Le chat aziendali, gli sms o la messaggistica istantanea sono un modo semplice e pratico per inviare brevi messaggi ai tuoi colleghi. Gran parte delle persone li utilizzano a titolo personale (nel 2017, si stima che siano stati inviati 28,2 triliardi di messaggi), ma stanno prendendo piede anche nei contesti aziendali. Di questi tempi:
- L'80 percento delle persone utilizza varie tipologie di chat o servizi di messaggistica per lavoro.
- Il 95-98 percento dei messaggi di testo vengono letti immediatamente.
- Oltre un terzo dei professionisti afferma di non poter aspettare più di 10 minuti prima di rispondere a un messaggio.
Il segreto delle chat aziendali è quello di ricordare che chattare con qualcuno è come entrare nel suo ufficio e intavolare una conversazione. Le regole che disciplinano le chat aziendali sono molto diverse da quelle che si seguono quando si invia un'e-mail o si fa una telefonata. Questi 11 consigli ti aiuteranno a utilizzare le chat aziendali in modo efficace in un ambiente professionale.
1. Mantieni la comunicazione semplice e diretta.
Non puoi divagare troppo all'interno di un paragrafo. L'argomento delle tue chat deve essere semplice. Se devi affrontare diverse questioni o rispondere a più domande, la chat non è il canale adatto. In quel caso, dovresti occuparti del problema tramite e-mail o chiamata telefonica.
2. Inizia con un saluto cortese.
Prima di entrare nell'ufficio di qualcun altro, busseresti. Lo stesso principio si applica alle chat. Prima "bussa" utilizzando un breve saluto come: "Ciao, John. Hai un minuto?" Se necessario, assicurati di presentarti: "Ciao Margie, sono Frank del Marketing." E chiedi sempre se è un buon momento, o se l'interlocutore ha un attimo per chattare.
3. Rispetta lo stato offline o "fuori ufficio".
Non usare la chat come un modo per ignorare la risposta automatica di un'e-mail. Se vorresti scrivere in chat quando una persona non è disponibile o dopo l'orario di ufficio, non farlo.
4. Scrivi correttamente.
Le chat sono famose per le abbreviazioni e la mancanza di punteggiatura di base. Tuttavia, questo non si applica alle chat aziendali. L'obiettivo è evitare confusione, quindi dovresti usare una lingua semplice, con le maiuscole e senza abbreviazioni. Non urlare contro i colleghi scrivendo tutto maiuscolo. E non utilizzare le emoji, già che ci sei.
5. Vai a capo.
A nessuno piace leggere enormi blocchi di testo. Se il messaggio è molto lungo, utilizza interruzioni di riga. In questo caso, il comando CTRL-ENTER (o SHIFT-ENTER per gli utenti Mac) ti tornerà utile.
6. Resta nell'ambito lavorativo.
Non scrivere a un collega qualcosa che non vorresti che leggesse ad alta voce o che condividesse con il tuo capo. Le chat di solito vengono salvate, quindi non divulgare informazioni riservate. È inappropriato anche utilizzare le chat per apportare modifiche dell'ultimo minuto agli orari delle riunioni o per condividere cattive notizie. Se vuoi cambiare l'orario di una riunione, comunicalo sia in chat che per e-mail, per sicurezza. Per dare cattive notizie, fai una telefonata o parlane di persona.
7. Rispondi velocemente.
Puoi aspettare fino a 24 ore per rispondere a un'e-mail. Ma se devi rispondere a un messaggio, non metterci più di mezz'ora. È già tanto, nel mondo delle chat. Se hai iniziato tu la chat, dai all'altra persona la possibilità di rispondere. E non aggiungere altro al messaggio iniziale se vedi che l'altra persona sta già scrivendo una risposta.
8. Comunica le scadenze.
Quando chiedi aiuto a qualcuno per un progetto, assicurati che sia al corrente dei tuoi tempi o delle tue scadenze.
9. Tieni le battute per un secondo momento.
Contrariamente a quanto si crede, non si dovrebbe scherzare nelle chat aziendali, anche se conosci molto bene l'altra persona. È molto facile fraintendere un messaggio formulato male, o semplicemente interpretarlo in modo sbagliato. Se invece ricevi un messaggio che ti sembra offensivo, non giudicare. Non prendertela subito. Dai all'altra persona la possibilità di chiarire quello che ha scritto.
10. Disattiva la suoneria delle chat sul dispositivo.
Fai in modo che il tuo telefono o il tuo computer non suoni ogni volta che ricevi un messaggio in chat. Che tu sia alla tua scrivania o in riunione, potresti dare fastidio agli altri.
11. Saluta alla fine della conversazione.
Non basta chiudere la finestra della chat o smettere di rispondere. Concludi con un semplice: "Ricevuto!", "Grazie," o anche "A presto."
Comunicazioni interne chiare, come le chat aziendali, consentono una collaborazione semplice e una gestione più efficiente delle priorità. E per le circostanze che richiedono altri metodi di comunicazione, una soluzione di comunicazione unificata ti permette di farlo. Dai un'occhiata alla soluzione che integra telefonia, riunioni e messaggistica di GoTo Connect per le tue esigenze.