Le chat, la messagerie texte ou la messagerie instantanée est un outil simple et pratique permettant d’envoyer de courts messages à vos collègues. Si nous l’utilisons beaucoup dans notre vie personnelle (en 2017, environ 28,2 billions de messages ont été envoyés), cet outil gagne également du terrain dans les contextes professionnels. Actuellement :
- 80 % des gens utilisent une forme ou une autre de chat ou de service de messagerie au travail.
- 95 à 98 % des messages texte sont lus immédiatement.
- Plus d’un tiers des professionnels déclarent répondre aux messages en moins de 10 minutes.
En matière de chat professionnel, l’astuce consiste à se rappeler qu’échanger avec quelqu’un revient à se rendre dans son bureau pour discuter. Les règles sont très différentes de celles qui régissent l’envoi d’e-mails ou les appels téléphoniques. Ces 11 astuces vous permettront d’utiliser efficacement le chat dans un environnement professionnel.
1. Soyez rapide et concis.
Oubliez les paragraphes. L’objet de votre chat doit être simple. Si vous êtes confrontés à plusieurs problématiques ou si souhaitez obtenir plusieurs réponses, le chat n’est pas adapté. Dans de tels cas, faites part de votre problème par e-mail ou par téléphone.
2. Saluez poliment votre interlocuteur.
Nous frappons à la porte avant d’entrer dans le bureau d’un collègue. Le même principe s’applique au chat. Commencez par une brève salutation, quelque chose comme : « Bonjour, John. Vous auriez une minute ? » Si nécessaire, pensez à vous présenter : « Bonjour Margie, c’est Frank du service marketing. » Demandez systématiquement si votre interlocuteur est disponible ou si c’est le bon moment pour discuter.
3. Prenez en compte le statut « hors ligne » ou « absent. »
N’utilisez pas le chat pour contourner les notifications d’absence en réponse à un e-mail. Si votre interlocuteur n’est pas disponible, ne le contactez pas. Ne lui écrivez pas non plus en dehors de ses heures de travail.
4. Écrivez en bon français.
Le chat est connu pour les abréviations et l’absence de ponctuation. Mais dans un cadre professionnel, vous devez chatter différemment. Il faut éviter toute confusion : écrivez donc normalement, sans abréviations et avec des majuscules. N’écrivez de mots entiers en majuscules : crier sur vos collègues est inutile. Et pendant que vous y êtes, oubliez les emojis.
5. Segmentez.
Personne n’aime lire d’énormes blocs de texte. Si votre écrit est long, utilisez les retours à la ligne. Ici, CTRL + ENTRÉE (ou MAJ + ENTRÉE pour les utilisateurs de Mac) est votre ami.
6. Restez professionnel.
N’écrivez rien qui ne pourrait être lu à voix haute ou devant votre patron. Généralement, le chat est sauvegardé : n’y divulguez pas d’informations confidentielles. Utiliser le chat pour changer l’heure d’une réunion à la dernière minute ou pour annoncer une mauvaise nouvelle est également mal perçu. Si vous devez reprogrammer une réunion, utilisez le chat et les e-mails pour assurer vos arrières. Et pour annoncer de mauvaises nouvelles, décrochez le téléphone ou privilégiez le face à face.
7. Répondez rapidement.
Vous pouvez attendre 24 heures pour répondre à un e-mail. Mais ne prenez pas plus de 30 minutes pour répondre à un message. Et en matière de chat, même une demie-heure semble être une éternité. Si vous êtes l’auteur du message, laissez à votre interlocuteur la possibilité de répondre. N’écrivez rien d’autre si vous voyez qu’il est déjà en train de taper une réponse.
8. Communiquez les délais.
Lorsque vous sollicitez l’aide de quelqu’un dans le cadre d’un projet, assurez-vous de lui communiquer les délais ou les échéances fixées.
9. Vous ferez de l’humour plus tard.
Contrairement à ce que l’on a tendance à croire, les discussions professionnelles ne sont pas faites pour plaisanter, et ce même si l’on connaît très bien son interlocuteur. Un message mal formulé peut être facilement mal interprété ou mal pris. En revanche, si vous recevez un message qui pourrait sembler insultant, ne portez pas de jugement. Ne vous offusquez pas immédiatement. Donnez à votre interlocuteur la possibilité de clarifier ce qu’il a écrit.
10. Coupez la sonnerie du chat sur votre appareil.
Faites en sorte que votre téléphone ou votre ordinateur portable ne sonne pas à chaque fois que vous recevez un message. Il s’agit d’une distraction inutile, tant au bureau qu’en réunion.
11. Dites au revoir.
Évitez de simplement fermer la fenêtre de chat ou de ne plus répondre. Terminez par un simple « Entendu ! », « Merci » ou « À bientôt. »
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