La tua guida alle riunioni online di successo
Tutte le risposte alle domande sull'organizzazione di riunioni online produttive e di successo.
Guida alle riunioni online
Finalmente la tua organizzazione ha investito in uno strumento per riunioni online. Sei impaziente di tenerne una ma, prima di iniziare, ci sono alcuni fattori importanti da considerare. La nostra guida passo passo risponde a tutte le domande sull'organizzazione di riunioni online produttive e di successo. Ti mostreremo:
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- Che tipo di riunione online è più adatto alle esigenze del tuo gruppo
- Chi dovrebbe condurre il meeting e chi prendervi parte
- Quando programmare un meeting per la più ampia partecipazione
- Dove tenere il meeting
- Come fare una riunione online di successo
Prima di addentrarci in queste domande, rispondiamo alla più importante di tutte: perché?
Perché scegliere di tenere una riunione online?
Se la dirigenza non è convinta della solidità di questo investimento, illustrale i numerosi vantaggi delle videoconferenze. Le riunioni online:
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- Facilita la partecipazione a distanza, limitando le spese di viaggio e il tempo necessario ad arrivare in ufficio.
- Metti a disposizione la registrazione di tutto il meeting per favorire la comprensione uniforme del messaggio da parte di tutti i partecipanti.
- Agevola la condivisione delle informazioni con un intero team o reparto in tutta semplicità, evitando ripetizioni inutili e altri incontri per rifare il punto.
- Comunica in modo rapido, affidabile e on demand con clienti e partner in tutto il mondo.
Che tipo di riunione online è più adatto alle tue esigenze?
Decidi il tipo di riunione online che meglio si adegua al tuo ordine del giorno:
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Meeting solo audio
I meeting solo audio sono l'ideale per brevi sessioni con cui tenersi in contatto e per cui non è necessario usare il Wi-Fi o il video né condividere lo schermo. Puoi usare questi meeting per focalizzarti su alcuni punti, condividere una notizia aziendale importante o comunicare ai membri del team una modifica al protocollo. Segnati i nomi dei partecipanti per avere un riferimento futuro o in fase di follow-up.
Videoconferenze
Organizzare una riunione online facendo uso del video può essere una strategia efficace per comunicare con piccoli gruppi in luoghi diversi, oppure in occasione di un incontro virtuale con un cliente. Le videoconferenze generano relazioni più forti e fiducia tra i partecipanti e rendono la comunicazione più efficace limitando possibili fraintendimenti di tono o intenzione.
Chi dovrebbe condurre la riunione online?
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Trovare la persona giusta per condurre un meeting non è sempre facile. Non è detto che il leader ideale sia sempre la persona più anziana del gruppo. Orienta la tua scelta su qualcuno che sappia condurre un meeting con efficacia: una persona organizzata, che parla in pubblico con naturalezza e sappia tenere le redini della riunione.
Un altro segreto per un meeting senza intoppi è la delega delle responsabilità. Invita il moderatore a delegare certe attività, come elencare per iscritto i punti salienti del meeting qualora ci fossero problemi con la registrazione e gestire la sessione di domande e risposte.
Quando è preferibile organizzare una riunione online?
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Organizzare le riunioni all'orario migliore è fondamentale per assicurare una partecipazione numerosa. Molti usano i lunedì per rimettersi in pari, mentre di venerdì tanti vanno a casa prima o stanno già pensando ai programmi per il fine settimana. Se possibile, pianifica i meeting a metà settimana, a un orario tra le 10:00 e le 14:00. Ricordati di tenere conto dei partecipanti che si trovano in fusi orari diversi.
Il consiglio più utile su come stimolare la partecipazione a un meeting è comunicarlo con largo anticipo e inviare promemoria. Spiega con chiarezza la finalità del meeting e indica altrettanto chiaramente a che ora inizia e finisce.
Dove andrebbe tenuta la riunione online?
L'ambiente più consono è una stanza tranquilla, con lo spazio per la tua attrezzatura e una parete bianca come sfondo. Invita i partecipanti a trovare uno spazio altrettanto tranquillo e disattiva i loro microfoni a meno che non stiano parlando. Tieni presente che i partecipanti potrebbero collegarsi da:
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- Una postazione di lavoro remota o da casa
- Una sede aziendale in un fuso orario diverso
- Un hotel, un aeroporto o una località all'estero
Come fare una riunione online di successo?
Stila un ordine del giorno per strutturare il meeting online. Individua gli obiettivi del meeting, quindi suddividilo in più segmenti. Decidi come trasmettere le informazioni in modo organizzato e prepara i materiali per la tua riunione online in anticipo.
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Ecco alcune semplici regole per presentazioni impeccabili durante le riunioni online:
- Usa termini descrittivi, in particolare in assenza di immagini
- Condividi lo schermo per mostrare informazioni importanti, report e metriche fondamentali
- Usa le slide per sottolineare i concetti, ma non leggere il testo che contengono
- Adotta uno stile conciso e spedito
- Evita distrazioni o interruzioni che potrebbero rendere il meeting poco scorrevole
Al termine del meeting, stimola la partecipazione con un dibattito a microfono aperto o una sessione di domande e risposte più strutturata.
Dopo aver concluso la riunione online, manda sempre un'e-mail di riepilogo a tutti i partecipanti, riassumendo i punti salienti della sessione ed eventuali conclusioni o decisioni che ne sono derivate. Se possibile, invia la registrazione o la trascrizione della chiamata.
Ora che hai compreso i vantaggi delle riunioni online, è arrivato il momento di pianificare, organizzare e condurre una sessione di videoconferenza coinvolgente e di successo.
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Con GoToMeeting puoi tenere presentazioni, effettuare dimostrazioni di prodotti, fare brainstorming con i colleghi e condividere informazioni riservate online in tutta sicurezza, dovunque ti trovi e in qualunque momento. Puoi organizzare riunioni online individuali oppure partecipare a meeting con più persone alla volta.
Presentazioni: prepara delle slide da mostrare al tuo pubblico online e risparmia sulle spese di viaggio.
Dimostrazioni: spiega a potenziali clienti come funziona il tuo prodotto invitandoli a una demo in tempo reale, a prescindere dalla loro ubicazione.
Collaborazione: incontra i tuoi colleghi online per condividere, discutere e modificare qualsiasi documento. Consenti ad altri partecipanti di controllare la presentazione.
No, puoi tenere un meeting da qualsiasi computer o persino da un dispositivo mobile. È sufficiente avere accesso a Internet. Ti basterà accedere a www.gotomeeting.com con l'e-mail e la password del tuo account.
Conduci una riunione pianificata: trovi i tuoi meeting pianificati sotto Le mie riunioni. Devi solo fare clic sul pulsante Avvia riunione accanto al meeting che desideri avviare.
Conduci una riunione non pianificata: fai clic sul pulsante Ospita una riunione, quindi sul pulsante Inizia riunione. Il meeting inizierà immediatamente. Per aggiungere invitati a un meeting, fai clic sul pulsante Invita altri nel pannello di controllo. Comparirà una finestra con le istruzioni per partecipare, che potrai comunicare agli invitati via e-mail, messaggistica istantanea o per telefono.
Per pianificare un meeting: fai clic sul pulsante Ospita una riunione, quindi sul pulsante Pianifica riunione. inserisci le informazioni sulla riunione e fai clic sul pulsante Pianifica. Partirà in automatico un'e-mail con l'invito al meeting.
Ci sono molti modi per avviare un meeting improvvisato:
- Fai doppio clic sull'icona di GoToMeeting nella barra degli strumenti.
- Fai clic sul pulsante Inizia riunione integrato in Microsoft Outlook e nelle varie applicazioni di messaggistica istantanea.
- Per avviare una riunione pianificata, effettua l'accesso al sito GoToMeeting, dopodiché ti basterà un clic dalla pagina web Le mie riunioni.
Su un Mac
Fai clic sull'icona di GoToMeeting nel dock, quindi fai clic sul pulsante Inizia riunione.
Il meeting inizierà e sul lato destro del desktop comparirà il pannello di controllo GoToMeeting dell'organizzatore.
Sul PC
Per pianificare un meeting in anticipo, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di GoToMeeting nella barra degli strumenti nell'angolo in basso a destra dello schermo, seleziona Pianifica una riunione e accedi inserendo i dati del tuo account e poi facendo clic sul pulsante Accedi. Dopodiché, nella finestra di dialogo Pianifica riunione, inserisci le relative informazioni e fai clic sul pulsante Pianifica.
Riceverai una conferma di avvenuta pianificazione del meeting. Se usi Microsoft Outlook, il software creerà un promemoria del meeting e ti darà la possibilità di aggiungere invitati tramite un appuntamento nel Calendario di Outlook.
Su un Mac
Per pianificare un meeting in anticipo, fai clic sull'icona di GoToMeeting nel dock, seleziona Pianifica riunione e accedi inserendo i dati del tuo account e poi facendo clic sul pulsante Accedi. Dopodiché, nella finestra di dialogo Pianifica riunione, inserisci le relative informazioni e fai clic sul pulsante Pianifica. Riceverai una conferma di avvenuta pianificazione del meeting.
Sul PC
Per impostare un meeting ricorrente, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di GoToMeeting nella barra degli strumenti nell'angolo in basso a destra dello schermo, seleziona Pianifica una riunione e accedi inserendo i dati del tuo account e poi facendo clic sul pulsante Accedi. Dopodiché, nella finestra di dialogo Pianifica riunione, fai clic per mettere la spunta accanto a Riunione ricorrente. Così facendo, disattiverai le impostazioni per la pianificazione e il meeting resterà aperto e disponibile nella pagina Le mie riunioni fin quando non lo eliminerai. Fai clic sul pulsante Pianifica.
Riceverai una conferma di avvenuta pianificazione del meeting. Se usi Microsoft Outlook, il software creerà un promemoria del meeting e ti darà la possibilità di aggiungere invitati tramite un appuntamento nel Calendario di Outlook.
Su un Mac
Per pianificare un meeting ricorrente, fai clic sull'icona di GoToMeeting nel dock, seleziona Pianifica riunione e accedi inserendo i dati del tuo account e poi facendo clic sul pulsante Accedi. Dopodiché, nella finestra di dialogo Pianifica riunione, fai clic per mettere la spunta accanto a Riunione ricorrente. Così facendo, disattiverai le impostazioni per la pianificazione e il meeting resterà aperto e disponibile nella pagina Le mie riunioni fin quando non lo eliminerai. Fai clic sul pulsante Pianifica. Riceverai una conferma di avvenuta pianificazione del meeting.
Sul PC
Per avviare un meeting pianificato in precedenza, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di GoToMeeting nella barra degli strumenti, seleziona Le mie riunioni e accedi inserendo i dati del tuo account e poi facendo clic sul pulsante Accedi. Dopodiché, nella finestra di dialogo Riunioni pianificate, seleziona il meeting che desideri avviare e fai clic su Avvia.
Su un Mac
Per avviare un meeting pianificato in precedenza, fai clic sull'icona di GoToMeeting nel dock, quindi fai clic sul pulsante Le mie riunioni e infine accedi inserendo i dati del tuo account e poi facendo clic sul pulsante Accedi. Dopodiché, nella finestra di dialogo di GoToMeeting Le mie riunioni, seleziona il meeting che desideri avviare e fai clic su Avvia.
Sul PC
I relatori possono condividere una sola applicazione facendo clic con il tasto destro del mouse sull'icona di condivisione dello schermo nella scheda selezione Pannello di controllo, quindi selezionare una sola applicazione dall'elenco.
Su un Mac
Poiché su Mac non è ancora disponibile la condivisione dello schermo per un'applicazione specifica, ti consigliamo di chiudere tutte le applicazioni che non desideri condividere prima di avviare la condivisione dello schermo.
La condivisione dello schermo va attivata dopo aver avviato un meeting. Al lancio di GoToMeeting l'opzione è disattivata per evitare che chi arriva in anticipo visualizzi il tuo schermo ancora in fase di preparazione.
Per attivare la condivisione dello schermo, fai clic su Mostra schermo nel pannello di controllo dell'organizzatore.
Se i partecipanti non riescono ancora a visualizzare il tuo schermo, contatta il Supporto clienti globale.
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