Zakelijke chats, tekstberichten of IM-berichten vormen een makkelijke manier om je collega’s korte meldingen te sturen. De meeste mensen doen dit dagelijks. In 2017 werden naar schatting 28,2 triljoen tekstberichten verzonden. En dit vindt ook steeds meer opgang voor zakelijke meldingen. Momenteel:
- Gebruikt 80% van de mensen een chat- of berichtenservice voor het werk.
- Wordt 95% tot 98% van de tekstberichten direct gelezen.
- Geeft een derde van de professionals aan niet langer dan 10 minuten te kunnen wachten voordat ze op een tekstbericht reageren.
Bij een zakelijke chat moet in gedachten worden gehouden dat chatten net zoiets is als het kantoor binnenstappen en een gesprek beginnen. De regels voor zakelijke chats verschillen van die voor het verzenden van e-mails of het voeren van telefoongesprekken. Met deze 11 tips kun je effectief zakelijk chatten in een professionele omgeving.
1. Houd het kort en kernachtig.
Schrijf geen ellenlange verhalen. Het onderwerp van je chat moet eenvoudig zijn. Als er meerdere kwesties spelen, of meerdere vragen moeten worden beantwoord, is een chat niet de juiste keuze. In dat geval kun je beter een e-mail sturen of bellen.
2. Start de chat met een beleefde begroeting.
Voordat je iemand kantoor binnenstapt, klop je eerst op de deur. Datzelfde gaat op voor een chat. Begin de chat bijvoorbeeld met ‘Hallo Jan. Heb je even?’ Geef ook even aan wie je bent, mocht dat nodig zijn, bijvoorbeeld ‘Hallo Maartje, met Frans van Marketing.’ En vraag altijd of het goed uitkomt en of de ander even tijd heeft om te chatten.
3. Respecteer de status ‘offline’ of ‘afwezig’.
Gebruik chatten niet als een manier om een afwezigheidsbericht te omzeilen dat je via e-mail hebt ontvangen. Als iemand niet beschikbaar is, of als het na kantoortijd is, stuur dan geen chatbericht.
4. Let op goed taalgebruik.
Chats staan bekend om hun afkortingen en gebrek aan leestekens. Bij zakelijke chats mag dat niet voorkomen. Mogelijke verwarring moet worden voorkomen, dus let op goed taalgebruik, vermijd afkortingen en let op grammatica. Zet niet alle tekst in HOOFDLETTERS. En gebruik ook geen emoji.
5. Neem lege regels op.
Niemand zit te wachten op enorme blokken tekst. Als je een lange chat stuurt, voeg dan regeleinden in. Ctrl+Enter (of Shift+Enter als je een Mac gebruikt) is hierbij onmisbaar.
6. Houd de chat gepast.
Stuur niet iets naar een collega dat niet hardop kan worden voorgelezen of met je baas kan worden gedeeld. Chats worden doorgaans opgeslagen, dus neem geen vertrouwelijke informatie in je bericht op. En chat ook niet om op het laatste moment veranderde vergadertijden door te geven of slechts nieuws te delen. Als een vergadertijd verandert, geef dit dan zowel via een chatbericht als een e-mailbericht door. En als je slecht nieuws hebt, bel dan of geef het bericht persoonlijk (face-to-face) door.
7. Reageer direct.
Je kunt een dag wachten voordat je op een e-mail reageert. Reageer binnen een half uur op een tekstbericht. Maar zelfs dat is een eeuwigheid waar het chats betreft. Als je een chat stuurt, geef de ontvanger dan even de tijd om te reageren. En voeg niets toe aan je eerste chat als je ziet dat de ontvanger al een antwoord aan het typen is.
8. Geef deadlines door.
Als je hulp vraagt van iemand die aan een project werkt, zorg dan dat die persoon op de hoogte is van mogelijke tijdschema’s of deadlines.
9. Wees niet humoristisch.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, zijn zakelijke chatberichten niet geschikt om grappen te maken, ook al ken je de ontvanger heel goed. Een slecht opgestelde chat kan maar al te snel onjuist worden geïnterpreteerd of verkeerd worden opgevat. Als jij de ontvanger bent van een op het oog beledigende chat, onthoud je dan van commentaar. Wees niet gelijk beledigd. Geef de andere de kans uit te leggen wat er werd bedoeld.
10. Zet de chat-ringtone op je apparaat uit.
Laat je telefoon op laptop niet continu een geluid afspelen als je een chatbericht ontvangt. Of je nu achter je bureau zit of in een vergadering, dergelijke ringtones wekken onnodige irritatie op.
11. Sluit je chatbericht netjes af.
Sluit niet zomaar het chatvenster en stop niet abrupt met reageren. Eindig met ‘Perfect’, ‘Bedankt’ of ‘Groetjes’.
Duidelijke interne communicatie, zoals zakelijke chats, bevorderen de samenwerking en zorgen voor een efficiënte aanpak van prioriteiten. En als de omstandigheden andere vormen van communicatie vereisen, is een oplossing voor geconsolideerde communicatie de beste keuze. Zoals GoTo Connect: voor telefoneren, vergaderen en berichten sturen.