakt, bewerkt of verwijderd zodra jouw behoeften veranderen.
- Bellers kunnen assistenten en welkomstberichten omzeilen zodra ze weten welke extensies ze nodig hebben.
- Simpelere navigatie en toegang tot je personeel zorgt voor een betere klantervaring.
- Wanneer je steeds makkelijker met de oplossing kunt omgaan, bieden doorschakelplanners je de kans om je telefoonsysteem nog verder te stroomlijnen.
Lees meer over hoe je bedrijf kan profiteren van een onbeperkt aantal extensies.