Une solution de téléphonie moderne et professionnelle doit offrir une connectivité de haute qualité et relier vos collaborateurs et vos clients sans les inconvénients ou les frais généraux des systèmes téléphoniques traditionnels. Les solutions basées sur le cloud utilisent la téléphonie par IP (VoIP) et fournissent un nombre illimité de postes téléphoniques, ce qui permet aux appelants de joindre les bons interlocuteurs rapidement et en toute fluidité.
Nombreux sont les chefs d’entreprise qui ignorent comment ajouter un poste à un numéro de téléphone. D’ailleurs, ils ne se sont peut-être tout simplement jamais posé la question jusqu’à présent. D’autres pensent que les postes se limitent à la redirection des communications vers un bureau ou une personne spécifique, et ignorent qu’ils permettent d’aller plus loin.
Commençons par les bases
Avant d’aborder le fonctionnement des postes téléphoniques, découvrons comment ils peuvent renforcer l’expérience utilisateur.
Flexibilité – Les appelants peuvent facilement joindre vos collaborateurs grâce à la composition par nom ou par numéro. Les messages enregistrés peuvent être personnalisés en fonction de l’appelant et du poste.
Évolutivité – Optez pour un nombre de postes illimité et laissez libre cours à votre imagination ! Obtenez des informations précises sur les résultats des campagnes marketing en attribuant des postes spécifiques aux groupes ciblés. Ainsi, vous pourrez analyser votre ROI en toute simplicité. Vous pouvez également ajouter des postes qui permettent de joindre des groupes d’experts en fonction des besoins de l’appelant.
Convivialité – Grâce à un éditeur de type « glisser-déposer », vos administrateurs n’ont pas besoin de savoir coder pour disposer d’un contrôle complet et sophistiqué sur chaque poste.
Qu’est-ce qu’un poste téléphonique ?
En matière de poste téléphonique, certaines choses demeurent inchangées : nous parlons bien d’un court numéro que l’appelant saisit une fois connecté à votre ligne principale. Dans le vocable traditionnel des lignes terrestres, le poste téléphonique représentait un lieu bien réel, généralement un bureau. Il pouvait s’agir d’un téléphone de bureau, d’un télécopieur ou d’un ordinateur proposant un message d’accueil automatisé.
Grâce aux solutions dans le cloud, il est possible de répondre aux appels de n’importe où et sur tout type d’appareil. Nul besoin d’installer des câbles supplémentaires ou de mettre à niveau l’équipement sur site pour créer des passerelles sophistiquées entre vos appelants et vos collaborateurs.
La différence entre les numéros virtuels et les postes
Grâce aux postes, vos appelants peuvent faire leur choix en toute flexibilité après avoir composé le numéro de téléphone à 10 chiffres de votre point de contact principal. Les postes vous permettent d’orienter les appelants ayant composé le numéro visible sur une campagne publicitaire, un formulaire de contact ou une carte de visite.
Un numéro virtuel est une alternative à 10 chiffres créée pour joindre votre entreprise. Il n’est associé à aucun bureau ou emplacement spécifique et peut être transféré à n’importe quelle personne ou poste, avec ou sans message d’accueil ou réponse vocale interactive. Si les numéros virtuels et les postes sont donc complémentaires, leur fonctionnement et leurs finalités varient.
Comprendre les différents types de postes
Ces postes vous confèrent une flexibilité totale : il n’est pas nécessaire de cartographier le centre de contact avant de vous lancer.
Postes directs – Le type de poste le plus basique et le plus ancien redirige simplement l’appelant vers un utilisateur donné. Le poste peut être configuré pour faire sonner sa ligne principale ou secondaire.
Files d’appels – Ce poste met l’appelant en attente. Il sera ensuite pris en charge par un pool d’agents en fonction des règles que vous avez spécifiées et des agents connectés et disponibles à un moment donné.
Groupes d’appels– Un poste de groupe d’appels déclenche les téléphones (postes ou numéros de téléphone externes) de plusieurs utilisateurs à la fois, sans attente dans une file d’appels.
Télécopieur virtuel – Ce poste invite l’appelant à envoyer un document par fax. L’image produite est envoyée en tant que pièce jointe vers la boîte de réception que vous avez spécifiée.
Messagerie vocale partagée – L’appelant est immédiatement invité à laisser un message, qui peut être pris en charge par un pool de plusieurs utilisateurs. Cette fonctionnalité peut être combinée avec la messagerie vocale personnelle d’un utilisateur rattachée à son poste habituel.
Ponts de conférence – Téléconférence audio instantanée entre 20 utilisateurs maximum. Il est possible de créer des codes secrets d’organisateurs et/ou de participants pour assurer un contrôle d’accès sécurisé via le pont de conférence.
Plans de numérotation – Un poste de plan de numérotation confère les plus hauts niveaux de personnalisation et de contrôle. Grâce à un éditeur de type « glisser-déposer », vous pouvez créer des destinations d’appel personnalisées en fonction du CID entrant, de la disponibilité de l’utilisateur, d’autres données de saisie fournies à un standardiste virtuel, etc.
Comment ajouter un poste pour un nouvel utilisateur
Si un collaborateur ayant récemment rejoint votre organisation a besoin d’un poste, suivez tout simplement les étapes suivantes.
- Connectez-vous au portail d’administration classique.
- Dans l’aperçu des postes, sélectionnez « Ajouter un poste ».
- Choisissez le type de poste dont vous avez besoin. On commence généralement par un poste direct, qui crée automatiquement une boîte vocale pour le nouvel utilisateur.
- Remplissez le formulaire et enregistrez-le.
- Attribuez le poste à l’utilisateur et invitez-le à personnaliser son message d’accueil et les paramètres de sa messagerie vocale !
Les avantages permanents des postes
- Chaque type de poste peut être créé, modifié ou supprimé immédiatement en fonction de l’évolution de vos besoins.
- Les appelants peuvent contourner les standardistes et les messages d’accueil une fois qu’ils connaissent les postes auxquels ils souhaitent se connecter.
- Meilleure navigation, accès simplifié à vos collaborateurs : autant d’éléments qui améliorent votre expérience client.
- Lorsque vous vous serez familiarisés avec la solution, vous pourrez peaufiner davantage votre système téléphonique grâce aux éditeurs de plan de numérotation.
Découvrez comment les postes téléphoniques illimités peuvent aider votre organisation.