Em uma empresa, chat, conversa por texto ou mensagem instantânea são uma forma simples e prática de disparar informações rápidas para colegas de trabalho. A maioria das pessoas usa esse recurso na vida pessoal. Em 2017, estima-se que foram enviados 28,2 trilhões de textos, mas essa forma de comunicação também está ganhando força em contextos empresariais. Hoje em dia:
- 80% das pessoas usam alguma forma de chat ou serviço de mensagem no trabalho.
- 95 a 98% das mensagens de texto são lidas imediatamente.
- Mais de 33% dos profissionais afirmam que não conseguem ficar mais de 10 minutos sem responder a uma mensagem.
O segredo para o chat empresarial é lembrar que conversar com alguém por chat é como simplesmente entrar no escritório dessa pessoa e começar uma conversa do nada. As regras válidas para o chat em uma empresa são muito diferentes das usadas para enviar um e-mail ou fazer uma ligação por telefone. Estas 11 dicas ajudarão você a usar o chat de trabalho com mais eficiência em um ambiente profissional.
1. Escreva com objetividade e não se alongue.
Você não pode escrever um testamento para a pessoa. O assunto da mensagem tem que ser simples. Se há várias questões a relatar ou diversas dúvidas para sanar, o chat não é o melhor caminho. Nesse caso, o ideal é levar o assunto para um e-mail ou uma ligação.
2. Comece com um cumprimento educado.
Antes de entrar no escritório de alguém, você bate na porta primeiro, não é? Esse mesmo princípio se aplica ao chat. Bata na porta primeiro (ou seja, cumprimente), como: "Oi, João, tem um minuto?" Se necessário, apresente-se: "Oi, Maria, sou o Frank, do marketing". E sempre pergunte se a pessoa tem um tempo naquele momento.
3. Respeite o status off-line ou fora do escritório.
Não use o chat como uma forma de burlar o aviso de que a pessoa não está disponível. Se alguém está indisponível, ou não está no horário de trabalho, não mande uma mensagem.
4. Faça uso do bom português.
O chat é conhecido pelas abreviações e falta de pontuação básica. Mas o chat empresarial é diferente. O objetivo é evitar confusão, por isso, você deve usar o português formal, sem abreviações e com a capitalização e a pontuação certas. Não "grite" com os colegas usando caixa alta. E esqueça os emojis.
5. Divida a mensagem.
Ninguém gosta de uma montanha de texto. Se o chat está muito longo, use quebras de linha. Nesse caso, o "Ctrl" + "Enter" (ou "Shift" + "Enter" em Macs) é seu amigo.
6. Fale do que é relevante para o trabalho.
Não fale nada para um colega de trabalho que você não gostaria que ele lesse em voz alta ou contasse ao seu chefe. Normalmente, os chats ficam salvos, então não divulgue informações confidenciais. Além disso, não é adequado usar o chat para mudar de última hora o horário de uma reunião ou dar notícias ruins. Se quiser mudar o horário de uma reunião, use chat e e-mail para deixar todos a par. Para dar notícias ruins, faça uma ligação ou encontre-se pessoalmente com a pessoa.
7. Responda prontamente.
Ficar 24 horas sem responder um e-mail não é um grande problema. Mas se for uma mensagem de chat, não leve mais do que 30 minutos. No universo do chat, até 30 minutos podem ser uma eternidade. Se você enviou a mensagem, dê à pessoa a chance de responder. E não mande mais mensagens além da que mandou inicialmente se você notar que a pessoa está digitando.
8. Comunique prazos.
Ao pedir ajuda a alguém em um projeto, informe seus prazos.
9. Deixe a piada para depois.
Ao contrário do que se acredita, o chat da empresa não é lugar para humor, mesmo que você conheça muito bem a pessoa. É muito comum interpretar mal uma mensagem mal escrita ou simplesmente levar a mensagem para o lado negativo. Por outro lado, se você está recebendo o que parece ser uma mensagem desrespeitosa, não julgue imediatamente. Não se ofenda logo de cara. Dê à pessoa a chance de esclarecer o que escreveu.
10. Desligue o toque de mensagens do seu dispositivo.
Não seja a pessoa que deixa o celular ou notebook apitando sempre que recebe uma mensagem de chat. Não importa se você está na sua mesa ou em uma reunião, esses sons tiram o foco sem necessidade.
11. Despeça-se.
Não simplesmente feche a janela de chat ou pare de responder. Saia com uma mensagem como: "Beleza.", "Obrigado!" ou "Até mais.".
Com uma comunicação interna clara, como no chat de trabalho, a colaboração fica mais fácil e a execução das prioridades fica mais eficiente. E para circunstâncias que exijam outro método de comunicação, o ideal é ter uma solução de comunicação unificada. Se você precisa de uma solução completa de telefonia, reunião e chat, dê uma olhada no GoTo Connect.