La réussite d’une entreprise passe par une communication efficace. Cela permet de s’assurer que les employés sont en phase avec les valeurs fondamentales de l’entreprise, d’éliminer les cloisonnements susceptibles d’entraîner des divisions organisationnelles et de réduire le nombre et la gravité des erreurs.
Ces dernières années, l’essor du télétravail et du travail hybride a entraîné des problèmes de communication pour de nombreuses entreprises. Les ponts de conférences téléphoniques permettent de surmonter au mieux ces difficultés en facilitant la connexion et la communication entre les agents et les parties prenantes.
Les ponts de conférences téléphoniques : explication et fonctionnement
Un pont de conférence téléphonique facilite la communication au sein d’une organisation par la mise en place d’un numéro de téléphone unique auquel plusieurs personnes peuvent se connecter à distance.
Il s’agit en quelque sorte d’une salle de conférence virtuelle qui permet aux participants de rejoindre un appel unique, n’importe où dans le monde. Il n’est pas nécessaire de disposer d’une ligne fixe ou d’un téléphone : l’appel est transmis via la technologie de téléphonie par IP (VoIP).
Les organisateurs ou les participants peuvent inviter d’autres personnes à rejoindre l’appel à partir d’un lien ou d’un numéro dédié. Ils peuvent également transformer n’importe quel appel téléphonique ou vidéo en réunion de groupe, ou composer un numéro pour rejoindre une conférence.
Pourquoi parle-t-on de « pont » pour une conférence téléphonique ?
Si le logiciel utilisé pour connecter les interlocuteurs est appelé « pont » de conférence téléphonique, c’est parce qu’il relie des individus se trouvant dans différents lieux, ce qui est impossible dans le cadre d’un appel classique. À bien des égards, cette technologie est comparable à un pont bien réel qui relierait les individus.
Les avantages d’un pont de conférence audio et vidéo
L’utilisation d’un pont de conférence audio et vidéo revêt de nombreux avantages. En voici quelques-uns des plus importants :
- Vous n’avez pas à choisir entre l’audio et la vidéo : vous pouvez profiter des deux !
Nous avons tous nos modes de communication préférés. Les participants peuvent choisir de communiquer via l’audio ou la vidéo dans une même application.
- Les participants peuvent rejoindre l’événement de n’importe où, sur tout type d’appareil
Qu’ils soient chez eux ou en déplacement, les participants peuvent rejoindre la communication de n’importe où, sur tout type d’appareil. Cela favorise la productivité et permet de collaborer instantanément depuis n’importe quel endroit au lieu d’avoir à planifier un rendez-vous en personne.
- Vous pouvez partager et enregistrer votre écran
Le partage d’écran permet à chaque participant de voir clairement ce qui se passe. Cela facilite la compréhension des idées et la formulation de commentaires.
Vous avez également la possibilité d’enregistrer les appels et de les envoyer aux participants au terme de la réunion. Cela permet de se souvenir de ce qui a été dit et convenu au cours de la réunion, et de s’assurer que tout le monde comprend bien les attentes.
- Les organisateurs peuvent réserver une salle de réunion à l’avance
Une fois que vous avez choisi la date d’une réunion, vous pouvez la programmer à l’avance et envoyer une notification aux participants. Ainsi, elle apparaîtra dans leur agenda. L’organisateur dispose d’un contrôle total sur la réunion Vous contrôlez totalement les accès à la réunion. Vous pouvez également ajouter des appelants, mettre des participants en sourdine, exclure des personnes de l’appel, effectuer des transferts assistés et fusionner des appels en toute simplicité.
Comment mettre en place un pont de conférence téléphonique
Pour mettre en place un pont de conférence téléphonique, vous devez disposer des d’administrateur ou d’administrateur de facturation.
Suivez ensuite les étapes suivantes :
- Connectez-vous au portail d’administration classique unifié
- Choisissez « ponts de conférence » dans le menu de navigation de gauche, puis sélectionnez « ajouter un pont de conférence .
- Le prochain numéro disponible remplit automatiquement la case Poste. Modifiez ce numéro si nécessaire.
- Saisissez le nom du pont de conférence.
- Cochez la case du portail d’administration classique, puis sélectionnez le nouveau pont de conférence afin de configurer ses paramètres.
Vous pouvez également ajouter des postes pour faciliter la gestion des appels. Il existe de nombreux types de postes, comme les postes directs qui permettent d’appeler directement un utilisateur sur une ligne principale ou secondaire, ou encore les ponts de conférence, qui redirigent les appelants vers une salle de conférence virtuelle pouvant accueillir jusqu’à 20 participants.