Met het huidige hybride personeelsbestand moet het midden- en kleinbedrijf (MKB's) complexe omgevingen ondersteunen op verschillende locaties, netwerken en apparaten. De sleutel tot succesvolle IT-ondersteuningssoftware ligt in geconsolideerde en gestroomlijnde technologie waarmee externe ondersteuningsteams naadloos door apparaten en locaties kunnen navigeren terwijl efficiëntie en beveiliging worden bevorderd. Het is tijd om afscheid te nemen van onsamenhangende tools die resulteren in constant heen en weer geloop, met langere oplostijden en uitdagingen bij het in stand houden van productieve, gedistribueerde werkkrachten. Maar wat moet je zoeken in geconsolideerde IT-ondersteuningssoftware?
1. Probleemoplossing achter de schermen
In het tijdperk van hybride werken is IT verder geëvolueerd dan medewerkers op kantoor die naar een IT-beheerder lopen om een probleem op te lossen. Voorheen konden ze hun computers afgeven, een leencomputer krijgen en het apparaat na reparatie door IT laten terugbrengen. IT-ondersteuningsmedewerkers konden ook naar het bureau van een medewerker gaan voor onmiddellijke hulp.
Ondersteuning op afstand is echter een veelzijdigere optie geworden, die IT-teams in staat stelt om medewerkers te helpen waar ze ook werken, inclusief ondersteuning van de medewerker aan de andere kant van het apparaat in realtime. Hoewel dit soms handig is, kan het moeite kosten om dit te coördineren.
Toegang op de achtergrond en onbeheerde toegang op afstand via tools voor ondersteuning op afstand bieden daarbij de uitkomst. IT-professionals hoeven niet langer medewerkers lastig te vallen om samen aan een probleem te werken. Ze kunnen problemen efficiënt oplossen, zonder eindgebruikers te storen door stilletjes op de achtergrond te werken om het IT-probleem van een gebruiker op te lossen. Ze kunnen gebruikmaken van mogelijkheden, zoals de bestandsbeheerder op de achtergrond, externe terminal en andere robuuste tools voor toegang op afstand. Deze aanpak verbetert de efficiëntie en flexibiliteit en maakt naadloos apparaatbeheer, ondersteuning op meerdere platforms en beveiligingsmaatregelen op basis van Zero Trust mogelijk.
2. Geautomatiseerd patchbeheer
Monitoring en beheer op afstand (RMM) zorgt ervoor dat je apparaten up-to-date, compliant en veilig blijven. Met deze functie kunnen bedrijven de gezondheid en prestaties van hun IT-systemen in realtime controleren. Door potentiële problemen op te sporen en aan te pakken voordat ze escaleren, minimaliseert monitoring en beheer op afstand de downtime, waardoor de efficiëntie van de IT-infrastructuur wordt gemaximaliseerd.
Met monitoring en beheer op afstand kan je IT-team naadloos door het patchbeheer van Windows navigeren. Houd je apparaten voorzien van de nieuwste beveiligingspatches, bugfixes en prestatieverbeteringen, zodat je systemen zijn beschermd tegen kwetsbaarheden. Monitoring en beheer op afstand biedt ook de tools die nodig zijn om een soepel proces voor besturingssysteemupdates te organiseren, zodat apparaten worden voorzien van de nieuwste functies en beveiligingsmaatregelen.
Monitoring en beheer op afstand helpt ook bij het beheer van antivirusprotocollen om bescherming te bieden tegen evoluerende bedreigingen, antivirussoftware bijgewerkt en geconfigureerd te houden en het netwerk te beschermen tegen potentiële risico's. Daarnaast maakt monitoring en beheer op afstand gestroomlijnde IT-waarschuwingen mogelijk, zodat je team op de hoogte blijft van mogelijke problemen en preventieve maatregelen kan nemen, waardoor de downtime tot een minimum wordt beperkt en de algehele betrouwbaarheid van het systeem wordt verbeterd.
3. Uitvoering op afstand en AI-gestuurd scripts uitvoeren
IT-automatisering is een belangrijke bron van efficiëntie in het MKB. Een geconsolideerde IT-supportoplossing moet automatiseringsmogelijkheden bieden, waaronder uitvoering op afstand en AI-gestuurd scripts uitvoeren. Dit stelt IT-teams in staat om routinetaken te automatiseren, reactietijden te verkorten en middelen strategischer in te zetten, wat uiteindelijk de algehele productiviteit verhoogt.
Gebruik automatisering om IT-ondersteuningsprocessen te stroomlijnen en tijd te besparen bij het oplossen van veelvoorkomende IT-ondersteuningsproblemen. IT-automatisering omvat het plannen van terugkerende taken voor uitvoering op afstand met behulp van vooraf geschreven PowerShell-scripts. Als je bijvoorbeeld vaak te kampen hebt met volle harde schijven, kun je het regelmatig legen van prullenbakken of tijdelijke mappen automatiseren om de opslagruimte te optimaliseren.
Zoek naar een tool die vooraf gedefinieerde taken biedt voor routinematige activiteiten, zoals het opnieuw starten van services, het opnieuw starten van apparaten en het ophalen van logboeken. Deze vooraf geschreven scripts bieden een robuuste basis en zorgen voor efficiëntie bij het beheren van eenvoudigere taken. Deze scripts besparen niet alleen tijd, maar vormen ook een basis voor meer ingewikkelde ondersteuningstaken.
4. Beheer van IT-assets en mobiele apparaten
Om budgetten en beschikbare bronnen te maximaliseren, is het effectief beheren van IT-assets cruciaal voor het MKB. Een geïntegreerd systeem voor het beheer van IT-assets (ITAM) houdt hardware- en softwarebronnen bij en optimaliseert het gebruik en onderhoud ervan. Daarnaast zorgt het beheer van mobiele apparaten (MDM) voor de beveiliging en compliance van mobiele apparaten binnen de organisatie, wat voor een holistische benadering van IT-resourcebeheer zorgt.
MKB's die op zoek zijn naar geïntegreerde IT-ondersteuning, kunnen baat hebben bij een oplossing met software voor het beheer van IT-assets. De functies omvatten de inventarisatie van apparatuur, de budgettering en voorspelling van IT-aankopen, de monitoring van de volledige levenscyclus van bedrijfshardware, de onboarding van apparaten voor nieuwe medewerkers, de offboarding voor vertrekkende medewerkers en het beheer van helpdeskincidenten.
Door hier mogelijkheden voor het beheer van mobiele apparaten aan toe te voegen, krijgen IT-beheerders meer controle over het beheer en de beveiliging van mobiele apparaten. Tracking in realtime geeft IT een nauwkeurig beeld van de gebruikte technologie en garandeert de beveiliging van apparaten en gegevens. Routinematige onderhoudstaken kunnen op afstand worden uitgevoerd en handmatige taken, zoals registratie en configuraties, kunnen worden geautomatiseerd.
5. Incidentbeheer en helpdeskintegraties
Verouderde ticketsystemen kunnen voor zowel gebruikers als IT-technici lastig zijn. Het opstarten van aparte ticketsystemen om updates te geven en problemen op te lossen, kan tijdrovend en frustrerend zijn.
Integratie met samenwerkingsplatforms, zoals Microsoft Teams, Zendesk en ServiceNow, biedt incidentoplossing in realtime voor snellere oplossingen en een hogere gebruikerstevredenheid. IT kan vanuit het ticket een probleemoplossingssessie op afstand starten en de problemen van de gebruiker direct aanpakken. Na afloop van ondersteuningssessies worden notities en opnamen automatisch vastgelegd met een ticket.
6. Beveiligingsmodel op basis van Zero Trust
Grotere ondernemingen maken zich altijd zorgen over beveiligingslekken en zetten veel middelen in om deze te beperken en erop te reageren. Ongeveer de helft van alle cyberaanvallen is echter gericht op kleinere bedrijven; je moet daarom zijn voorbereid en beschermd. Als je software van derden gebruikt om de productiviteit op je werkplek te verhogen, kies dan voor software en tools die je niet aan extra kwetsbaarheden blootstellen.
Welke functionaliteiten kunnen je midden- en kleinbedrijf veiliger maken? Je hebt audittrails, gegevensversleuteling, machtigingen en andere beveiligingsmaatregelen nodig, zoals toegang op afstand op basis van Zero Trust, die een stap verdergaan. Elke vertrouwde oplossing moet over deze belangrijke mogelijkheden beschikken. Indien dit niet het geval is, kun je de oplossing het beste links laten liggen.
7. Overal ondersteuning voor elk apparaat
Hoewel automatisering en ondersteuningstools veel problemen kunnen oplossen voordat het tickets worden die je helpdesksupportteam moet oplossen, moet je ook voor elk apparaat op elke locatie ondersteuning op afstand on demand bieden. Hieronder vallen pc's, Macs, mobiele iOS- en Android-apparaten, Chromebooks, tablets en losgekoppelde apparaten, zoals wifi-thuisrouters en printers, die je moet ondersteunen.
Het is geen pretje om bij IT-problemen vast te lopen, wat tot ongelukkige medewerkers kan leiden. Met ondersteuning op afstand kun je medewerkers helpen met het configureren van e-mail of het oplossen van een technisch probleem met hun apparaten. Als het gaat om fysieke apparatuur in hun werkomgeving, zoals vastgelopen printers, kun je in realtime camera's gebruiken om het probleem te zien en de medewerker door de oplossing te leiden.
Met personeel op afstand dat afhankelijk is van externe werkstations om productief te blijven, moet je elk apparaat prioriteit geven. Ondersteuning voor flexibel werken, moet onafhankelijk van apparaten en locaties blijven.
8. Integratie met berichtentools
De meeste organisaties gebruiken tegenwoordig berichtentools als Microsoft Teams. Maar berichtenapps bieden meer dan gesprekken en geanimeerde GIF's. Door de tools die je medewerkers dagelijks gebruiken te integreren in hun favoriete berichtenapp, kun je workflows vereenvoudigen en knelpunten voorkomen, wanneer je IT-ondersteuning op afstand biedt voor kleine bedrijven.
De integratie van apps voor productbeheer, HR-functionaliteit en IT-ondersteuning kan processen aanzienlijk stroomlijnen. Als je je IT-ondersteuningstool met MS Teams integreert, kun je je berichtenplatform gebruiken als een plek van betrokkenheid voor ondersteuning op afstand voor kleine bedrijven, in plaats van eenrichtingsklachten die in een aparte workflow worden opgelost.
Je kunt bijvoorbeeld de functie Conversational ticketing van GoTo Resolve gebruiken om IT-problemen op te lossen, zonder een berichtenconversatie te verlaten, zodat je IT-team en gebruikers naadloos kunnen samenwerken. Niet elke integratie is echter goed genoeg. Sommige 'integraties' zijn niets meer dan een dun laagje. Onderzoek of je vanuit het platform ondersteunende acties kunt ondernemen.
Om dieper in deze onmisbare functies van uitgebreide software voor IT-ondersteuning op afstand voor kleine bedrijven te duiken, bekijk je de uitgebreide functies in GoTo Resolve.
