Una solución de telefonía empresarial moderna ofrece conectividad de alta calidad entre sus profesionales y sus clientes sin los inconvenientes y gastos generales de los sistemas de telefonía tradicionales. Una solución basada en la nube utiliza voz sobre protocolo de Internet (VoIP) y puede ofrecer un número ilimitado de extensiones telefónicas, lo que ayuda a las personas que llaman a ponerse en contacto con los recursos adecuados rápidamente y con las mínimas molestias.
Puede que a muchos empresarios no se les haya ocurrido nunca preguntarse cómo añadir una extensión a un número de teléfono hasta ahora. Puede que otros solo piensen en una extensión como algo que conecta con un escritorio o a una persona concretos y desconozcan ejemplos de extensiones telefónicas más potentes.
Empecemos por lo básico
Antes de abordar cómo funcionan las extensiones en los números de teléfono, veamos qué aportan las extensiones telefónicas a la experiencia del usuario.
Flexibilidad: las personas que llaman pueden ponerse en contacto con sus profesionales marcando un nombre o un número. Los mensajes grabados pueden personalizarse en función de la persona que llama y de la extensión.
Escalabilidad: cuando se dispone de extensiones ilimitadas, ¡se puede dar rienda suelta a la imaginación! Obtenga información detallada sobre los resultados de las campañas de marketing asignando extensiones únicas a los grupos objetivo, lo que facilita el análisis de ROI. O añada extensiones que lleguen a grupos de expertos en la materia en función de las necesidades de la persona que llama.
Facilidad de uso: con un editor con función de arrastrar y soltar, sus administradores no necesitan ser programadores para tener un control completo y sofisticado de cada extensión.
¿Qué es una extensión telefónica?
Algunas cosas no han cambiado en cuanto al significado de extensión telefónica: sigue siendo un código corto que introduce la persona que llama después de conectar con su número principal. En el mundo tradicional de las líneas fijas, una extensión telefónica representaba un destino físico, normalmente en una oficina. Podía llevar a un teléfono de escritorio, un fax o un ordenador específicos que proporcionan un contestador automático.
Con las soluciones basadas en la nube, se puede responder a las extensiones telefónicas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. No es necesario instalar cableado adicional ni actualizar los equipos locales para añadir enlaces más sofisticados entre las personas que llaman y los profesionales.
Diferencia entre números virtuales y extensiones
Una extensión proporciona a las personas que llaman opciones y flexibilidad después de marcar el número de teléfono principal de 10 dígitos que ha proporcionado como punto de contacto principal. Las extensiones le permiten derivar a las personas que llaman después de ponerse en contacto con usted a través de un número que puede dominar una campaña publicitaria, un formulario de contacto o una tarjeta de visita.
Un número virtual es un número alternativo de 10 cifras creado para que se pongan en contacto con su empresa. No está asociado a un escritorio o ubicación específicos, y puede reenviarse a cualquier persona o extensión, con o sin un saludo del contestador automático o una opción IVR. Así pues, los números virtuales y las extensiones pueden apoyarse mutuamente, pero funcionan de formas ligeramente distintas y alcanzan objetivos diferentes.
Conocer los tipos de extensiones
Estas extensiones vienen con total libertad de combinación: no hay necesidad de crear un elaborado mapa del centro de contacto antes de empezar.
Extensiones directas: el tipo de extensión más básico y antiguo, simplemente lleva a la persona que llama a un usuario específico del sistema. La extensión puede asignarse para que suene su línea primaria o secundaria.
Colas de llamadas: esta extensión pone a la persona que llama en espera de ser atendida por un grupo de agentes en función de las reglas que especifique en segundo plano y de los agentes conectados y disponibles en el grupo en un momento dado.
Grupos de timbrado: una extensión de grupo de timbrado hace sonar los teléfonos (extensiones o números de teléfono externos) de muchos usuarios a la vez, sin necesidad de esperar en una cola de llamadas.
Fax virtual: esta extensión invita a la persona que llama a enviar un documento por fax. La imagen resultante se envía como archivo adjunto de correo electrónico a la bandeja de entrada que especifique.
Buzón de voz compartido: se invita inmediatamente a la persona que llama a dejar un mensaje, que puede ser recogido por un grupo de varios usuarios. Esta función puede combinarse con el buzón de voz personal de un usuario conectado a su extensión habitual.
Puentes de conferencias: conferencia de audio instantánea entre un máximo de 20 usuarios. Se pueden crear PIN de organizador y/o participante para proporcionar un control de acceso seguro a través del puente de conferencias.
Planes de marcación: una extensión de plan de marcación proporciona la mayor personalización y control. Con un editor con función de arrastrar y soltar, puede crear destinos de contacto personalizados basados en el identificador de llamada entrante, la disponibilidad del usuario, la información adicional facilitada a una operadora virtual, etc.
Cómo añadir una extensión para un nuevo usuario
Si alguien se ha incorporado recientemente a su organización y necesita una extensión, solo tiene que seguir estos sencillos pasos.
- Inicie sesión en el portal de administración clásico.
- En Resumen de extensiones, seleccione Añadir extensión.
- Elija el tipo de extensión que necesita. La mayoría de los nuevos usuarios empezarán con una extensión directa, que crea automáticamente un buzón de voz para el nuevo usuario.
- Rellene el formulario y guárdelo.
- Dé al usuario su extensión y anímele a personalizar su saludo y la configuración del buzón de voz.
Las ventajas en curso de las extensiones
- Cada tipo de extensión puede crearse, modificarse o eliminarse sobre la marcha según cambien sus necesidades.
- Las personas que llaman pueden saltarse los operadores y los saludos una vez que conocen las extensiones que les interesan.
- Una mejor navegación y un acceso más fácil a sus profesionales se traduce en una mejor experiencia del cliente.
- A medida que se sienta más cómodo con la solución, los editores de planes de marcación pueden dar a su sistema de telefonía un aspecto aún más perfeccionado.
Obtenga más información sobre cómo pueden ayudar a su organización las extensiones telefónicas ilimitadas.